Có quyết định nào được đưa ra dựa trên dữ liệu hoặc có quy tắc công việc nào phải tuân theo không?

Dữ liệu có ảnh hưởng đến kết quả của bất kỳ quyết định nào không?

• Khi kết thúc hoạt động này trong quy trình, quyết định có được đưa ra không? Có cách nào để giải pháp có thể tự động đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không?

• Quyết định này có được truyền đạt cho bất cứ ai không? Cách thức truyền đạt là như thế nào?

• Liệu quyết định này có xác định việc thực hiện bước tiếp theo của quy trình không? Điều đó được truyền đạt như thế nào?

• Bạn có logic "nếu/thì" nào không? Ví dụ, nếu chi phí bữa ăn là $75 trở lên, thì nhân viên cần đính kèm biên lai cho bữa ăn; và nếu tổng số tiền lớn hơn $500, thì báo cáo chi phí của chúng tôi cần được phê duyệt ở cấp độ cao hơn.

Quyết định có cần được phê duyệt không?

• Có cần có sự phê duyệt trước khi bắt đầu bước tiếp theo của quy trình không? Các phê duyệt đó được thu nạp bằng cách nào? Có người dùng hoặc vai trò cụ thể nào có thể phê duyệt bước tiếp theo trong quy trình không? Người này cần có quyền truy nhập vào ứng dụng hay có thể sử dụng phương thức khác (như gửi email cho người dùng để nhận sự phê duyệt làm tiếp)?

• Người tiếp theo trong quy trình được thông báo bằng cách nào về sự phản hồi để người đó có thể tiếp tục thực hiện (hoặc không) bước tiếp theo trong quy trình? Có cách thức thông báo cụ thể nào cho người tiếp theo trong quy trình không

• Có cách nào để người dùng nhận biết được thời điểm một mục công việc sẽ được chuyển cấp vì không được xử lý trong khung thời gian quy định không?

Tiền bo

Khi bạn xem xét các khía cạnh khác nhau này, hãy luôn tìm kiếm phương pháp tối ưu để giảm thời gian phản hồi phê duyệt.

Có nhất thiết phải chuyển cấp không?

• Quy trình công việc này có đòi hỏi việc chuyển cấp không?

• Các mục có cần được chuyển cấp tự động theo một số điều kiện nhất định không? Có khung thời gian bắt buộc hoàn thành nào cho giải pháp này không? Nếu một nhân viên sử dụng giải pháp thiếu mất một sự phê duyệt, bạn sẽ đợi bao lâu trước khi hoạt động này được chuyển sang một nhân viên khác? Hay bạn có gửi một thông báo khác không?

• Người dùng có thể chuyển cấp một sự cố không?

• Nếu cần phải chuyển cấp, thì cách thức trình bày sẽ như thế nào? Các mục công việc quá hạn có nổi bật ở đầu danh sách việc cần xử lý không? Giải pháp có thay đổi màu sắc để cho nhân viên biết rằng một số hoạt động bị chậm tiến độ không?

• Có cần tạo cảnh báo hoặc thông báo nào không?

Ví dụ: Phê duyệt báo cáo chi phí

Quy trình báo cáo chi phí đòi hỏi có sự phê duyệt. Báo cáo chi phí của mọi nhân viên bán hàng đều phải có sự phê duyệt của Nick, người quản lý của họ. Khi một nhân viên nộp báo cáo, Nick cần nhận được thông báo để xem xét và phê duyệt báo cáo chi phí.

Chúng tôi biết rằng Nick là một người quản lý bận rộn, vì vậy chúng tôi nên cân nhắc việc nâng cấp đối với các báo cáo chi phí phải chờ Nick phê duyệt lâu hơn năm ngày. Ta có thể xem xét một số phương thức chuyển cấp:

• Chúng ta có thể gửi một cảnh báo khác cho Nick—có lẽ thay vì gửi email, chúng ta nên cân nhắc gửi tin nhắn văn bản.

• Nếu Nick vẫn chưa phản hồi, có lẽ chúng ta nên gửi báo cáo cho người quản lý của Nick—hoặc thậm chí cho Abhay—để xem xét và phê duyệt.

Bước tiếp theo: Chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo trong quy trình

Tôi đã ghi lại tất cả các nhiệm vụ