Có đáng để tự động hóa quy trình này không?
Bây giờ là lúc để xem xét nỗ lực cần thiết để xây dựng giải pháp và quyết định xem nó có hợp lý hay không. Điều này liên quan đến việc cân nhắc giá trị kinh doanh so với chi phí tự động hóa quy trình. Giá trị kinh doanh là lợi ích liên tục mà doanh nghiệp nhận được từ dự án.
Chi phí khi không hành động gì
Để biết liệu nó có đáng để tự động hóa quá trình hay không, trước tiên bạn phải hiểu chi phí của việc không giải quyết vấn đề.
Là một phần của việc xác định giá trị kinh doanh mà bạn hy vọng sẽ đạt được từ giải pháp Microsoft Power Platform, bạn nên hiểu rõ hơn về chi phí mà tổ chức của bạn phải bỏ ra để giải quyết vấn đề theo cách hiện tại. Nói cách khác, đo lường chi phí khi không làm gì cả.
Để tính chi phí hiện tại, hãy xác định thời gian thực hiện quy trình hiện tại và nhân với chi phí của những người thực hiện nó. Bạn có thể đo chi phí hàng năm bằng cách xác định chi phí để chạy quy trình từ đầu đến cuối một lần, sau đó nhân với số lần bạn thực hiện quy trình trong một năm. Thêm bất kỳ chi phí nào khác như giấy phép phần mềm, giấy, phí bưu điện, v.v.
Ví dụ: Chi phí của quy trình chi phí hiện tại
Điều đầu tiên chúng ta cần hiểu là, chi phí mà tổ chức phải chịu để tiếp tục thực hiện quy trình báo cáo chi phí theo cách thủ công là bao nhiêu? Dưới đây là những gì chúng tôi phát hiện ra khi trao đổi với các đồng nghiệp:
Chúng tôi thấy rằng họ mất khoảng một giờ mỗi tuần để tập hợp tất cả các biên lai của họ và điền vào báo cáo chi phí thủ công. Abhay chỉ ra rằng có khoảng 140 báo cáo chi phí mỗi tuần. Chúng tôi cũng biết rằng chi phí được nạp đầy đủ của mỗi thành viên trong nhóm là khoảng $90/ giờ.
(140 báo cáo chi phí × 1 giờ/tuần) × $90 = $12.600/tuần
52 tuần × $12.600 = $655.200 một năm
Nick không xem xét hoặc phê duyệt các báo cáo chi phí; tất cả đều do Abhay và nhóm hoàn thành. Bởi vì Nick không thường xuyên theo dõi chi phí của nhóm nên một cơ hội quan trọng để kiểm tra chi phí một cách tỉnh táo, theo dõi gian lận và tối ưu hóa thói quen chi tiêu của nhóm đang bị bỏ lỡ.
Abhay chia sẻ với chúng tôi rằng nhóm dành khoảng 15 phút cho mỗi báo cáo chi phí, nhận trung bình 140 báo cáo mỗi tuần và gửi lại 25 % trong số đó do thiếu thông tin.
Đánh giá ban đầu: 140 báo cáo chi phí × Đánh giá 15 phút = 35 giờ
Đánh giá ban đầu: 35 giờ × $90 = $3.150 một tuần = $163.800/năm
Đánh giá lại: 35 báo cáo chi phí × Đánh giá 15 phút = 8,75 giờ
Đánh giá lại: 8,75 giờ × $90/giờ = $787,50/tuần = $40.950/năm
Tổng chi phí hàng tuần: $3.937,50
Tổng chi phí thực tế: $204.750
Sau khi báo cáo chi phí được xác minh là chính xác, phải mất khoảng 7 phút cho mỗi báo cáo chi phí để tra cứu mã sổ cái cho từng loại chi phí và viết chúng trên mỗi dòng chi phí của báo cáo.
140 báo cáo chi phí × 7 phút mã hóa = 16,5 giờ/tuần = $1.485/tuần = $77.220/năm
Mất khoảng 10 phút cho mỗi báo cáo chi phí để tạo một bút toán thanh toán trong hệ thống tài chính để xử lý thanh toán và xuất hiện trên báo cáo tài chính cho Charlotte.
140 báo cáo chi phí × 10 phút mã hóa = 23,8 giờ/tuần = $2.142/tuần = $111.384/năm
Charlotte muốn xem xét ngân sách mỗi tuần nhưng không thể nhận được báo cáo cho đến thứ Năm, sau khi Abhay hoàn thành việc xem xét và nhận lại các báo cáo còn thiếu thông tin. (Mặc dù đây không phải là chi phí tiền tệ, nhưng nó có ảnh hưởng đến doanh nghiệp.)
Toàn bộ quá trình khiến công ty phải trả:
$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554
Lưu ý
Bạn có thể cho chúng tôi biết bạn thích dùng ngôn ngữ nào cho tài liệu không? Làm một cuộc khảo sát ngắn. (xin lưu ý, khảo sát này bằng tiếng Anh)
Cuộc khảo sát sẽ mất khoảng bảy phút. Không có dữ liệu cá nhân nào được thu thập (điều khoản về quyền riêng tư).