Đọc bằng tiếng Anh

Chia sẻ qua


Xem, soạn và trả lời email

Người dùng có thể xem, tạo và gửi email nhanh hơn với quyền truy cập hợp lý giúp người dùng soạn thảo, trả lời và gửi email bằng các tính năng chỉnh sửa văn bản phong phú và chức năng đính kèm kéo và thả để nhúng hình ảnh vào email.

Truy cập và xem email

Truy cập và xem email.Huyền thoại

  1. Chọn Hoạt động
  2. Chọn Tất cả hoạt động
  3. Trong Loại hoạt động chọn Email
  4. Danh sách email xuất hiện trong màn hình bên dưới

Soạn email

Các khả năng trên email, chẳng hạn như chỉnh sửa văn bản đa dạng thức, kéo và thả hoặc sao chép và dán hình ảnh giúp tăng cường hoạt động tương tác với khách hàng khi soạn email.

Khi quản trị viên hệ thống của bạn bật tính năng này, bạn có thể truy cập vào email từ thanh điều hướng trên cùng.

Soạn email

Soạn email.

  1. Chọn Hoạt động
  2. Trên thanh lệnh, chọn Email. Sau đó, một email sẽ mở ra trong một cửa sổ mới, nơi bạn có thể bắt đầu soạn.

Phân tích một biểu mẫu email

Giải phẫu của email.

Chú giải

  1. Từ. Tên hiển thị trong trường Từ sẽ tự động điền dựa trên người dùng hiện đang đăng nhập.

  2. Mở rộng. Biểu tượng Mở rộngMở rộng biểu tượng. cho phép bạn soạn email ở chế độ xem toàn màn hình và thu nhỏ khi hoàn tất.

  3. Trình soạn thảo văn bản có định dạng. Thanh công cụ này giúp bạn định dạng email. Công cụ biên tập được hiển thị dưới dạng một dòng duy nhất có thể được mở rộng để xem danh sách đầy đủ các tính năng chỉnh sửa theo mặc định. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng thanh công cụ soạn thảo văn bản phong phú trong emailPhím tắt trợ năng cho email. Cá nhân hóa người dùng. Biểu tượng Đặt mặc định. cho phép bạn đặt phông chữ và kích thước phông chữ mặc định cho email của mình. Sau khi thiết lập, Phông chữKích thước phông chữ sẽ hiển thị các giá trị này theo mặc định.

  4. Thân. Phần nội dung là nơi bạn soạn và/hoặc trả lời email.

  5. Chèn chữ ký. Sử dụng lệnh này để cá nhân hóa thư của bạn.

  6. Chèn mẫu. Điều này được dùng để áp dụng một mẫu email.
    Để biết thêm thông tin, hãy xem Chèn mẫu email.

    Lưu ý

    Hộp Đến phải có người nhận để chọn mẫu.

  7. Tệp đính kèm mới. Lệnh này được sử dụng để thêm tệp vào email của bạn.

  8. Đính kèm tệp. Lệnh này sử dụng chức năng biểu tượng 'dấu cộng' Biểu tượng đính kèm tập tin. để thêm tệp đính kèm.

    Lưu ý

    Sau khi lưu email, bạn có thể sử dụng Đính kèm tệp và Tệp đính kèm mới thay thế cho nhau.

  9. Gửi. Chọn biểu tượng này Biểu tượng gửi email. để Gửi email của bạn khi bạn hoàn tất.

    Quan trọng

    • Các trường TừĐến được tự động điền thông tin dựa trên người dùng, tài khoản và thông tin liên hệ của bản ghi gốc.

Trả lời email

Cách bạn có thể trả lời email tùy thuộc vào vị trí của bạn trong ứng dụng.

Khi được quản trị viên hệ thống của bạn kích hoạt, tùy chọn email sẽ hiển thị trong thanh điều hướng trên cùng và trong thanh lệnh hoạt động.

Lưu ý

Hiệu suất tốt nhất đạt được khi kích thước nội dung HTML từ 1 MB trở xuống. Khi kích thước nội dung HTML của bạn vượt quá 1 MB, bạn có thể thấy thời gian phản hồi cho thao tác tải và chỉnh sửa nội dung chậm hơn. Theo mặc định, nội dung hình ảnh được tham chiếu từ HTML nội dung nhưng không được lưu trữ như một phần của nội dung HTML, vì vậy, trong cấu hình mặc định, hình ảnh không ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất.

Nâng cao việc xử lý người nhận

Người dùng chỉ có thể thực hiện các hành động sau nếu quản trị viên đã thêm thành phần Kiểm soát người nhận email vào biểu mẫu email:

  • Kéo và thả tên người nhận vào các trường Đến, CCBCC .

  • Xem địa chỉ email của người nhận cùng với tên của họ.

  • Xem trạng thái hiện diện của người nhận và tin nhắn vắng mặt.

  • Giải quyết địa chỉ email chưa được giải quyết nhanh hơn. Trong trình soạn thảo email, nếu có địa chỉ email chưa được giải quyết, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo biểu ngữ và tùy chọn Xem lại để ánh xạ email. Chọn nút để xem và ánh xạ địa chỉ email chưa giải quyết vào bản ghi hiện có.

    Lưu ý

    Bạn không thể giải quyết địa chỉ email chưa giải quyết thành email chỉ đọc.

    Ảnh chụp màn hình trải nghiệm thời gian chạy.

Truy cập email

Khi truy cập email, bạn có thể sử dụng một số tùy chọn.

  • Lựa chọn 1:
    Trả lời email.

    • Chọn Email trên thanh lệnh.

    Lưu ý

    Tùy chọn email sẽ chỉ xuất hiện trong danh sách thả xuống và thanh lệnh khi được quản trị viên hệ thống của bạn bật.

  • Lựa chọn 2:
    Cách trả lời email.

    1. Từ thanh điều hướng, chọn biểu tượng dấu cộng Biểu tượng dấu cộng..
    2. Chọn Email từ menu thả xuống.

Đặt phông chữ và cỡ chữ mặc định

Bạn có thể đặt phông chữ và cỡ chữ mặc định cho chữ email. Thực hiện các bước sau:

  • Trong trình soạn thảo email, trên thanh công cụ Trình soạn thảo văn bản có định dạng, hãy chọn Đặt mặc định..
  • Trong Cá nhân hóa người dùng hãy chỉ định Phông chữKích thước phông chữ.
  • Chọn OK. Ứng dụng sẽ chọn mặc định các giá trị được chỉ định trong các trường Phông chữ và Cỡ chữ của thanh công cụ trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức.

Nếu quản trị viên của bạn đã đặt phông chữ và cỡ chữ mặc định, ứng dụng sẽ hiển thị các giá trị đã đặt trong trường Phông chữ và Cỡ chữ của thanh công cụ trình soạn thảo văn bản đa dạng thức.

Trả lời email trên dòng thời gian

Khi trả lời email trong Dòng thời gian, thanh lệnh ở góc trên bên phải cung cấp cho bạn các tùy chọn trả lời. Khi bạn chọn một tùy chọn, email của bạn sẽ tự động được đặt và mở ở trạng thái sẵn sàng để bạn bắt đầu thư của mình.

Bạn có thể sử dụng các tùy chọn lệnh sau khi làm việc với email trong dòng thời gian.

Trả lời email trong dòng thời gian.

  1. Trả lời. Sử dụng lệnh này để trả lời trực tiếp người gửi email mà bạn đã nhận được.
  2. Trả lời tất cả. Sử dụng lệnh này để trả lời mọi người trên email bạn nhận được.
  3. Tiến lên. Sử dụng lệnh này để chuyển tiếp email cho người khác.