Trực quan hóa các quy trình
Sơ đồ quy trình là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn hình dung và phân tích các quy trình kinh doanh của mình. Nó cung cấp biểu đồ về cách thức thực hiện quy trình của bạn, giúp bạn dễ dàng xác định những lĩnh vực cần cải thiện.
Ánh xạ quy trình
Bạn có thể truy cập bản đồ quy trình bằng cách chọn tab Phân tích>Quy trình . Từ đó, bạn có thể xem chế độ xem chi tiết về các quy trình của mình, bao gồm từng bước trong quy trình và cách chúng được kết nối. Sơ đồ quy trình có thể giúp bạn xác định tình trạng kém hiệu quả hoặc điểm nghẽn trong quy trình của mình, cho phép bạn thực hiện những cải tiến giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Hoạt động là các nhiệm vụ hoặc hành động hình thành nên quy trình kinh doanh và có thể được thực hiện bởi con người hoặc máy móc. Trong sơ đồ quy trình, các hoạt động được biểu diễn dưới dạng các nút và các chuyển tiếp giữa chúng dưới dạng các cạnh, trong đó mỗi chuỗi có điểm bắt đầu và kết thúc.
Bản đồ quy trình hiển thị các tổ hợp hoạt động khác nhau dưới dạng các biến thể quy trình riêng biệt. Mỗi biến thể quy trình là một chuỗi hoạt động riêng biệt từ đầu đến cuối quy trình. Mỗi biến thể khác nhau ở ít nhất một hoạt động. Bản đồ quy trình cung cấp các số liệu như tần suất hoạt động và thời gian xử lý cho từng biến thể. Tần suất biểu thị tổng số bản ghi/trường hợp thực hiện một hoạt động, trong khi thời gian xử lý là thời gian giữa sự kiện đầu tiên và sự kiện cuối cùng của một trường hợp.
Có nhiều bộ lọc khác nhau để bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về quy trình này:
Bộ chọn biến thể: Bạn có thể kích hoạt bộ lọc này bằng cách chọn một hoặc nhiều thanh trong biểu đồ thanh Biến thể . Nó cho phép bạn chọn một biến thể hoặc một tập hợp các biến thể quy trình để trực quan hóa trong sơ đồ quy trình của bạn.
Bộ chọn bản ghi: Bạn có thể kích hoạt bộ lọc này bằng cách nhấp vào một hoặc nhiều thanh trong biểu đồ thanh Bản ghi theo thời gian . Tính năng này cho phép bạn chọn một bản ghi hoặc một tập hợp các bản ghi để trực quan hóa trong sơ đồ quy trình của bạn.
Bộ lọc ngày bắt đầu: Cho phép bạn xem hình ảnh trực quan về quy trình trong một khoảng thời gian cụ thể.
Hơn nữa, có những số liệu cụ thể được cung cấp như các chỉ số đánh giá hiệu suất chính có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình của mình. Các số liệu này sẽ được thảo luận chi tiết hơn ở phần dưới.
KPI quy trình
Số lượng (#) bản ghi: KPI này hiển thị tổng số bản ghi của cùng một quy trình đã được gửi để phân tích quy trình. Càng có nhiều bản ghi âm thì càng có thể thu thập được nhiều thông tin chi tiết hơn. Ví dụ, nếu bạn chỉ cung cấp một vài bản ghi âm về một quy trình có nhiều đường dẫn để hoàn thành, bạn có thể không hiểu rõ về tất cả các biến thể có thể có của quy trình.
Số lượng biến thể: KPI này cho biết số lượng đường dẫn mà một quy trình có thể thực hiện. Ví dụ, nếu một quy trình có thêm một hoạt động, thì nó sẽ được tính là một biến thể nữa của quy trình.
Thời gian trung bình: KPI này hiển thị thời gian trung bình để hoàn tất một quy trình trên tất cả các bản ghi liên quan đến quy trình đó. Đây là điểm dữ liệu quan trọng đối với khai thác quy trình vì việc kiểm tra thời lượng của một quy trình có thể phát hiện ra bất kỳ điểm nghẽn nào.
Hình ảnh hóa bản đồ quy trình
Các biến thể theo tần suất: Hiển thị tần suất một đường dẫn quy trình cụ thể được quy trình tuân theo.
Các biến thể theo thời gian: Hiển thị thời gian trung bình dành để hoàn tất quy trình cho mỗi biến thể.
Hoạt động theo thời gian trung bình: Hiển thị thời gian trung bình cho mỗi hoạt động. Nhìn nhanh vào hình ảnh này có thể giúp xác định những hoạt động tốn nhiều thời gian nhất của một quy trình.
Bản ghi theo thời gian: Hiển thị thời gian thực hiện cho mỗi bản ghi trong một quy trình.
Ngày bắt đầu: Hiển thị cho bạn Hiển thị cho bạn phạm vi ngày cho các bản đồ phân tích và quy trình được hiển thị trong báo cáo.
Phân tích ứng dụng
Phân tích ứng dụng cho phép bạn có thêm thông tin chi tiết từ bản ghi bằng cách hiểu cách sử dụng ứng dụng. Báo cáo này cung cấp cho bạn thông tin về:
Các ứng dụng được sử dụng nhiều nhất.
Các mẫu truy cập và ứng dụng nào được sử dụng cùng nhau.
Thông tin chi tiết về ứng dụng cho từng hoạt động hoặc bản ghi.
KPI phân tích ứng dụng
Ứng dụng được sử dụng: Tổng số ứng dụng được sử dụng trong một quy trình.
Số lần truy cập (#): Số lần truy cập ứng dụng. Thời gian truy cập là thời điểm ứng dụng được lấy nét trở lại.
Thời gian sử dụng: Lượng thời gian sử dụng ứng dụng. Không tính thời gian sử dụng khi không tập trung vào một ứng dụng nào đó, ví dụ như máy tính để bàn.
Hành động: Số lượng hành động trong ứng dụng.
Hình ảnh phân tích ứng dụng
- Sử dụng ứng dụng: Biểu đồ phân tán này hiển thị thời gian sử dụng và thời gian truy cập cho từng ứng dụng, trong đó kích thước của các vòng tròn biểu thị số bản ghi sử dụng ứng dụng đó. Mục tiêu của biểu đồ này là để hiểu các mô hình sử dụng. Một số ứng dụng có thể được sử dụng thường xuyên nhưng chỉ trong thời gian ngắn, điều này cho thấy máy ghi âm đang chuyển đổi qua lại giữa ứng dụng này và các ứng dụng khác. Các ứng dụng khác có thể được sử dụng trong thời gian dài hơn và quá trình này phụ thuộc nhiều vào các hành động diễn ra trong ứng dụng đó mà không cần mở rộng các ứng dụng khác.
Kích thước của các vòng tròn trên biểu đồ phân tán biểu thị tần suất sử dụng từng ứng dụng trong tất cả các bản ghi. Các ứng dụng được sử dụng trong hầu hết hoặc tất cả các bản ghi âm đều có vòng tròn lớn hơn. Thông tin này có thể hữu ích trong việc xác định các ứng dụng thiết yếu trong một quy trình có thể cần tối ưu hóa hoặc tự động hóa để cải thiện hiệu quả tổng thể.
Chuyển đổi ứng dụng : Biểu đồ thanh này được sử dụng để hiển thị tần suất các cặp ứng dụng được sử dụng cùng nhau. Nó bổ sung cho biểu đồ phân tán sử dụng ứng dụng bằng cách cung cấp thông tin bổ sung về hai ứng dụng được sử dụng kết hợp thường xuyên nhất. Những thông tin chi tiết thu được từ biểu đồ này có thể giúp xác định bất kỳ hoạt động truyền dữ liệu hoặc nhập liệu thủ công nào giữa các ứng dụng này, điều này rất quan trọng cần cân nhắc khi tối ưu hóa hoặc tự động hóa quy trình.
Thời gian sử dụng ứng dụng :Đây là biểu đồ hình tròn được sử dụng để thể hiện sự phân bổ thời gian dành cho từng ứng dụng. Hình ảnh này giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng nào đang được sử dụng nhiều nhất xét về thời gian dành cho chúng.
Hành động theo ứng dụng: Đây là biểu đồ hình tròn thể hiện cách phân bổ các hành động được thực hiện trên từng ứng dụng. Hình ảnh trực quan này giúp xác định ứng dụng nào có nhiều hành động hoặc đầu vào thủ công nhất, cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực có thể cần tối ưu hóa hoặc tự động hóa thêm.