Chuẩn bị quy trình và dữ liệu

Bài viết
04/29/2024

Trước khi có thể sử dụng khả năng khai thác quy trình trong Power Automate một cách hiệu quả, bạn cần hiểu:

Yêu cầu về dữ liệu.
Nơi lấy dữ liệu nhật ký từ ứng dụng của bạn.
Cách kết nối với nguồn dữ liệu.

Đây là đoạn video ngắn về cách tải lên dữ liệu để sử dụng với khả năng khai thác quy trình:

Các yêu cầu về dữ liệu

Nhật ký sự kiện và nhật ký hoạt động là các bảng được lưu trữ trong hệ thống ghi lại tài liệu đó khi một sự kiện hoặc hoạt động xảy ra. Ví dụ: các hoạt động bạn thực hiện trong ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được lưu dưới dạng nhật ký sự kiện trong ứng dụng CRM của bạn. Để khai thác quy trình nhằm phân tích nhật ký sự kiện, cần có các trường sau:

ID trường hợp

ID trường hợp phải đại diện cho một phiên bản của quy trình của bạn và thường là đối tượng mà quy trình hoạt động. Đó có thể là "ID bệnh nhân" cho quy trình đăng ký nội trú, "ID đơn hàng" cho quy trình gửi đơn đặt hàng hoặc "ID yêu cầu" cho quy trình phê duyệt. ID này phải có mặt cho tất cả các hoạt động trong nhật ký.
Tên hoạt động

Hoạt động là các bước trong quy trình của bạn và tên hoạt động mô tả từng bước. Trong quy trình phê duyệt thông thường, tên hoạt động có thể là "gửi yêu cầu", "yêu cầu được phê duyệt", "yêu cầu bị từ chối" và "yêu cầu sửa đổi".
Dấu thời gian bắt đầu và dấu thời gian kết thúc

Dấu thời gian cho biết thời gian chính xác mà một sự kiện hoặc hoạt động đã diễn ra. Nhật ký sự kiện chỉ có một dấu thời gian. Điều này cho biết thời gian xảy ra một sự kiện hoặc hoạt động trong hệ thống. Nhật ký hoạt động có hai dấu thời gian: dấu thời gian bắt đầu và dấu thời gian kết thúc. Chúng cho biết sự bắt đầu và kết thúc của mỗi sự kiện hoặc hoạt động.

Bạn cũng có thể mở rộng phân tích của mình bằng cách nhập các loại thuộc tính tùy chọn:
- Nguồn
  
  Nguồn nhân lực hoặc kỹ thuật thực hiện một sự kiện cụ thể.
- Thuộc tính cấp độ sự kiện
  
  Thuộc tính phân tích bổ sung, có giá trị khác nhau cho mỗi sự kiện, ví dụ: Bộ phận thực hiện hoạt động.
- Thuộc tính cấp trường hợp (sự kiện đầu tiên)
  
  Thuộc tính cấp trường hợp là một thuộc tính bổ sung, theo quan điểm phân tích được coi là có một giá trị duy nhất cho mỗi trường hợp (ví dụ: Số tiền hóa đơn bằng USD). Tuy nhiên, nhật ký sự kiện cần nhập không nhất thiết phải tuân thủ tính nhất quán bằng cách có cùng giá trị cho thuộc tính cụ thể cho tất cả các sự kiện trong nhật ký sự kiện. Ví dụ: có thể không đảm bảo được điều đó khi sử dụng tính năng làm mới dữ liệu gia tăng. Power Automate Khai thác quy trình nhập dữ liệu nguyên trạng, lưu trữ tất cả các giá trị được cung cấp trong nhật ký sự kiện, nhưng sử dụng cơ chế được gọi là giải thích thuộc tính cấp trường hợp để làm việc với các thuộc tính ở cấp trường hợp.
  
  Nói cách khác, bất cứ khi nào thuộc tính được sử dụng cho chức năng cụ thể yêu cầu các giá trị cấp độ sự kiện (ví dụ: lọc cấp độ sự kiện), sản phẩm sẽ sử dụng các giá trị cấp độ sự kiện. Bất cứ khi nào cần một giá trị cấp độ trường hợp (ví dụ: bộ lọc cấp độ trường hợp, phân tích nguyên nhân gốc rễ), nó sẽ sử dụng giá trị được diễn giải, được lấy từ sự kiện đầu tiên theo trình tự thời gian trong trường hợp.
Thuộc tính cấp độ trường hợp (sự kiện cuối cùng)

Giống như Thuộc tính cấp độ trường hợp (sự kiện đầu tiên) nhưng khi diễn giải ở cấp độ trường hợp, giá trị được lấy từ sự kiện cuối cùng theo trình tự thời gian trong trường hợp.
Tài chính cho mỗi sự kiện

Chi phí/doanh thu/giá trị số cố định thay đổi theo hoạt động được thực hiện, ví dụ: chi phí dịch vụ chuyển phát nhanh. Giá trị tài chính được tính bằng tổng (trung bình, tối thiểu, tối đa) của các giá trị tài chính cho mỗi sự kiện.
Tài chính cho mỗi trường hợp (sự kiện đầu tiên)

Thuộc tính tài chính cho mỗi trường hợp là một thuộc tính số bổ sung, theo quan điểm phân tích được coi là có một giá trị duy nhất cho mỗi trường hợp (ví dụ: Số tiền hóa đơn bằng USD). Tuy nhiên, nhật ký sự kiện cần nhập không nhất thiết phải tuân thủ tính nhất quán bằng cách có cùng giá trị cho thuộc tính cụ thể cho tất cả các sự kiện trong nhật ký sự kiện. Ví dụ: có thể không đảm bảo được điều đó khi sử dụng tính năng làm mới dữ liệu gia tăng. Power Automate Khai thác quy trình sẽ nhập dữ liệu nguyên trạng, lưu trữ tất cả các giá trị được cung cấp trong nhật ký sự kiện. Tuy nhiên, nó sử dụng cái gọi là cơ chế giải thích thuộc tính cấp trường hợp để làm việc với các thuộc tính ở cấp trường hợp.

Nói cách khác, bất cứ khi nào thuộc tính được sử dụng cho chức năng cụ thể yêu cầu các giá trị cấp độ sự kiện (ví dụ: lọc cấp độ sự kiện), sản phẩm sẽ sử dụng các giá trị cấp độ sự kiện. Bất cứ khi nào cần một giá trị cấp độ trường hợp (ví dụ: bộ lọc cấp độ trường hợp, phân tích nguyên nhân gốc rễ), nó sẽ sử dụng giá trị được diễn giải, được lấy từ sự kiện đầu tiên theo trình tự thời gian trong trường hợp.
Tài chính cho mỗi trường hợp (sự kiện cuối cùng)

Tương tự như Tài chính cho mỗi trường hợp (sự kiện đầu tiên) nhưng khi diễn giải ở cấp độ trường hợp, giá trị được lấy từ sự kiện cuối cùng theo trình tự thời gian trong trường hợp.

Nơi lấy dữ liệu nhật ký từ ứng dụng của bạn

Khả năng khai thác quy trình cần dữ liệu nhật ký sự kiện để thực hiện khai thác quy trình. Mặc dù nhiều bảng tồn tại trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng của bạn chứa trạng thái hiện tại của dữ liệu nhưng chúng có thể không chứa bản ghi lịch sử về các sự kiện đã xảy ra, đây là định dạng nhật ký sự kiện bắt buộc. May mắn thay, trong nhiều ứng dụng lớn hơn, bản ghi hoặc nhật ký lịch sử này thường được lưu trữ trong một bảng cụ thể. Ví dụ: nhiều ứng dụng Dynamics giữ bản ghi này trong bảng Hoạt động. Các ứng dụng khác, như SAP hoặc Salesforce, có khái niệm tương tự nhưng tên có thể khác.

Trong các bảng ghi lại các bản ghi lịch sử, cấu trúc dữ liệu có thể phức tạp. Bạn có thể cần phải nối bảng nhật ký với các bảng khác trong cơ sở dữ liệu ứng dụng để lấy ID hoặc tên cụ thể. Ngoài ra, không phải tất cả sự kiện bạn quan tâm đều được ghi lại. Bạn có thể cần xác định những sự kiện nào nên được giữ lại hoặc lọc ra. Nếu cần trợ giúp, bạn nên liên hệ với nhóm CNTT quản lý ứng dụng này để hiểu thêm.

Kết nối với nguồn dữ liệu

Lợi ích của việc kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu là luôn cập nhật báo cáo quy trình với dữ liệu mới nhất từ nguồn dữ liệu.

Power Query hỗ trợ rất nhiều trình kết nối cung cấp khả năng khai thác quy trình để kết nối và nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu tương ứng. Các trình kết nối phổ biến bao gồm Văn bản/CSV, Microsoft Dataverse và cơ sở dữ liệu SQL Server. Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng như SAP hoặc Salesforce, bạn có thể kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu đó thông qua trình kết nối của chúng. Để biết thông tin về các trình kết nối được hỗ trợ và cách sử dụng chúng, hãy truy cập Trình kết nối trong Power Query.

Hãy thử khả năng khai thác quy trình bằng trình kết nối Văn bản/CSV

Một cách dễ dàng để thử khả năng khai thác quy trình bất kể nguồn dữ liệu của bạn nằm ở đâu là sử dụng trình kết nối Văn bản/CSV. Bạn có thể cần phải làm việc với quản trị viên cơ sở dữ liệu của mình để xuất một mẫu nhỏ của nhật ký sự kiện dưới dạng tệp CSV. Sau khi có tệp CSV, bạn có thể nhập tệp đó vào khả năng khai thác quy trình bằng cách sử dụng các bước sau trong màn hình chọn nguồn dữ liệu.

Lưu ý

Doanh nghiệp của bạn phải có OneDrive để sử dụng trình kết nối Văn bản/CSV . Nếu bạn không có OneDrive dành cho Doanh nghiệp, hãy cân nhắc sử dụng Bảng trống thay vì Văn bản/CSV, như ở bước 3 tiếp theo. Bạn sẽ không thể nhập nhiều bản ghi vào Bảng trống.

Trên trang chủ khai thác quy trình, tạo quy trình bằng cách chọn Bắt đầu tại đây.
Nhập tên quy trình và chọn Tạo.
Trên Chọn nguồn dữ liệu màn hình, chọn Tất cả danh mục>Văn bản/CSV.
Chọn Duyệt OneDrive. Bạn có thể cần phải xác thực.
Tải nhật ký sự kiện của bạn lên bằng cách chọn biểu tượng Tải lên ở phía trên bên phải rồi chọn Tệp.
Tải nhật ký sự kiện lên, chọn tệp của bạn từ danh sách rồi chọn Mở để sử dụng tệp đó.

Sử dụng trình kết nối Dataverse

Trình kết nối Dataverse không được hỗ trợ trong Microsoft Power Platform. Bạn cần kết nối với nó bằng trình kết nối OData, việc này yêu cầu thêm một vài bước.

Đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào môi trường Dataverse .
Bạn cần có URL môi trường của Dataverse môi trường mà bạn đang cố gắng kết nối. Thông thường nó trông như thế này:

Để tìm hiểu cách tìm URL của bạn, hãy chuyển đến Tìm Dataverse URL môi trường của bạn.
Trên màn hình Power Query - Chọn nguồn dữ liệu , chọn OData.
Trong hộp văn bản URL, hãy nhập api/data/v9.2 ở cuối URL để nó trông như thế này:
Trong Thông tin xác thực kết nối, hãy chọn Tài khoản tổ chức trong Loại xác thực trường.
Chọn đăng nhập và nhập thông tin xác thực của bạn.
Chọn Tiếp theo.
Mở rộng thư mục OData . Bạn sẽ thấy tất cả Dataverse bảng trong môi trường đó. Ví dụ: bảng Hoạt động được gọi là con trỏ hoạt động.
Chọn hộp kiểm bên cạnh bảng bạn muốn nhập rồi chọn Tiếp theo.

Chia sẻ qua