Thiết lập bộ lọc đồng bộ hóa mặc định cho nhiều người dùng cho cuộc hẹn, danh bạ hoặc nhiệm vụ

2025-03-19

Lưu ý

Trung tâm quản trị mới và được cải tiến Power Platform hiện đang ở chế độ xem trước công khai! Chúng tôi thiết kế trung tâm quản trị mới dễ sử dụng hơn, với chức năng điều hướng theo nhiệm vụ giúp bạn đạt được kết quả cụ thể nhanh hơn. Chúng tôi sẽ xuất bản tài liệu mới và cập nhật khi trung tâm quản trị mới chuyển sang Power Platform tính khả dụng chung .

Đồng bộ hóa phía máy chủ sử dụng tiêu chí bộ lọc đồng bộ hóa do người dùng đặt để xác định hàng ứng dụng sẽ được đồng bộ hóa với Exchange cho người dùng đó. Bộ lọc đồng bộ hóa được khởi tạo khi người dùng định cấu hình tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ lần đầu tiên cho các hàng như cuộc hẹn, danh bạ và tác vụ. Thông tin khác: Tạo hoặc sửa đổi các bộ lọc đồng bộ hóa trực tuyến

Khi hộp thư của người dùng được thiết lập với tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ, các bộ lọc đồng bộ hóa được liệt kê trong Bộ lọc người dùng trong lựa chọn cá nhân của người dùng là các bộ lọc đồng bộ hóa mặc định sẽ được áp dụng cho tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ. Khi chu kỳ đồng bộ tiếp theo diễn ra, đồng bộ phía máy chủ sẽ sử dụng bộ lọc đồng bộ do người dùng đặt để đồng bộ các hàng hiện có đáp ứng logic FetchXML .

Ảnh chụp màn hình hiển thị trang Cài đặt đồng bộ hóa cho Outlook hoặc Exchange.

Trong một số trường hợp, bạn có thể không muốn sử dụng logic bộ lọc đồng bộ hóa mặc định. Trong hình ảnh bên dưới, một tổ chức đang sử dụng mẫu bộ lọc đồng bộ hóa được gọi là Danh bạ Outlook của tôi nhưng tiêu chí bộ lọc đồng bộ hóa trong mẫu không hoạt động cho tổ chức.

Ảnh chụp màn hình hiển thị bộ lọc My Outlook Contacts trong đó Chủ sở hữu là người dùng hiện tại và Trạng thái là Hoạt động.

Tất nhiên tổ chức không muốn đồng bộ hóa mọi liên hệ đang hoạt động thuộc sở hữu của người dùng đồng bộ hóa và muốn đặt các hạn chế bổ sung trong logic bộ lọc được phân phối theo mặc định. Có thể thay đổi logic này cho mỗi người dùng, nhưng điều đó sẽ tốn thời gian và mỗi khi người dùng thiết lập tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ, thì lại cần thay đổi logic mặc định. Một cách tốt hơn để sửa đổi logic này là thay đổi logic mặc định được phân phối cho người dùng khi thiết lập họ lúc đầu để sử dụng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ.

Chủ đề này giải thích cách tìm bộ lọc đồng bộ hóa hiện tại và thay bằng bộ lọc đồng bộ hóa mới cho nhiều người dùng trong môi trường của bạn.

Sử dụng XrmToolBox

Bạn không thể chỉnh sửa các mẫu đồng bộ hóa mặc định từ trong trình chỉnh sửa giải pháp tổ chức Dynamics 365; điều này cần được thực hiện thông qua các lệnh gọi tới API Dynamics 365 được thực hiện bằng cách sử dụng XrmToolBox. XrmToolBox là ứng dụng của bên thứ ba có nhiều công cụ khác nhau để tương tác với dữ liệu ứng dụng Dynamics 365. Thông tin khác: Chào mừng bạn đến với tài liệu XrmToolBox

Mở XrmToolBox và kết nối với tổ chức của bạn. Trên tab Cấu hình, chọn Thư viện công cụ, nhập bộ lọc đồng bộ hóa trong hộp tìm kiếm, sau đó chọn Trình quản lý bộ lọc đồng bộ hóa.

Mở menu Thư viện công cụ.

Tìm kiếm Bộ lọc đồng bộ trong Thư viện công cụ.

Bước 1. Kiểm tra bộ lọc đồng bộ hóa mặc định hiện tại

Trong XrmToolBox, hãy vào menu Công cụ và mở Trình quản lý bộ lọc đồng bộ.

Trang đích mặc định sẽ mở ra. Đây là nơi bạn có thể sửa đổi các bộ lọc đồng bộ hóa mặc định.
Trên tab Mẫu bộ lọc đồng bộ hóa, chọn Tải mẫu bộ lọc đồng bộ hóa.

Lưu ý

Có hai loại mẫu, Mẫu Outlook và mẫu ngoại tuyến. Đồng bộ hóa phía máy chủ sử dụng mẫu Outlook. Bạn có thể bỏ qua mẫu ngoại tuyến được sử dụng cho chế độ ngoại tuyến với Dynamics 365 for Outlook (Phần bổ trợ COM) đã không dùng nữa.

Nếu người dùng không thay đổi gì, các mẫu Outlook đó phải khớp với chế độ cài đặt bộ lọc đồng bộ hóa của họ trong mục lựa chọn cá nhân.

Bước 2. Tạo một chế độ xem cho bảng và đặt bộ lọc đồng bộ hóa

Để sửa đổi bộ lọc mặc định cho một bảng, bạn sẽ cần chỉnh sửa chế độ xem mặc định cho bảng.

Mở trình khám phá giải pháp, mở rộng Thực thể, chọn bảng bạn muốn rồi chọn Dạng xem.
Chọn Tạo dạng xem mới.
Trong hộp thoại Xem thuộc tính, nhập tên và mô tả cho dạng xem (trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng tên Liên hệ Outlook của tôi đã cập nhật), rồi chọn OK.
Trong Nhiệm vụ chung, hãy chọn Chỉnh sửa tiêu chí bộ lọc.
Trong hộp thoại Chỉnh sửa tiêu chí bộ lọc, hãy xác định tiêu chí bộ lọc cho dạng xem đó. Ví dụ: bạn có thể đặt bộ lọc bảng liên hệ để chỉ đồng bộ hóa các liên hệ trước một ngày nhất định. Các điều kiện khác đã được bao gồm trong bộ lọc Liên hệ Outlook của tôi hiện có vẫn như cũ.
Chọn OK để lưu dạng xem.

Bước 3. Đặt chế độ xem mới làm bộ lọc đồng bộ hóa mặc định

Sau khi lưu chế độ xem, hãy tải chế độ xem bằng cách sử dụng XrmToolBox.

Mở XrmToolBox.
Từ trang đích mặc định, hãy chọn tab Chế độ xem hệ thống.
Từ danh sách dạng xem, hãy chọn dạng xem mà bạn đã tạo ở bước 2, sau đó chọn Tạo>Mẫu bộ lọc đồng bộ hóa từ các chế độ xem đã chọn.
Trong hộp thoại Chọn loại mẫu quy tắc, hãy chọn Mẫu Outlook và sau đó chọn OK.
Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn KHÔNG khi được yêu cầu áp dụng bộ lọc cho một số người dùng. Lưu ý rằng người dùng hiện tại đã được thiết lập với tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ đã có bộ lọc đồng bộ hóa Liên hệ Outlook của tôi. Vì vậy, việc thêm nó ngay bây giờ sẽ chỉ tạo thêm một bộ lọc bảng liên hệ.
Chọn tab Mẫu bộ lọc đồng bộ hóa, tìm và chọn dạng xem mới mà bạn đã tạo, sau đó chọn Xác định làm mặc định.

Chỉ các mẫu bộ lọc trong đó giá trị Là mặc định được đặt thành True mới được phân phối cho người dùng mới. Khi người dùng mới được thiết lập trong tổ chức của bạn, họ sẽ có tiêu chí bộ lọc là Liên hệ Outlook của tôi đã cập nhật cùng với tất cả các chế độ xem mặc định khác được hiển thị trong hình ảnh trước đó. Điều này sẽ không thay đổi tập hợp bộ lọc của bất kỳ người dùng hiện tại nào đã được định cấu hình để sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ cho cuộc hẹn, danh bạ và tác vụ. Bạn có thể xóa bộ lọc Liên hệ Outlook của tôi cũ nếu không sử dụng nữa.

Bước 4. Xóa bộ lọc đồng bộ hóa cũ

Bạn sẽ cần loại bỏ bộ lọc mặc định cũ cho người dùng có bộ lọc mặc định.

Mở XrmToolBox.
Từ trang đích mặc định, hãy chọn tab Bộ lọc đồng bộ hóa người dùng và bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị bộ lọc ngoại tuyến.
Trên thanh lệnh, chọn Tải bộ lọc đồng bộ hóa người dùng và sau đó chọn Cho tất cả người dùng. Có thể mất thời gian để tải danh sách, tùy thuộc vào số lượng người dùng trong tổ chức của bạn.
Khi danh sách đã được tải hết trên thanh lệnh, hãy chọn Nhóm theo và sau đó chọn Loại trả lại. Thao tác này sẽ nhóm các bộ lọc theo bảng để chúng có thể xóa theo nhóm.
Chọn hàng bạn muốn xóa rồi chọn, sau đó chọn Xóa.

Bước 5. Áp dụng bộ lọc đồng bộ hóa mới

Sau khi các bộ lọc cũ bị xóa, bạn có thể áp dụng mẫu bộ lọc Outlook mới.

Mở XrmToolBox.
Từ trang đích mặc định, hãy chọn Mẫu bộ lọc đồng bộ hóa rồi chọn mẫu bộ lọc mới mà bạn đã tạo ở bước 2 (Liên hệ Outlook của tôi đã cập nhật, trong ví dụ của chúng tôi). Trên thanh lệnh, hãy chọn Áp dụng cho người dùng.
Trong cửa sổ bật lên, hãy tìm kiếm và chọn những người dùng mà bạn muốn áp dụng mẫu, sau đó chọn OK. Bạn có thể kiểm tra những người dùng đã áp dụng bộ lọc trên tab Bộ lọc đồng bộ hóa người dùng.

Sau khi bộ lọc mới được áp dụng, người dùng sẽ có thể xem mẫu được áp dụng qua cài đặt Đặt các tùy chọn cá nhân.

Các thực tiễn tốt nhất cho logic bộ lọc đồng bộ hóa

Việc thay đổi logic bộ lọc đồng bộ hóa mặc định có thể thay đổi đáng kể đồng bộ hóa hàng. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để sử dụng khi thực hiện các sửa đổi:

Xác thực bộ lọc đồng bộ hóa tùy chỉnh của bạn trong môi trường thử nghiệm trước khi áp dụng vào môi trường sản xuất.
Việc áp dụng các điều kiện bộ lọc cho bộ lọc tìm kiếm nâng cao sẽ hiển thị các hàng đang được đồng bộ hóa cho người dùng hiện tại. Đây là điều quan trọng cần biết khi khắc phục sự cố các điều kiện bộ lọc không hoạt động chính xác.
Không được thay đổi các bên hoạt động và loại bên của họ vì chúng ràng buộc với các giá trị trong Exchange. Một ví dụ điển hình là kiểu tham gia của Chủ sở hữu, không liên quan gì đến quyền sở hữu hàng. Để biết bảng phân tích các giá trị SDK bên hoạt động, hãy xem ActivityParty TableType.
Cách tốt nhất để áp dụng tiêu chí lọc hạn chế hơn là thêm trường tùy chỉnh vào bảng đang được sửa đổi và thêm trường làm điều kiện để đồng bộ hóa. Một sửa đổi phổ biến là thêm trường boolean Đồng bộ hóa bản ghi này vào bảng liên hệ và đặt tiêu chí bộ lọc đồng bộ hóa bảng liên hệ để yêu cầu đặt trường này thành có hoặc true.

Các câu hỏi thường gặp

Điều gì xảy ra nếu có hai bộ lọc tồn tại cho cùng một bảng?

Khi đồng bộ hóa xảy ra cho một bảng, mỗi bộ lọc được áp dụng độc lập cho một tập hợp các hàng để đồng bộ hóa và bất kỳ hàng nào được tìm thấy trong mỗi tập hợp bộ lọc đó đều được đồng bộ hóa. Điều này có nghĩa là vì mỗi bộ lọc được áp dụng độc lập, nên các bộ hàng khác nhau sẽ vẫn đồng bộ hóa ngay cả khi bộ lọc sự kiện chứa logic xung đột.

Đây là một ví dụ: Nếu bộ lọc A có Đồng bộ hóa mọi thứ và bộ lọc B có Đồng bộ hóa tập hợp con này, kết quả cuối cùng là mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa, bao gồm cả tập hợp con đó. Bộ lọc đồng bộ hóa nhận được về cơ bản là sự kết hợp của tất cả các tiêu chí bộ lọc đồng bộ hóa được chỉ định cho một bảng nhất định.

Do đó, điều quan trọng cần lưu ý là không thể hạn chế hơn nữa việc đồng bộ hóa hàng bằng cách thêm các bộ lọc bổ sung, mà chỉ có thể sửa đổi hoặc xóa các bộ lọc hiện có.

Điều gì xảy ra nếu không có bộ lọc được kích hoạt nào tồn tại cho một bảng nhất định?

Nếu tất cả các bộ lọc cho một bảng bị loại bỏ thì sẽ không có dữ liệu nào được đồng bộ hóa cho bảng đó. Hệ thống sẽ vẫn đồng bộ hóa dữ liệu cho các bảng khác đã bật bộ lọc đồng bộ hóa.

Làm cách nào để có thể kiểm tra để đảm bảo danh sách các hàng phù hợp sẽ được đồng bộ hóa bởi một bộ lọc đang được tạo trong Exchange?

Sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao và tìm tên chính xác của các bộ lọc được liệt kê trên tab Bộ lọc đồng bộ hóa trong XrmToolBox. Các hàng được liệt kê trong kết quả tìm kiếm là các hàng sẽ được đồng bộ hóa với Exchange cho người dùng có bộ lọc được áp dụng cho bảng cụ thể.