Đặt cấu hình theo dõi cấp thư mục Outlook hoặc Exchange
Bạn có thể bật tính năng theo dõi cấp thư mục cho thư mục Microsoft Exchange để ánh xạ thư mục hộp thư đến Exchange đến bản ghi ứng dụng Customer Engagement để tất cả các email trong thư mục Exchange được tự động theo dõi dựa trên bản ghi được ánh xạ trong các ứng dụng Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation). Xem xét ví dụ trong đó bạn có tài khoản có tên Công việc mạo hiểm. Bạn có thể tạo thư mục trong Outlook có tên Adventure Works trong thư mục Hộp thư đến của bạn và tạo một số quy tắc Exchange để tự động định tuyến email tới thư mục Adventure Works dựa vào chủ đề hoặc nội dung của email. Tiếp theo, bạn có thể ánh xạ thư mục Exchange (Adventure Works) với bản ghi tài khoản (Adventure Works) để tự động theo dõi tất cả email gửi đến thư mục Adventure Works Exchange và đặt đối tượng lưu ý làm bản ghi tài khoản Adventure Works.
Bật theo dõi cấp độ thư mục
Bấm vào Thiết đặt>Cấu hình email.
Bấm vào Cài đặt Cấu hình Email.
Xác nhận rằng Xử lý Email Bằng được đặt thành Đồng bộ hóa phía máy chủ.
Bật Sử dụng theo dõi cấp độ thư mục cho thư mục Exchange (đồng bộ hóa phía máy chủ phải được bật).
Đặt cấu hình các tùy chọn theo dõi khác trên trang này và sau đó bấm OK.
Sau khi bạn đã bật theo dõi cấp thư mục, người dùng sẽ cần cấu hình các quy tắc theo dõi thư mục bằng Cài đặt (
) >Tùy chọn>Email>Cấu hình Quy tắc theo dõi thư mục.
Một số điểm quan trọng về theo dõi cấp thư mục
Theo dõi cấp thư mục sẽ hiệu quả chỉ khi tổ chức của bạn được đặt cấu hình để sử dụng đồng bộ hóa phía máy chủ cho email. Đồng bộ hóa phía máy chủ phải được đặt cấu hình cho hộp thư Exchange (và không phải POP3). Để biết thêm thông tin, hãy xem Thiết lập đồng bộ hóa phía máy chủ cho email, cuộc hẹn, người liên hệ và nhiệm vụ.
Bạn có thể theo dõi email chỉ trong thư mục Hộp thư đến của bạn trong Exchange. Email thư mục khác không thể được theo dõi.
Bạn có thể theo dõi tối đa là 25 thư mục cho mỗi tài khoản người dùng.
Mọi thay đổi thủ công được thực hiện đối với đối tượng liên quan trong các bản ghi hoạt động được theo dõi sẽ được thay thế vào lần đồng bộ hóa phía máy chủ tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn đã thiết lập một ánh xạ giữa thư mục Adventure Works và tài khoản Adventure Works, tất cả email trong thư mục Adventure Works Exchange sẽ được theo dõi như các hoạt động với đối tượng lưu ý được đặt thành bản ghi tài khoản Adventure Works. Nếu bạn thay đổi các liên quan đến một bản ghi khác, bản ghi sẽ tự động bị ghi đè vào lần tiếp theo đồng bộ hóa phía máy chủ diễn ra. Để thay đổi các liên quan đến bất kỳ email nào, hãy chuyển email đến thư mục khác như Hộp thư đến.
Theo dõi cấp thư mục dành cho hộp thư hàng không được hỗ trợ.