Tạo bản mẫu cho email

Tiết kiệm thời gian khi tạo nhiều thư email bằng cách tạo các bản mẫu email. Mẫu email chứa nội dung được xác định trước, giúp bạn không cần phải nhập lại nhiều lần cùng một thông tin.

Một bản mẫu email được gắn vào một hoạt động email sau khi các hoạt động được tạo ra. Thông thường, mỗi loại hoạt động email đều có loại mẫu email riêng. Ví dụ, nếu bạn tạo hoạt động email từ hồ sơ vụ việc, hoạt động này sẽ sử dụng mẫu email vụ việc.

Ngoài ra, bạn có thể tạo:

  • Mẫu toàn cầu, có sẵn cho mọi loại bản ghi.
  • Mẫu cá nhân, chỉ bạn mới có thể truy cập.
  • Mẫu tổ chức, có sẵn cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn.

Đảm bảo rằng bạn có vai trò bảo mật Quản trị viên Hệ thống hoặc quyền tương đương trong Microsoft Dynamics 365. Để kiểm tra vai trò bảo mật của bạn, hãy xem Xem hồ sơ người dùng của bạn. Nếu bạn không có quyền phù hợp, hãy liên hệ với quản trị viên hệ thống của bạn.

  1. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Power Platform.
  2. Trong ngăn điều hướng, chọn Quản lý.
  3. Trong ngăn Quản lý , chọn Môi trường.
  4. Trên trang Môi trường , hãy chọn một môi trường.
  5. Trên thanh lệnh, chọn Cài đặt.
  6. Mở rộng Mẫu, sau đó chọn Mẫu email.

Trên trang Mẫu Email :

  1. Trên thanh lệnh trên cùng, chọn Mới.

  2. Trong hộp thoại Loại mẫu email , hãy chọn Loại mẫu, sau đó chọn OK.

    Quan trọng

    Nếu bạn chọn một loại bản ghi cụ thể, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng hoặc cơ hội, thì các bản mẫu chỉ có sẵn cho loại bản ghi đó. Không thể thay đổi cài đặt này. Để sử dụng cùng một nội dung cho một loại hồ sơ khác, hãy tạo một mẫu mới.

Trên biểu mẫu Mẫu email mới :

  1. Trong phần Mẫu , hãy nhập Tên của mẫu và các thông tin trường dữ liệu bắt buộc khác.

  2. Trong phần Trình chỉnh sửa mẫu , hãy nhập Chủ đề của mẫu.

  3. Bạn cũng có thể nhập mô tả cho mẫu. Văn bản này chỉ mang tính chất tham khảo nội bộ và người nhận không nhìn thấy được.

  4. Nhập văn bản bạn muốn gửi trong thư này. Sử dụng thanh công cụ Định dạng để chỉnh sửa văn bản.

    Tiền bo

    • Mặc dù bạn không thể chèn hình ảnh hoặc HTML trực tiếp vào email hoặc mẫu email, nhưng bạn có thể sử dụng tính năng sao chép trong trình duyệt để sao chép hình ảnh từ trang web và dán vào email hoặc mẫu email. Hình ảnh có sẵn, miễn là các trang web có thể truy cập.

    • Để thêm siêu liên kết vào mẫu email:

      • Nhập URL, bao gồm https://, chẳng hạn như https://contoso.com. Tránh thêm dấu chấm, dấu phẩy hoặc khoảng trắng sau URL vì vấn đề định dạng này có thể khiến liên kết bị hỏng.
      • Chọn văn bản, sau đó chọn Liên kết từ thanh công cụ Định dạng để nhập thông tin siêu liên kết.
      • Liên kết sẽ tự động được áp dụng, gạch chân văn bản và đổi màu thành màu xanh.

    • Để bao gồm trường dữ liệu vào siêu liên kết:

      • Chọn văn bản liên kết và trường dữ liệu. Ví dụ: https://contoso.com/q?{!User:City;}
      • Chọn Liên kết từ thanh công cụ Định dạng để nhập thông tin siêu liên kết.
      • Các trường văn bản và dữ liệu được chuyển đổi thành siêu liên kết. Ví dụ: https://contoso.com/q?{!Người dùng:Thành phố;}.
      • Văn bản siêu liên kết sẽ xuất hiện dưới dạng liên kết khi mẫu được sử dụng trong email.

    • Các ứng dụng thu hút khách hàng không có chức năng kiểm tra chính tả tích hợp. Giới hạn này áp dụng cho Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation. Tuy nhiên, người dùng có thể giải quyết vấn đề này bằng cách sao chép và dán nội dung vào Office Word để tận dụng tính năng kiểm tra chính tả.

    • Thanh công cụ Định dạng cung cấp một số lựa chọn phông chữ và kích thước phông chữ hạn chế. Tuy nhiên, người dùng có thể sao chép và dán nội dung từ Office Word để kiểm tra chính tả và định dạng văn bản nâng cao.

    • Để giãn dòng một dòng văn bản, hãy nhấn Shift+Enter ở cuối dòng.

  5. Để chèn các trường dữ liệu động nhằm hiển thị thông tin khách hàng, chẳng hạn như tên hoặc báo giá, từ bản ghi ứng dụng tương tác với khách hàng:

    • Trên thanh lệnh trên cùng, chọn Chèn văn bản động.
    • Trong hộp thoại Chỉnh sửa văn bản động :
      • Chọn Loại bản ghi và Tên trường giá trị
      • Chọn Thêm trường dữ liệu để chèn thêm các trường khác.
      • Nhập Văn bản mặc định, xuất hiện khi không có dữ liệu nào khả dụng.
      • Chọn Chèn để áp dụng các thay đổi.

  6. Để nhập tên và họ của khách hàng, hãy lặp lại các bước chèn dữ liệu vì mỗi tên được lưu trữ dưới dạng một giá trị dữ liệu riêng biệt.

    Tiền bo

    Sử dụng hộp Văn bản mặc định để xác định văn bản nào sẽ hiển thị nếu bản ghi không có dữ liệu cho trường.

  7. Chọn Lưu hoặc Lưu và Đóng để áp dụng các thay đổi.

Lưu ý

  • Để thay đổi mẫu được chia sẻ thành mẫu cá nhân hoặc mẫu cá nhân thành mẫu được chia sẻ, trên biểu mẫu mẫu, trên menu Hành độngHoạt động., chọn Hoàn nguyên về mẫu cá nhân hoặc chọn Cho phép tổ chức sử dụng mẫu.
  • Nếu bạn sử dụng một bản mẫu email như một chữ ký trong một mẫu khác, trước tiên hãy chèn các bản mẫu chữ ký. Nếu không, dòng Chủ đề sẽ bị ghi đè.
  • Nếu cần sao lưu các mẫu hoặc xuất chúng để sử dụng trong quá trình triển khai khác, bạn có thể xuất chúng dưới dạng một phần của các tùy chỉnh xuất. Thông tin khác: Xuất các tùy chỉnh của bạn dưới dạng giải pháp.

Xem thêm

  • Last updated on