Các hộp thư chuyển tiếp so với hộp thư cá nhân
Mặc dù các hộp thư riêng lẻ được khuyến nghị khi thiết lập mới, bạn vẫn có thể sử dụng hộp thư chuyển tiếp để thăm dò một hoặc nhiều hộp thư cho các thư email đến, sau đó xác định các hành động mà ứng dụng Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation), sẽ thực hiện dựa trên thông báo email, chẳng hạn như tạo hoặc cập nhật các bản ghi trong hệ thống. Bạn có thể đặt cấu hình đồng bộ hóa phía máy chủ hoặc Bộ định tuyến Email để theo dõi một trong những thứ sau :
- Hộp thư cho mỗi người dùng hoặc hàng đợi (đề xuất).
- Hộp thư chuyển tiếp. Đây là một hộp thư duy nhất, trung tâm.
Những điều quan trọng cần cân nhắc
Chức năng hộp thư chuyển tiếp trong Đồng bộ hóa phía máy chủ ban đầu được cung cấp trong các phiên bản trước của Dynamics 365 để giúp khách hàng dễ dàng di chuyển từ Bộ định tuyến email sang Đồng bộ hóa phía máy chủ nếu môi trường tồn tại trước đó đã được thiết lập để sử dụng chức năng hộp thư chuyển tiếp.
Tuy nhiên, việc sử dụng hộp thư chuyển tiếp như một giải pháp lâu dài không còn được khuyến khích vì những lý do sau:
Hiệu suất: Hộp thư chuyển tiếp được thiết kế để xử lý tất cả các email cho nhiều hộp thư trong tổ chức của bạn. Khi Đồng bộ hóa phía máy chủ xử lý một hộp thư chuyển tiếp, tất cả các email đã nhận đã đến hộp thư chuyển tiếp kể từ chu kỳ đồng bộ hóa cuối cùng được xử lý bởi một nút máy chủ phụ trợ duy nhất. Do đó, mỗi chu kỳ đồng bộ hóa có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành, điều này có thể làm chậm tốc độ gửi email vào hệ thống. Khi sử dụng các hộp thư riêng lẻ, mỗi hộp thư được phân phối đồng đều trên nhiều máy chủ và chuỗi phụ trợ, giúp đạt được khả năng mở rộng cao hơn nhiều và đảm bảo rằng mỗi hộp thư có thể được xử lý kịp thời hơn.
Giới hạn điều chỉnh: Các giới hạn điều chỉnh dịch vụ email, chẳng hạn như các giới hạn do dịch vụ Exchange hoặc POP áp đặt, có nhiều khả năng bị ảnh hưởng hơn. Giới hạn điều chỉnh được xác định ở cấp hộp thư. Vì hộp thư chuyển tiếp xử lý email cho nhiều hộp thư, điều này yêu cầu tải lưu lượng cao hơn trên dịch vụ email để đồng bộ hóa email từ tất cả các bên chuyển tiếp, điều này có thể khiến hộp thư chuyển tiếp bị điều chỉnh. Khi sử dụng các hộp thư riêng lẻ, các giới hạn điều chỉnh ít có khả năng gặp phải vì các giới hạn điều chỉnh được thực thi trên cơ sở mỗi hộp thư.
Khả năng chịu lỗi: Vì hộp thư chuyển tiếp được thiết kế để đồng bộ hóa email cho nhiều người dùng hoặc hàng đợi, điều này có thể dẫn đến một điểm lỗi duy nhất nếu hộp thư gặp lỗi kết nối hoặc thời gian chạy. Do đó, những lỗi này có thể có khả năng chặn hoặc làm chậm trễ đáng kể quá trình đồng bộ hóa thư email đến cho nhiều người dùng hoặc hàng đợi. Không nên định cấu hình hàng đợi hỗ trợ quan trọng dành cho doanh nghiệp hoặc các hộp thư Dynamics 365 có mức ưu tiên cao khác cho Hộp thư Chuyển tiếp vì lý do này. Khi sử dụng các hộp thư riêng lẻ, mỗi hộp thư được xử lý độc lập. Do đó, bất kỳ lỗi kết nối hoặc thời gian chạy nào sẽ chỉ ảnh hưởng đến hộp thư cụ thể.
Vì những lý do trên, hộp thư chuyển tiếp được hỗ trợ, nhưng không được khuyến nghị và nên tránh đối với thiết lập mới. Những khách hàng có cấu hình Hộp thư Chuyển tiếp hiện tại được khuyến khích di chuyển sang các hộp thư riêng lẻ để có trải nghiệm đồng bộ hóa email tốt nhất và đáng tin cậy nhất.
Quan trọng
- Để sử dụng hộp thư chuyển tiếp với triển khai giao diện với một hệ thống email tương thích POP3, hệ thống thư điện tử phải có khả năng chuyển tiếp thư điện tử dưới dạng tệp đính kèm.
- Đối với máy chủ e-mail POP3 và Exchange Online, bạn không thể sử dụng trình hướng dẫn triển khai quy tắc. Thay vào đó, Bạn phải tạo các quy tắc theo cách thủ công.
Bạn có thể đặt cấu hình người dùng và hàng đợi theo nhiều cách khác nhau trong cùng một bản triển khai. Ví dụ, bạn có thể muốn cấu hình một số hộp thư người dùng hoặc hàng đợi để được theo dõi trực tiếp trên một máy chủ thư điện tử, và cấu hình những người khác sử dụng một hộp thư chuyển tiếp trên máy chủ email khác.
Giám sát hộp thư chuyển tiếp
Khi bạn sử dụng tính năng giám sát hộp thư chuyển tiếp, Microsoft Exchange Server hoặc máy chủ POP3 và các ứng dụng tương tác với khách hàng sẽ xử lý email đến theo trình tự sau:
Hộp thư người dùng hoặc hộp thư hàng đợi nhận được một email trên Exchange Server hoặc máy chủ POP3.
Một quy tắc trong hộp thư của người dùng gửi một bản sao của thư, dưới dạng tệp đính kèm, đến hộp thư chuyển tiếp.
Ứng dụng Customer Engagement (bằng cách sử dụng tính năng đồng bộ hóa phía máy chủ hoặc Bộ định tuyến email) truy xuất thư từ hộp thư chuyển tiếp và tạo các bản ghi thích hợp.