Giải phóng dung lượng lưu trữ trong Microsoft Dynamics 365
Đã công bố: Tháng Hai 2017
Áp dụng Cho: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online
Lưu ý
Thông tin được cung cấp tại đây dành cho các phiên bản Dynamics 365 trước Dynamics 365 (trực tuyến), phiên bản 9.0. Để biết các tài liệu mới nhất, hãy xem Giải phóng dung lượng lưu trữ.
Đây là những cách để giảm số lượng không gian lưu trữ được sử dụng bằng cách loại bỏ hoặc xóa các loại thông tin khác nhau khỏi Microsoft Dynamics 365. Sử dụng một hoặc nhiều phương pháp để kiểm soát việc sử dụng toàn bộ bộ nhớ của bạn với Microsoft Dynamics 365. Bạn có thể xoá một số loại dữ liệu theo nhu cầu phát sinh hoặc bạn có thể thiết lập công việc xóa hàng loạt đối với việc lặp lại tại khoảng thời gian đặt.
Cảnh báo
Những lời đề nghị trong chủ đề này bao gồm xóa ghi chú, tệp đính kèm, lịch sử nhập, và dữ liệu khác. Trước khi bạn xoá dữ liệu, hãy chắc chắn rằng các dữ liệu không còn cần thiết bởi vì bạn không thể truy xuất dữ liệu bị xóa. Không có "hoàn tác" để khôi phục lại dữ liệu của bạn một khi nó đã được xóa. Điều này có nghĩa là có thể có ý nghĩa hơn cho bạn khi tăng số lượng dung lượng lưu trữ bạn có với Đăng ký Microsoft Dynamics 365 thay vì giảm số lượng dung lượng lưu trữ được sử dụng.
Lưu ý
Ngoại trừ phương pháp 3 và 5, tất cả những phương pháp này đòi hỏi rằng bạn có vai trò bảo mật của quản trị viên Microsoft Dynamics 365, chẳng hạn như quản trị viên hệ thống. Điều này sẽ cho bạn quyền xóa hồ sơ với số lượng lớn và xóa các công việc hệ thống.
Trong chủ đề này
Phương pháp 1: Xóa email hàn loạt và các phiên bản quy trình làm việc bằng công việc xóa hàng loạt
Phương pháp 2: Đánh giá và xóa quy trình công việc bị tạm ngưng
Phương pháp 3: Xóa tệp đính kèm email hủy bằng cách sử dụng tìm nâng cao
Phương pháp 4: Xoá thư email với tệp đính kèm bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Phương pháp 5: Xóa ghi chú với tệp đính kèm bằng cách sử dụng tìm nâng cao
Phương pháp 6: Xoá ghi chú với tệp đính kèm bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Phương pháp 7: Loại bỏ các công việc phát hiện trùng lặp với số lượng lớn và bản sao được liên kết của hồ sơ trùng lặp
Phương pháp 8: Xoá số lượng lớn trường hợp nhập bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Phương pháp 9: Xoá trường hợp công việc xóa hàng loạt bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Phương pháp 10: Xóa Nhật ký kiểm tra
Phương pháp 1: Xóa email hàn loạt và các phiên bản quy trình làm việc bằng công việc xóa hàng loạt
Cảnh báo
Nếu bạn xoá dữ liệu này, bạn sẽ không thể cho biết nếu một email được gửi qua email hàng loạt hoặc nếu một quy tắc quy trình làm việc chạy với một hồ sơ. Các email được gửi và tác vụ chạy chạy với hồ sơ trong quy trình làm việc sẽ vẫn giữ nguyên.
Chuyển tới Cài đặt > Quản lý dữ liệu. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Chọn Xóa Bản ghi Hàng loạt. Trong thanh menu, chọn Mới. Điều này mở trình hướng dẫn xóa hàng loạt.
Chọn Tiếp theo.
Trong tìm danh sách, chọn công việc hệ thống.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Loại công việc hệ thống - bằng - email hàng loạt; Quy trình làm việc;
Lý do trạng thái - bằng - Đã thành công
Hoàn tất vào - muộn hơn X tháng -1
Nhóm hàng ba tiêu chí:
Chọn mũi tên bên cạnh mỗi hàng tiêu chí và sau đó chọn Chọn Hàng.
Với tất cả ba hàng đã chọn, chọn Nhóm VÀ.
Chọn Tiếp theo.
Trong hộp văn bản tên, nhập tên cho việc xóa hàng loạt.
Chọn một ngày và thời gian cho thời gian bắt đầu công việc; tốt hơn là một thời gian khi người dùng không có tại Microsoft Dynamics 365.
Chọn chạy công việc này sau mỗi hộp kiểm, và sau đó trong danh sách ngày, chọn tần suất bạn muốn công việc để chạy.
Nếu bạn muốn một email thông báo được gửi, chọn gửi một email cho tôi (email@domain.com) khi công việc này kết thúc hộp kiểm.
Chọn Tiếp theo, xem lại lệnh xóa hàng loạt và sau đó chọn Gửi để tạo công việc bình thường.
Phương pháp 2: Đánh giá và xóa quy trình công việc bị tạm ngưng
Đôi khi quy trình công việc sẽ nhập một tình trạng tạm ngừng bởi vì có một điều kiện mà sẽ không bao giờ được đáp ứng hoặc một số lý do khác sẽ không cho phép quy trình làm việc tiếp tục.
Cảnh báo
Một số quy trình công việc sẽ trong trạng thái tạm ngừng vì chúng đang chờ đợi một điều kiện mà chưa được được đáp ứng, như mong đợi. Ví dụ, một công việc có thể chờ đợi một nhiệm vụ được hoàn thành.
Chọn Tìm kiếm Nâng cao.
Trong tìm danh sách, chọn công việc hệ thống.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Loại công việc hệ thống - bằng - quy trình làm việc
Lý do trạng thái - bằng - Đang đợi
Nhóm hàng hai tiêu chí:
Chọn mũi tên bên cạnh mỗi hàng tiêu chí và sau đó chọn Chọn Hàng.
Với tất cả ba hàng đã chọn, chọn Nhóm VÀ.
Chọn Tìm.
Trong cửa sổ kết quả, bạn có thể mở mỗi mục để xác định cho dù quy trình công việc có thể bị xóa.
Phương pháp 3: Xóa tệp đính kèm email hủy bằng cách sử dụng tìm nâng cao
Cảnh báo
Nếu bạn xoá dữ liệu này, các tệp đính kèm sẽ không còn có sẵn trong Microsoft Dynamics 365. Tuy nhiên, nếu bạn lưu chúng trong Microsoft Office Outlook, chúng vẫn sẽ ở đó.
Chọn Tìm kiếm Nâng cao.
Trong danh sách tìm kiếm, chọn Thư email.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Tệp đính kèm email (Mục)
Kích cỡ tệp (byte) - lớn hơn - trong hộp văn bản, nhập một giá trị byte, chẳng hạn như 25000.
Chọn Kết quả.
Trong hoạt động, bây giờ bạn sẽ có một danh sách thư email có tệp đính kèm lớn hơn 'X' byte. Xem lại các email và xóa các tệp đính kèm khi cần thiết.
Phương pháp 4: Xoá thư email với tệp đính kèm bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Cảnh báo
Nếu bạn xoá dữ liệu này, các thư email và tệp đính kèm liên quan sẽ không còn có sẵn trong Microsoft Dynamics 365. Tuy nhiên, nếu bạn lưu chúng trong Microsoft Office Outlook, chúng vẫn sẽ ở đó.
Chuyển tới Cài đặt > Quản lý dữ liệu. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Chọn Xóa Bản ghi Hàng loạt và sau đó trong thanh menu, chọn Mới. Điều này mở trình hướng dẫn xóa hàng loạt.
Chọn Tiếp theo.
Trong danh sách tìm kiếm, chọn Thư email.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Lý do trạng thái - bằng - Đã hoàn tất
Kết thúc thực sự - muộn hơn X tháng -1
Tệp đính kèm email (Mục)
Kích cỡ tệp (byte) - lớn hơn - trong hộp văn bản, nhập một giá trị byte, chẳng hạn như 25000.
Nhóm hàng một tiêu chí:
Chọn mũi tên bên cạnh mỗi hàng tiêu chí và sau đó chọn Chọn Hàng.
Với cả hai hàng được chọn, chọn Nhóm VÀ.
Chọn Tiếp theo.
Trong hộp văn bản tên, nhập tên cho việc xóa hàng loạt.
Chọn một ngày và thời gian cho thời gian bắt đầu công việc; tốt hơn là một thời gian khi người dùng không có tại Microsoft Dynamics 365.
Chọn chạy công việc này sau mỗi hộp kiểm, và sau đó trong danh sách ngày, chọn tần suất bạn muốn công việc để chạy.
Nếu bạn muốn một email thông báo được gửi, chọn gửi một email cho tôi (email@domain.com) khi công việc này kết thúc hộp kiểm.
Chọn Tiếp theo, xem lại lệnh xóa hàng loạt và sau đó chọn Gửi để tạo công việc bình thường.
Phương pháp 5: Xóa ghi chú với tệp đính kèm bằng cách sử dụng tìm nâng cao
Cảnh báo
Nếu bạn xoá dữ liệu này, các ghi chú và và tệp đính kèm liên quan sẽ không còn có sẵn trong Microsoft Dynamics 365.
Chọn Tìm kiếm Nâng cao.
Trong tìm danh sách, chọn ghi chú.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Kích cỡ tệp (byte) - lớn hơn - trong hộp văn bản, nhập một giá trị byte, chẳng hạn như 1048576.
Chọn Kết quả.
Bây giờ bạn sẽ có một danh sách các tệp đính kèm lớn hơn cỡ bạn chỉ định.
Chọn từng tệp đính kèm hoặc nhiều tệp đính kèm và sau đó chọn Xóa (X).
Phương pháp 6: Xoá ghi chú với tệp đính kèm bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Cảnh báo
Nếu bạn xoá dữ liệu này, các ghi chú và và tệp đính kèm liên quan sẽ không còn có sẵn trong Microsoft Dynamics 365.
Chuyển tới Cài đặt > Quản lý dữ liệu. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Chọn Xóa Bản ghi Hàng loạt và sau đó trong thanh menu, chọn Mới. Điều này mở trình hướng dẫn xóa hàng loạt.
Chọn Tiếp theo.
Trong tìm danh sách, chọn ghi chú.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Kích cỡ tệp (byte) - lớn hơn - trong hộp văn bản, nhập một giá trị byte, chẳng hạn như 1048576.
Được tạo vào - muộn hơn X tháng -1
Nhóm hàng hai tiêu chí:
Chọn mũi tên bên cạnh mỗi hàng tiêu chí và sau đó chọn Chọn Hàng.
Với tất cả ba hàng đã chọn, chọn Nhóm VÀ.
Chọn Tiếp theo.
Trong hộp văn bản tên, nhập tên cho việc xóa hàng loạt.
Chọn một ngày và thời gian cho thời gian bắt đầu công việc; tốt hơn là một thời gian khi người dùng không có tại Microsoft Dynamics 365.
Chọn chạy công việc này sau mỗi hộp kiểm, và sau đó trong danh sách ngày, chọn tần suất bạn muốn công việc để chạy.
Nếu bạn muốn một email thông báo được gửi, chọn gửi một email cho tôi (email@domain.com) khi công việc này kết thúc hộp kiểm.
Chọn Tiếp theo, xem lại lệnh xóa hàng loạt và sau đó chọn Gửi để tạo công việc bình thường.
Phương pháp 7: Loại bỏ các công việc phát hiện trùng lặp với số lượng lớn và bản sao được liên kết của hồ sơ trùng lặp
Mỗi khi một công việc phát hiện trùng lặp chạy, một bản sao của mỗi hồ sơ trùng lặp được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu như là một phần của công việc phát hiện trùng lặp. Ví dụ, nếu bạn có 100 hồ sơ trùng lặp, mỗi khi bạn chạy một công việc phát hiện trùng lặp mà tìm thấy những bản sao này, cho dù đó là hướng dẫn sử dụng hoặc lặp lại, 100 hồ sơ trùng lặp này sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trong trường hợp mà công việc trùng lặp đó cho đến khi các bản sao được trộn hoặc xóa bỏ, hoặc cho đến khi trường hợp phát hiện trùng lặp đó bị xóa.
Chuyển tới Cài đặt > Quản lý dữ liệu. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Chọn Công việc Phát hiện Sự trùng lặp.
Chọn các phiên bản công việc phát hiện sự trùng lặp mà bạn muốn xóa và sau đó chọn Xóa (X).
Để tránh lãng phí dung lượng lưu trữ, đảm bảo rằng bản sao được giải quyết nhanh chóng để chúng không được báo cáo trong nhiều công việc phát hiện trùng lặp.
Phương pháp 8: Xoá số lượng lớn trường hợp nhập bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Mỗi khi bạn thực hiện nhập số lượng lớn, có một công việc hệ thống liên quan đến việc nhập đó. Các chi tiết công việc hệ thống hiển thị hồ sơ được nhập thành công và hồ sơ không thành công.
Cảnh báo
Sau khi bạn xóa công việc nhập hàng loạt này, bạn sẽ không thể xem dữ liệu được nhập và bạn không thể quay trở lại dữ liệu đã nhập.
Chuyển tới Cài đặt > Quản lý dữ liệu. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Chọn Xóa Bản ghi Hàng loạt và sau đó trong thanh menu, chọn Mới. Điều này mở trình hướng dẫn xóa hàng loạt.
Chọn Tiếp theo.
Trong tìm danh sách, chọn công việc hệ thống.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Loại công việc hệ thống - bằng - nhập
Lý do trạng thái - bằng - Đã thành công
Hoàn tất vào - muộn hơn X tháng -1
Nhóm hàng ba tiêu chí:
Chọn mũi tên bên cạnh mỗi hàng tiêu chí và sau đó chọn Chọn Hàng.
Với tất cả ba hàng đã chọn, chọn Nhóm VÀ.
Chọn Tiếp theo.
Trong hộp văn bản tên, nhập tên cho việc xóa hàng loạt.
Chọn một ngày và thời gian cho thời gian bắt đầu công việc; tốt hơn là một thời gian khi người dùng không có tại Microsoft Dynamics 365.
Chọn chạy công việc này sau mỗi hộp kiểm, và sau đó trong danh sách ngày, chọn tần suất bạn muốn công việc để chạy.
Nếu bạn muốn một email thông báo được gửi, chọn gửi một email cho tôi (email@domain.com) khi công việc này kết thúc hộp kiểm.
Chọn Tiếp theo, xem lại lệnh xóa hàng loạt và sau đó chọn Gửi để tạo công việc bình thường.
Phương pháp 9: Xoá trường hợp công việc xóa hàng loạt bằng cách sử dụng công việc xóa hàng loạt
Khi bạn đang xóa dữ liệu hàng loạt, chẳng hạn như trong nhiều phương pháp được diễn tả trong bài viết này, một công việc hệ thống xóa hàng loạt được tạo ra và có thể bị xóa.
Cảnh báo
Sau khi bạn xóa những công việc này, bạn sẽ mất lịch sử công việc xóa hàng loạt trước mà bạn đã chạy.
Chuyển tới Cài đặt > Quản lý dữ liệu. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Chọn Xóa Bản ghi Hàng loạt và sau đó trong thanh menu, chọn Mới. Điều này mở trình hướng dẫn xóa hàng loạt.
Chọn Tiếp theo.
Trong tìm danh sách, chọn công việc hệ thống.
Trong vùng tiêu chí tìm kiếm, thêm tiêu chí tương tự như mục sau đây:
Loại công việc hệ thống - bằng - xóa hàng loạt
Lý do trạng thái - bằng - Đã thành công
Hoàn tất vào - muộn hơn X tháng -1
Lưu ý
Bạn cũng có thể xóa công việc đã không thành công hoặc bị hủy bỏ.
Nhóm hàng ba tiêu chí:
Chọn mũi tên bên cạnh mỗi hàng tiêu chí và sau đó chọn Chọn Hàng.
Với tất cả ba hàng đã chọn, chọn Nhóm VÀ.
Chọn Tiếp theo.
Trong hộp văn bản tên, nhập tên cho việc xóa hàng loạt.
Chọn một ngày và thời gian cho thời gian bắt đầu công việc; tốt hơn là một thời gian khi người dùng không có tại Microsoft Dynamics 365.
Chọn chạy công việc này sau mỗi hộp kiểm, và sau đó trong danh sách ngày, chọn tần suất bạn muốn công việc để chạy.
Nếu bạn muốn một email thông báo được gửi, chọn gửi một email cho tôi (email@domain.com) khi công việc này kết thúc hộp kiểm.
Chọn Tiếp theo, xem lại lệnh xóa hàng loạt và sau đó chọn Gửi để tạo công việc bình thường.
Phương pháp 10: Xóa Nhật ký kiểm tra
Khi bạn bật kiểm tra, Microsoft Dynamics 365 tạo nhật ký kiểm tra để lưu trữ lịch sử kiểm tra hồ sơ. Bạn có thể xóa những nhật ký kiểm tra để giải phóng dung lượng khi chúng không còn cần thiết.
Cảnh báo
Khi bạn xoá một nhật ký kiểm tra, bạn không còn có thể xem lịch sử kiểm tra cho khoảng thời gian được bao gồm trong nhật ký kiểm tra đó.
Đi đến Thiết đặt > Kiểm tra. (Làm thế nào để tôi đến được đây?)
Trong khu vực Kiểm tra, chọn Quản lý Nhật ký Kiểm tra.
Chọn nhật ký kiểm tra cũ nhất, sau đó chọn Xóa Nhật ký.
Trong thư xác nhận, chọn OK.
Lưu ý
Bạn chỉ có thể xóa nhật ký kiểm tra cũ nhất trong hệ thống. Xóa nhiều hơn một nhật ký kiểm tra lặp lại việc xóa nhật ký kiểm tra có sẵn cũ nhất cho đến khi bạn đã xóa đủ nhật ký.
Xem Thêm
Quản lý dữ liệu cấu hình của bạn
Mã hóa dữ liệu
Quản lý phiên bản Microsoft Dynamics 365 (trực tuyến)
© 2017 Microsoft. Bảo lưu mọi quyền. Bản quyền