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建立整個組織的簽章和免責聲明

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您可以將電子郵件簽章、法律免責聲明或揭露聲明新增至進入或離開組織的電子郵件訊息,以管理電子郵件簽章。 您可以如下所示,設定將它套用至所有內送或外寄郵件。 或者您也可以將它套用至特定郵件,例如包含特定字詞或文字模式的郵件。

建立套用至所有郵件的簽名

請在我們的 YouTube 頻道 上查看此影片和其他影片。

  1. Microsoft 365 系統管理中心中,選取 [Exchange]
  2. 選取 [郵件流程]
  3. 選取 [ 規則]。
  4. 取 [新增規則 +],然後選取 [ 套用免責聲明]
  5. 在 [ 新增規則] 頁面上,完成步驟。

如果您覺得這段影片很有幫助,請查看適用於小型企業和 Microsoft 365 新手的完整訓練系列

提示

全組織簽章稱為「免責聲明」,不論其包含的內容為何。 例如,它們可以只是簽章,也可以包含您的位址、法律免責聲明或您想要的其他資訊。

移至位於 https://admin.cloud.microsoft 的系統管理中心。

移至位於 https://portal.partner.microsoftonline.cn/adminportal 的系統管理中心。

  1. 選取應用程式啟動器 應用程式啟動器圖示,然後選取 [ 系統管理員]

  2. 選取 [系統管理中心],然後選擇 [Exchange]

  3. 在 [郵件流程] 底下,選取 [規則]

  4. 選取 [ + (新增) ] 圖示,然後選擇 [ 套用免責聲明]

  5. 為這個規則命名。

  6. [套用此規則] 下,選取 [套用至所有訊息]

  7. 在 [執行下列動作] 底下,保留選取 [附加免責聲明 ]。

  8. 取 [輸入文字],輸入免責聲明,然後選取 [ 儲存]

  9. 取 [選取一個],選擇 [包裝 為後援] 選項,然後選取 [ 儲存]。 這表示,該免責聲明如果因為加密或其他郵件設定而無法新增,系統會將它包裝在郵件信封中。

  10. 在 [ 例外狀況] 底下,選擇您是否要針對發件者、收件者、附件等設定例外狀況,並遵循這些步驟。

  11. 選擇 [下一步]

  12. [規則模式] 下,選擇 [ 強制] 立即開啟免責聲明,否則選擇 [ 使用原則提示進行測試 ] 或 [ 不使用原則提示進行測試]

  13. 選擇 [嚴重性] 層級。

  14. 選擇 [啟用此規則] 並指定日期。

  15. 選擇 [停用此規則] 並 指定日期。

  16. 如果您只想要執行此簽章規則,請選擇 [停止處理更多規則 ]。

  17. 如果您想要此體驗 ,請選擇 [如果規則處理未完成,請延遲訊息 ]。

  18. 在 [訊息] 下拉式清單的 [比對發件人位址] 下選取 [標],然後選取 [下一步] 和 [完成]

  19. 處理新規則之後,請選取 [ 完成]

全組織簽章的限制

在 Microsoft 365 中管理電子郵件簽章時,您無法執行下列動作:

  • 直接在最新的電子郵件回復或轉寄下插入簽章

  • 在使用者的 [寄件] 資料夾中顯示伺服器端電子郵件簽章

  • 在電子郵件簽章中內嵌影像

  • 略過包含無法更新之變數的行 (例如,因為未為使用者提供值)

若要取得這些功能和其他功能來管理電子郵件簽章,請使用第三方工具。 請對 電子郵件簽章軟體進行因特網搜尋。 其中有一些提供者Microsoft金級合作夥伴,而其軟體提供這些功能。

其他資源

如需使用PowerShell的相關信息,請參閱 Exchange Online中的全組織訊息免責聲明、簽章、頁尾或頁首

將電子郵件和聯繫人移轉至Microsoft 365 (視訊)
用戶電子郵件設置 (文章)
Microsoft 365 系統管理中心概觀 (影片)