Teams 中的生命週期管理方案
Teams 提供的豐富工具組可以在您組織中實作共同作業的生命週期管理流程。 本文將指引 IT 專業人員，透過正確的問題來判斷其生命週期管理的需求，以及使用符合需求的工具。
生命週期管理的規劃至關重要，因為這表示您正在建立的方案可以更有效率地完成工作。 大部分的專案都包含有開始、中期和結束等階段。 團隊也可以建構和使用，並以各種不同的方式使用，不一定能清楚他們處於生命週期的哪個階段。 制定生命週期管理計劃可協助您追蹤組織在這些階段中的專案。
提示
請觀賞下列一段影片以深入了解 Microsoft Teams 中的生命週期：Microsoft Teams 中的控管、管理和生命週期
生命週期的概念
下列概念和定義全都會影響您對生命週期管理所做的決定。
團隊
團隊是促進共同作業的人員、內容和工具的集合。 團隊會定義其成員，以及會套用到這些成員的權限和原則。 Teams 的建置基礎為 Microsoft 365 群組，因此 Microsoft 365 群組成員資格的變更會同步處理至該小組。 就像其他 Microsoft 365 群組一樣，小組會在 Microsoft 365 或 Office 365 中自動佈建 Exchange 信箱、SharePoint 網站、OneNote 筆記本和其他資產。 深入了解 Microsoft 365 群組。
頻道
頻道是團隊實際完成工作的共同作業空間。 每個頻道代表整個團隊中不同的主題或工作流程。 針對每個頻道，系統會自動在 SharePoint 網站上建立一個資料夾，儲存該頻道共用的所有檔案，讓使用者能夠輕鬆尋找及處理他們所關注的文件。 您也可以使用與特定工作流程相關的應用程式來擴充頻道，例如，您可以將 Power BI 儀表板新增至頻道，追蹤專案某一層面的成功。
團隊存取類型
這些設定決定誰可以加入團隊：
- 私人團隊限團隊擁有者核准的團隊成員。 這是大型組織中專案團隊和虛擬團隊的標準設定。
- 公開團隊對組織中的任何人開放，任何人都能直接加入。 這項設定對於在不同專案中工作的不同部門人員、針對一般興趣的主題進行共同作業時非常有用。 這是非常適合小型組織的預設設定。
團隊使用者類型和系統管理員角色
團隊使用者類型決定團隊成員擁有的控制權：
- 團隊建立者擁有可以在目錄中建立群組或團隊的權限。 系統管理員可以將此使用者類型限制為系統管理員或使用者的子集。 如需詳細資訊，請參閱管理能建立 Microsoft 365 群組的使用者 (部分機器翻譯)。 小組建立者會自動成為小組的擁有者。
- 團隊擁有者管理團隊的成員資格和設定。 每個團隊最多可以有 100 位團隊擁有者。
- 團隊成員是參與團隊的組織成員。
- 來賓是組織外部的使用者。 如果您的組織已啟用來賓存取，則擁有電子郵件地址的任何人都可以受邀成為來賓。
注意事項
若要深入了解團隊擁有者和團隊成員的能力，請參閱在 Microsoft Teams 中指派角色和權限。
Teams 系統管理員角色決定每個系統管理員角色持有者所擁有的能力。 以下文章包含這些內容的說明：使用 Microsoft Teams 系統管理員角色管理 Teams。
開始使用前必須做出的 IT 決策
在向組織推出 Teams 前，請先實作組織已決定為必要的任何控管原則。 這些原則包括如命名慣例、到期原則、保留原則等項目。 一般來說，在組織內擴大部署之前實作這些需求會較為容易。
如需詳細資訊，請參閱 Teams 中的控管方案。
Teams 生命週期階段
一般來說，團隊的目的與專案一致或與完成目標有關。 即使團隊是根據共同的興趣而形成，團隊的成員資格可能會隨著時間而有所變更，討論內容顯得陳舊過時，只是在不同的團隊中以稍微不同的方式再次呈現。
每個團隊都有開始，就是團隊建立和頻道設定的時候；中期時，團隊會被使用且共同作業會發生以符合工作流程的節奏；接著 (有時) 是結束，團隊會完成其目的並到達使用期限的終點。
如需詳細資訊，請參閱在 Microsoft Teams 系統管理中心管理團隊。
階段 1：開始
建立團隊
第一個步驟是定義團隊的目標 (範圍可從商務流程到組織結構再到專案，或者只是建立開放、未結構化的共同作業中心)。 定義團隊的目標與找出正確的人員有密不可分的關係。 在可行的情況下，透過以廣泛成員資格為目標來促進開放式共同作業不失為一個好方法。
團隊擁有者可以邀請團隊成員、設定團隊圖片和說明，以及設定個別成員的權限。
提示
為顧及缺席或重新指派的情形，最佳做法是找出至少兩位團隊擁有者。
團隊來源
團隊來源可以有各種不同的方法，包括：
- 從頭開始建立團隊。 使用個人的電子郵件別名或使用者名稱新增成員，或是展開通訊群組清單。
- 從現有團隊建立團隊，然後使用該團隊的頻道設定和任何應用程式設定做為範本。 您也可以選擇使用該團隊的成員資格清單。
- 將團隊新增至現有的 Microsoft 365 群組，這樣也可讓團隊存取信箱和 SharePoint 網站。
- 使用 Microsoft Graph Teams API 或 PowerShell Cmdlet 建立團隊。 API 可以根據全域通訊錄的屬性 (例如地區或部門) 或商務流程 (例如客戶參與或教室名冊)，透過程式設計的方式建立團隊。
請利用下列連結取得更多有關組織團隊的詳細資訊：
 決策點 |
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 後續步驟 |
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設定頻道
任何擁有適當權限的團隊擁有者或成員都能在團隊中建立頻道。 請務必將每個頻道的目標納入考量，您的選項包括有與專案相關的共同作業、主題的討論或共同興趣的領域等。 依預設，每個團隊都包含有 [一般] 頻道；大部分團隊的需求不只這一個，因此成員會建立額外的頻道。 頻道組很可能會隨著新主題或專案的提出而蓬勃發展，討論的成長比成員剛加入頻道時更為快速。
為引起興趣，頻道擁有者可以張貼歡迎訊息，將相關文件上傳至 [檔案] 索引標籤，或是在頻道中新增索引標籤或連接器。 擁有者也可以設定頻道的描述，可以將重要頻道「自動加入我的最愛」，使這些頻道能夠依預設對所有團隊成員列出。
建立頻道名稱之前請三思，因爲在小組中重新命名頻道並不會重新命名 SharePoint 文件庫中對應的資料夾，這可能會造成終端使用者混淆。
| 決策點 |
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後續步驟 |
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階段 2：中期
隨著團隊合作的開始，團隊的成員資格可能會隨著頻道階層開始演進。 除非團隊需要進行嚴格的控制和鎖定，否則鼓勵深入探索不失為一個好主意，即使探索沒有結果。 隨著使用者變得更舒適，他們可以嘗試@team提及、將頻道標示為我的最愛，以及使用 [一般] 頻道來熟悉張貼內容。 每個團隊都是獨一無二的；讓使用情況指引設計的演進。 透過團隊報告功能監視團隊的使用情況和健康情況。
信賴、包容和共同作業的精神會蓬勃發展，因為關鍵的群組溝通可以在 Teams 中起始並延續下去。 比起一對一交談，團隊成員更加看重群組交談的實用性。 個別團隊傾向借助有趣的功能 (如 Giphys 和貼紙) 開發出自己的風格。 同時，有一點很重要，就是任何時候都不鼓勵惡意或無禮的行為。
團隊並非一成不變，因此需要偶爾的監督和照料。 以下是一些最佳做法：
- 如果使用率開始往下掉，利用風雲人物維持使用率，同時間可以探索和傳播有創意的新行為。
- 謹慎地管理來賓，確保來賓的存取權在業務需求結束時終止。
- 鼓勵成員將交談討論串與主旨列搭配使用，以改善瀏覽頻道時的可見度和關注度。
- 讓頻道隨著業務需求而演進，必要時新增新頻道並讓舊頻道逐漸退場 (或者，如果頻道包含敏感性或暫時性資料，您可以根據保留需求，考慮封存或刪除頻道)。
- 隨著大型群組或興趣型領域的出現，打造全新的團隊。
- 嘗試不同頻道的共同作業，例如與文件相關的頻道會議或索引標籤交談。
- 使用 Microsoft Teams 行動裝置應用程式來提高參與。
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後續步驟 |
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階段 3：結束
當團隊的工作持續到自然結束，正式告知團隊已結束非常重要。 這樣可以讓團隊成員感覺到團隊已關閉，也可以避免任何人存取過期過時的資訊。 您可以利用團隊本身來舉辦如事後剖析和執行摘要等的關閉儀式。
您可以刪除您知道已不再需要的團隊 (例如專為測試而建立的團隊，或是含有敏感性資料的團隊)。 實際上，團隊會以「虛刪除」的方式刪除，而 IT 人員最多可以在 30 天內復原。 刪除團隊不會影響依照合規性原則而保留的任何交談或內容。 頻道也有「虛刪除」，而且可以在刪除後最多 30 天內回復。 刪除頻道並不會刪除 SharePoint 文件庫中的資料夾或內容。
除了封存功能之外，您也可以使用到期和保留原則，針對不再使用的團隊或是擁有者已離開組織的團隊，減少這些團隊的曝光率。
套用到 Teams 或相關服務（例如 SharePoint）的保留原則，可能會禁止刪除小組。 此外，請考慮小組中的內容通常不只是 SharePoint 文件庫中的檔案；其中有交談、Planner 看板、wiki、表單結果、記錄的會議、OneNote 筆記本，以及其他各種內容。
如需設定到期和保留原則的相關資訊，請參閱 Microsoft Teams 安全性與合規性概述。
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後續步驟 |
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