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自定義組織中信箱的封存和刪除原則

若要保留和刪除電子郵件,建議您使用 Microsoft 365 保留原則和保留卷標,而不是從 Exchange Online (MRM) 的舊傳訊記錄管理。 不過,仍然使用此較舊功能的一個有效原因是要自動將電子郵件從使用者的主要信箱移至其 封存信箱。 您可能也需要使用 MRM 將保留和刪除設定套用至信箱中的特定資料夾,而不是整個信箱。

使用本文作為範例案例,以進一步瞭解使用 MRM 保留原則和保留標記的這兩個有效原因。 針對所有其他保留和刪除案例,請使用 Microsoft 365 保留原則和保留標籤。

我們的範例案例中的設定步驟會要求您建立 MRM 保留原則,然後指派給信箱。 此原則會在指定的時間后,將專案移至使用者的封存信箱,並在項目達到特定存留期限制之後,從 [刪除的專案] 資料夾中刪除專案。

決定要移動或刪除哪些專案以及何時發生的實際規則稱為 保留標記。 保留標記會連結至 MRM 保留原則,而該原則接著會指派給使用者的信箱。 保留標記會將保留設定套用至使用者信箱中的個別郵件和資料夾。 它會定義郵件在信箱中保留多久的時間,以及當訊息達到指定的保留期限時所採取的動作。 當訊息達到保留期限時,郵件會移至使用者的封存信箱,或是已刪除。

提示

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指示的範例案例

本文中的步驟會為名為 Alpine House 的虛構組織設定封存和保留原則。 此範例部署需要下列工作:

  • 步驟 1:為組織中的每個使用者啟用封存信箱。 此程式可為使用者提供更多信箱儲存空間,而且這是必要專案,因此保留原則可以自動將專案移至封存信箱。 使用者也可以手動將專案移至其封存信箱以進行封存儲存。

  • 步驟 2:Create 兩個自訂保留標記來執行下列動作:

    • 自動將 3 年的專案移至使用者的封存信箱。 將專案移至封存信箱可釋放使用者主要信箱中的空間。

    • 自動從 [刪除的郵件] 資料夾中移除 5 年的專案。 這也會釋出使用者主要信箱中的空間。 如有必要,使用者將有機會復原這些專案。 For more information, see the final bullet in the More information section.

  • 步驟 3:Create 新的保留原則,並將新的自定義保留標記新增至其中。 此外,您將新增內建保留標籤,但無法使用建議的 Microsoft 365 保留標籤來達成,因為它也會將專案移至封存信箱。 這是在 1 年後封存的個人標記,當使用者想要比預設的 3 年還短的封存期間時,可以指派給信箱中的專案。

  • 步驟 4:以您已建立的新保留原則取代預設 MRM 原則。

您也可以選擇性地 執行受控資料夾小 幫手來套用新的設定,並將新的保留原則設為貴組織的 預設值

您可以遵循本文中的部分或所有步驟,協助您瞭解如何為組織中的信箱設定自己的封存和刪除原則。 建議您先在幾個信箱上測試此程式,再於組織中的所有信箱上實作。

設定封存和刪除原則之前

  • 若要遵循此範例設定,請使用不會影響生產網路上使用者的隔離測試環境。 然後將您的學習帶至生產網路。

  • 在隔離的測試環境中,請考慮使用全域系統管理員帳戶,以便執行此範例案例的所有步驟。 在生產環境中,一律使用授與最低許可權的系統管理角色。

  • 當您建立新的用戶帳戶,併為使用者指派 Exchange Online 授權時,系統會自動為使用者建立信箱。 建立信箱時,系統會自動指派名為預設 MRM 原則的預設保留原則。 在此部署範例中,您將建立新的 MRM 保留原則,然後將其指派給使用者信箱,取代預設 MRM 原則。 信箱一次只能指派一個 MRM 保留原則。

  • 若要深入瞭解 Exchange Online 中的保留標記和 MRM 保留原則,請參閱保留標記和保留原則,以及相關聯的指示。 例如:

步驟 1:為使用者啟用封存信箱

第一個步驟是確保組織中的每個使用者都有封存信箱。 必須啟用使用者的封存信箱,以便在我們的範例案例中,具有「移至封存」保留動作的保留標籤可以在保留期限到期後移動專案。

如需啟用封存信箱的指示,請參閱 在 Microsoft 365 中啟用封存信箱

注意事項

您可以在此程式期間隨時啟用封存信箱,只要在完成程式之前於某個時間點啟用信箱即可。 如果未啟用封存信箱,則不會對已指派封存或刪除原則的任何項目採取任何動作。

步驟 2:Create 封存和刪除原則的新保留標記

在此步驟中,您將建立先前針對範 案例所述的兩個自定義保留標記。

  • 自定義封存默認原則標籤,我們將命名為「Alpine House 3 年移至封存」。
  • 針對 [刪除的專案] 資料夾設定的自定義保留原則標籤,我們將命名為「Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery」。

針對此設定,您可以使用 Microsoft Purview 入口網站Microsoft Purview 合規性入口網站

  1. 根據您使用的入口網站,流覽至下列其中一個位置:

    系統會顯示您組織的保留標籤清單。

請遵循如何為案例建立範例保留標籤的逐步指示。

Create 自定義封存默認原則標籤

首先,在我們的範例案例中,您將建立自定義封存默認原則卷標 (DPT) ,以在 3 年後將專案移至封存信箱。

  1. [MRM 保留標記 ] 頁面上,選取 [ + 新增標籤],然後在 [ 為您的標籤標命名 ] 頁面上,輸入新保留標記的名稱,以及說明自定義保留標記用途的選擇性描述。

    在我們的範例案例中,我們將此標記命名為「Alpine House 3 年移至封存」。

  2. 在 [ 定義如何套用標籤] 頁面上,選取 [ 自動套用至整個信箱 (預設)

  3. 在 [ 定義保留設定 ] 頁面上,完成下列欄位:

    1. 當項目達到下列年齡時, (天數) 輸入保留期間的持續時間。 在此案例中,專案會在 1095 天后移至封存信箱, (3 年) 。

    2. 針對 [保留動作 ],選取 [ 將專案移至封存 ],以在保留期間到期時將專案移至封存信箱。

  4. 取 [下一步],然後檢閱並提交 以建立自定義封存 DPT。

新的封存 DPT 會顯示在保留標記清單中。

Create [刪除的專案] 資料夾的自訂保留原則標籤

要為範例案例建立的第二個保留標記是自定義保留原則標籤, ([刪除的郵件] 資料夾的 RPT) 。 此保留標記會在 5 年後刪除 [刪除的專案] 資料夾中的專案,並在使用者可以使用 [復原刪除的專案] 工具來復原專案時提供復原期間。

  1. 回到 [MRM 保留標記 ] 頁面,選取 [ + 新增標籤],然後在 [ 為您的卷標命名 ] 頁面上,輸入新保留標記的名稱,以及說明自定義保留標記用途的選擇性描述。

    在我們的範例案例中,我們將此卷標命名為「Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery」。

  2. 在 [ 定義標籤的套用方式 ] 頁面上,選取 [ 自動套用至預設資料夾 ],然後針對 [ 將標籤套用至此資料夾 ] 選項選取 [ 已刪除的專案]

  3. 在 [ 定義保留設定 ] 頁面上,完成下列欄位:

    1. 當項目達到下列年齡時, (天數) 輸入保留期間的持續時間。 在此案例中,專案將在1825天后刪除 (5年) 。

    2. 針對 [保留動作 ] 選取 [刪除],並允許復 原在保留期間到期時刪除專案,但允許使用者在刪除的專案保留期間內復原已刪除的專案 (預設為 14 天) 。

  4. 選取 [下一步],然後檢閱並提交 以建立自定義刪除 DPT。

新的 RPT 會顯示在保留標記清單中。

步驟 3:Create 新的保留原則

建立自定義保留標記之後,我們範例案例的下一個步驟是建立新的保留原則並新增保留標記。 您將新增您在步驟 2 中建立的兩個自定義保留標記,以及為您預先設定的內建標籤。 在步驟 4 中,您會將這個新的保留原則指派給使用者信箱。

  1. 根據您使用的入口網站,流覽至下列其中一個位置:

  2. 在 [ MRM 保留原則] 頁面上,選取 [ 新增原則]

  3. 在 [ 名稱] 方 塊中,輸入新保留原則的名稱;例如, Alpine House 封存和刪除原則

  4. 取 [+ 新增標籤]

    您組織中的保留標籤清單隨即顯示,其中包括您在步驟 2 中建立的自訂標籤。

  5. 新增詳細資訊 一節中 所述的 3 個保留標記:

    • Alpine House 3 年移至封存 - 在這些指示的步驟 2 中建立的自定義封存默認原則標籤
    • Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery - 這些指示步驟 2 中建立之 [刪除的專案] 資料夾的自定義標籤
    • 個人 1 年移至封存 - 預先設定的內建標籤

    若要新增這些保留標記,請選取它們,然後選取 [ 新增]

  6. 回到 [ 設定原則 ] 頁面,選取 [ 下一步 ] 以檢閱並提交新的原則。

新的保留原則會顯示在清單中。 選取它,即可在詳細資料窗格中顯示連結到它的保留標記。

步驟 4:將新的保留原則指派給使用者信箱

建立新的信箱時,預設會指派名為預設 MRM 原則的保留原則。 在我們的範例案例中,在此步驟中,您會將您在步驟 3 中建立的新保留原則指派給組織中的使用者信箱,以取代此保留原則。

需要取代,因為信箱一次只能指派一個 MRM 保留原則。 此步驟假設您會將新原則指派給組織中的所有信箱。

若要遵循這些步驟,請確定您使用 新的 Exchange 系統管理中心,而不是傳統版本。

  1. (EAC) 登入 Exchange 系統管理中心 ,然後移至 [收件者>信箱]

    系統會顯示您組織中所有使用者信箱的清單。

  2. 選取 [ 顯示名稱] 的方塊,以選取所有信箱。

  3. 選取 [ 信箱原則] 選項。

  4. 在 [ 信箱原則 ] 飛出視窗窗格的 [ 保留原則] 下,選取您在步驟 3 中建立的保留原則;例如, Alpine House 封存和保留原則

  5. 取 [儲存 ] 以儲存新的保留原則指派。

  6. 若要確認已將新的保留原則指派給信箱:

    1. 在 [信箱] 頁面上選取信

    2. 在所選使用者的信箱屬性頁面上,選取 [ 信箱]

    系統會針對保留原則顯示指派給信箱的新 原則名稱。

(選擇性) 步驟 5:執行 Managed 資料夾小幫手以套用新的設定

在步驟 4 中將新的保留原則套用至信箱之後,Exchange Online 最多可能需要 7 天的時間,才能將新的保留設定套用至信箱。 這是因為稱為受控 資料夾助理 的進程至少每7天處理信箱一次。 您可以在 PowerShell 中執行 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet,而不是等待 Managed Folder Assistant 執行,以強制執行此 Exchange Online 動作。

當您執行Managed資料夾助理時,會發生什麼事? 它會藉由檢查信箱中的專案,並判斷它們是否受限於保留,來套用保留原則中的設定。 然後,它會使用適當的保留標記來戳記受保留的項目,然後對超過保留期限的項目採取指定的保留動作。

以下是聯機到 Exchange Online PowerShell,然後在組織中每個信箱上執行受控資料夾小幫手的步驟。

  1. 連線至 Exchange Online PowerShell

  2. 執行下列兩個命令,為組織中的所有使用者信箱啟動 [Managed 資料夾小幫手]。

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

這就對了! 您已為 Alpine House 組織設定封存和刪除原則。

受控資料夾小幫手的詳細資訊

如先前所述,Managed 資料夾助理至少每 7 天處理信箱一次。 因此,受控資料夾小幫手可以更頻繁地處理信箱。 此外,系統管理員無法預測受控資料夾小幫手下次處理信箱時,這是您可能想要手動執行信箱的原因之一。

不過,如果您想要暫時防止受管理的資料夾小幫手將新的保留設定套用至信箱,您可以執行 Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true 命令,暫時停用受管理的資料夾小幫手來處理信箱。

若要重新啟用信箱的受控資料夾助理,請執行 Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false 命令。

最後,如果信箱使用者有停用的帳戶,專案就不會移至該信箱的封存信箱。

(選擇性) 步驟 6:將新的保留原則設為貴組織的預設值

在步驟 4 中,您必須將新的保留原則指派給現有的信箱。 但您可以設定 Exchange Online,以便將新的保留原則指派給未來建立的新信箱。

您可以使用 Exchange Online PowerShell 來更新組織的預設信箱方案。 信箱方案是一種範本,會自動設定新信箱上的屬性。 在這個選擇性步驟中,您可以使用您在步驟 3 中建立的 MRM 保留原則,取代預設指派給信箱方案 (的目前保留原則,預設的 MRM 原則) 。 更新信箱方案之後,新的 MRM 保留原則會指派給新的信箱。

  1. 連線至 Exchange Online PowerShell

  2. 執行下列命令,以顯示組織中信箱方案的相關信息。

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    請記下設為預設的信箱方案。

  3. 執行下列命令,將您在步驟 3 (中建立的新 MRM 保留原則指派給預設信箱方案,例如 Alpine House 封存和保留 原則) 。 此範例假設預設信箱方案的名稱是 ExchangeOnlineEnterprise

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. 您可以在步驟 2 中重新執行 命令,以確認指派給預設信箱方案的 MRM 保留原則已變更。

其他相關資訊

  • 信箱專案的保留期限是從傳遞日期計算而來。 或從建立專案的日期開始,例如未傳送但由使用者建立的草稿訊息。 當受管理的資料夾助理員處理信箱中的項目時,它會針對其保留標記具有 [刪除並允許復原] 或 [永久刪除] 保留動作的所有項目,加上開始日期和到期日的戳記。 具有封存標記的專案會加上移動日期的戳記。

  • 下表提供本文中自定義 MRM 保留原則之每個保留標記的詳細資訊。

    保留標籤 此標籤的作用 內建或自定義? 類型
    Alpine House 3 年移至封存
    將 1095 天 (3 年的專案) 移至封存信箱。
    自訂 (請參閱步驟 2:Create 封存和刪除原則的新保留標記)
    默認原則標記 (封存) ;此標記會自動套用至整個信箱。
    Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery
    從 5 年的 [刪除的信件] 資料夾中刪除專案。 使用者在刪除這些項目之後,最多可以復原 14 天。 如需詳細資訊,請參閱下一個清單專案。
    自訂 (請參閱步驟 2:Create 封存和刪除原則的新保留標記)
    保留原則標籤 (刪除的專案) ;此標籤會自動套用至 [刪除的專案] 資料夾中的專案。
    個人 1 年移至封存
    將專案移至封存信箱 1 年後。
    內建
    個人;此標籤可由使用者套用。
  • 用戶可以在 Outlook 和 Outlook 網頁版 中使用 [復原刪除的專案] 工具,在已刪除的專案保留期間內復原已刪除的項目,預設為 14 天的 Exchange Online。 系統管理員可以使用 Exchange Online PowerShell,將已刪除的專案保留期間增加到最多 30 天。 如需詳細資訊,請參閱:復原 Windows 版 Outlook 中已刪除的專案,以及變更 Exchange Online 中信箱的已刪除專案保留期限