管理 Microsoft Teams 的保留策略

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  • 适用于:
    Microsoft Teams

注意

如果在 Teams 中看到一条消息，并且该消息显示聊天或消息已被保留策略删除，请参阅 Teams 消息中的保留策略。

本页上的信息适用于管理这些保留策略的 IT 管理员。

保留策略和 Microsoft 365 的保留标签可以帮助你更高效地管理组织中的信息。 可以配置保留设置，以保留符合组织内部策略、行业法规或法律要求所需的数据。 还可以通过配置保留设置来删除被视为不利因素的数据、不再需要保留的数据，或不具有法律或商业价值的数据。

Teams 支持聊天和频道消息中的保留策略。因此，作为管理员，你可以主动决定是保留数据、删除数据还是将其保留一段时间后再删除。 这些操作的保留期的始终始于创建消息的时间。 可将 Teams 保留策略应用于整个组织或特定用户和团队。 Teams 不支持保留标签。

注意

保留策略支持共享通道。

如需详细了解 Microsoft 365 中的保留解决方案，请参阅详细了解保留策略和保留标签。

受 Teams 保留策略约束的用户必须收到正式许可，例如 Office 365 E3 或 Office 365 A3。 有关这些保留策略的其他许可选项，请参阅 Microsoft 365 许可指南中的Microsoft Purview 数据生命周期管理部分，了解安全性 & 合规性。 如需了解有关 Teams 许可的详细信息，请参阅 Microsoft Teams 服务说明。

Teams 保留策略如何支持保留和删除操作

如果将 Teams 保留策略配置为保留聊天或频道消息，用户仍然可以在其 Teams 应用中编辑和删除其消息。 尽管用户在 Teams 中不再看到其预先编辑或删除的邮件，但这些邮件中的数据将存储在安全的位置，该位置专为合规性管理员进行电子数据展示搜索而设计。 此数据不会在已配置的保留期结束前永久删除。如果另一个保留策略被配置为保留此数据，或者此数据受 电子数据展示保留约束，那么此数据也不会被永久删除。

当保留策略被配置为删除聊天和频道消息时，这些消息将符合自动删除的条件。 如果消息仍显示在 Teams 应用中，它们将从该应用中消失，同时用户将被告知保留策略已删除这些消息。 如果消息此前受保留操作约束，并且已被用户编辑或删除，则这些消息现在将从安全位置中删除，并且无法再在电子数据展示搜索中找回。

这些策略如何发挥作用，需取决于你的策略配置、用户操作以及 Teams 保留策略中包含和排除了哪些消息数据。如需详细了解，请参阅详细了解用于 Microsoft Teams 的保留部分。 该页还解释了为什么在保留策略删除消息时有时可能会遇到延迟。 例如，在保留策略中配置的过期期限内，Teams 应用中的用户最多可以看到消息。

如果使用不同的保留设置设置多个 Teams 保留策略，则保留原则可解决所有冲突。 例如：

  • 如果保留或删除相同内容之间存在冲突，则始终将内容保留在安全位置，以便合规性管理员可通过电子数据展示对其进行搜索。

    出于法律或调查原因，此原则也适用于电子数据展示保留的消息。

  • 如果保留相同内容的时间存在冲突，则会在安全位置保留最长的保留期。

当你有多个 Teams 保留策略时，这两个保留原则解决了大部分可能由此引发的冲突。如需了解详细信息，请参阅保留原则，或如何创建优先级？

何时使用 Teams 的保留策略

在许多情况下，组织认为与频道消息相比，私人聊天数据将造成更大的负担，因为频道消息通常是与项目更为相关的会话。

可以有效地为所有 Teams 邮件配置单个保留策略。 或者，若要进行更精细的控制，可以：

  • 对私人聊天具有单独的保留策略， (1：1 或 1：1：1 聊天) 、来自标准频道的消息或来自私人频道的消息。

  • 仅将策略应用于组织中的特定用户或团队。 对于 Teams 聊天和私人频道，可以选择策略应用于哪些用户。 对于 Teams 频道消息，可选择要为其应用策略的团队。

例如，对于标准频道消息：为组织中的特定团队创建保留策略，并在一年后使用删除操作配置该策略。 然后，为所有其他团队的标准频道消息创建另一个保留策略，并在三年后使用删除操作配置该策略。

在 Teams 创建并管理保留策略：

若要为 Teams 消息创建或编辑保留策略，请使用 创建和配置保留策略 和 Teams 保留策略 选项卡中的说明。

该页包含为 Microsoft 365 中其他工作负荷创建和管理保留策略的补充信息。 例如，你可能还希望为 Microsoft 365 组创建保留策略，以保留和删除在 Teams 中访问并存储在 OneDrive 或 SharePoint 中的文件。

最终用户体验

对于私人聊天（1：1 聊天）或群组聊天，用户将看到早于保留策略配置的聊天被删除，并在尚未删除的消息顶部看到一条自动生成的消息：“鉴于你所在组织的保留策略，我们删除了较旧的消息”。 例如：

用户在 Teams 中通知聊天消息由于 Teams 保留策略而被删除。

Teams 中的用户解释消息会因 Teams 保留策略而被删除。

对于频道消息来说，用户（频道成员）将在消息过期后看到已删除消息从视图中消失。 如果已删除的消息是线程会话的父消息，则父消息将由一条消息取代：“由于保留策略，此消息已被删除”。 例如：

保留前通道的屏幕截图。

保留后通道的屏幕截图。

注意

此时，无法配置用户看到的由于删除消息而显示的消息。

这些显示的消息中的链接将转到Teams 消息中的保留策略。 此文档适用于最终用户，有助于回答一些基本问题，让用户了解为什么他们的消息会被删除。 但是，作为保留策略部署的一部分，请确保向用户和技术支持人员传达配置设置的影响。