Formspace （预览版）

Formspace 是一个在线表单和工作流平台，可帮助团队收集结构化信息、协调审批和管理后续工作。 使用此集成可以从新的表单响应或特定工作流步骤启动自动化过程，访问响应数据和上传的文件，并为电子邮件、存储和其他业务系统生成响应 PDF。

此连接器在以下产品和区域中可用：

Service Class 区域
Copilot Studio 高级 除以下各项外的所有 Power Automate 区域：
     - 美国政府 （GCC）
     - 美国政府 （GCC High）
     - 由世纪互联运营的中国云
     - 美国国防部（DoD）
逻辑应用程序 标准 除以下各项外的所有 逻辑应用区域 ：
     - Azure 政府区域
     - Azure中国区域
     - 美国国防部（DoD）
Power Apps 高级 除以下各项外的所有 Power Apps 区域：
     - 美国政府 （GCC）
     - 美国政府 （GCC High）
     - 由世纪互联运营的中国云
     - 美国国防部（DoD）
Power Automate 高级 除以下各项外的所有 Power Automate 区域：
     - 美国政府 （GCC）
     - 美国政府 （GCC High）
     - 由世纪互联运营的中国云
     - 美国国防部（DoD）
联系人
名称 Formspace 支持
URL https://formspace.com/contact
Email support@formspace.com
连接器元数据
Publisher VP LABS PTY LTD
网站 https://formspace.com
隐私策略 https://formspace.com/privacy
类别 生产力;业务管理

Formspace

Formspace 可帮助团队创建表单、收集响应并协调后续工作。 提交表单响应或已发布的 Formspace 工作流到达连接目标时，此连接器将启动自动流。 它还提供用于检索提交的文件和响应 PDF 的操作。

先决条件

  • Formspace 帐户。
  • 拥有窗体或工作流的 Formspace 中的成员身份。
  • 在响应提交的触发器可以运行之前发布的表单。
  • Formspace 订阅中的可用工作流运行容量。

触发器

提交表单响应时

每当所选已发布的表单收到已完成的响应时，就会启动流。 触发器提供表单、响应、受访者和答案数据。 答案属性是从所选窗体的已发布架构中键入的，或者从其当前草稿架构键入（如果尚未发布该窗体）。

若要使用此触发器，请使用：

  1. 创建自动化流并选择“ 提交表单响应时”。
  2. 登录到 Formspace。
  3. 选择窗体空间和窗体。
  4. 保存流。

触发器独立于 Formspace 工作流发布运行。 保存连接后，该流也会显示为窗体工作流画布上 提交的窗体 下的只读连接。

由 Formspace 工作流调用时

将流注册为可由 Formspace 工作流选择的可重用目标。 当审批、条件、分支或更早的工作流操作应在流启动时控制此触发器。

若要使用此触发器，请使用：

  1. 创建自动化流，然后选择 Formspace 工作流调用时。
  2. 登录到 Formspace。
  3. 选择窗体空间并输入目标的名称。
  4. 保存流。
  5. 在 Formspace 中，将 Run Power Automate 流添加到窗体工作流并选择目标。
  6. 连接应在其中运行和发布工作流的块。

触发器提供一个稳定的事件信封，其中包含表单、响应、受访者、工作流、答案和审批上下文。 目标属于所选的 Formspace，可由多个工作流块重复使用。

行动

获取提交的文件内容

返回使用提交的响应上传的文件的二进制内容、原始文件名和内容类型。 使用 Formspace 触发器提供的响应 ID 和持久文件引用。

获取响应 PDF

生成包含提交的响应及其 Formspace 工作流历史记录的 PDF。 使用任一 Formspace 触发器提供的响应 ID。

已知问题和限制

  • 如果在配置响应提交的触发器后表单架构发生更改，请在使用新添加或更改的答案字段之前刷新或重新选择触发器。
  • 文件和签名应答 URL 在 24 小时后过期。 上传的文件还包括 获取提交的文件内容的持久文件引用。 签名图像必须在其临时 URL 过期之前复制。
  • 如果从 Formspace 中删除连接所有者、禁止或删除连接所有者，则传递将暂停。 当前成员可以重新创建触发器以获取连接的所有权。
  • 关闭或删除触发器会断开其传递的连接。 现有 Formspace 工作流块保留其所选目标，以便以后可以重新连接同一流。
  • 自动化运行受 Formspace 订阅的每月工作流运行限额的约束。

Support

操作

获取响应 PDF

生成包含提交的响应及其 Formspace 工作流历史记录的 PDF。
获取提交的文件内容

使用 Formspace 触发器提供的文件引用从提交的响应下载文件。

获取响应 PDF

操作 ID:
GetResponsePdf

生成包含提交的响应及其 Formspace 工作流历史记录的 PDF。

参数

名称 密钥 必需 类型 说明
响应 ID
 responseId True string

表单空间触发器中提交的响应 ID。

返回

响应
file

获取提交的文件内容

操作 ID:
GetSubmittedFileContent

使用 Formspace 触发器提供的文件引用从提交的响应下载文件。

参数

名称 密钥 必需 类型 说明
响应 ID
 responseId True string

表单空间触发器中提交的响应 ID。
文件引用
 fileReference True string

提交的文件答案中的不透明文件引用。

返回

响应
file

触发器

提交表单响应时

每当所选窗体收到新响应时，启动此流。
由 Formspace 工作流调用时

将此流注册为 Formspace 工作流的可重用目标。

提交表单响应时

操作 ID:
WhenResponseSubmitted

每当所选窗体收到新响应时，启动此流。

参数

名称 密钥 必需 类型 说明
Formspace
 organizationId True string

包含窗体的 Formspace。
Form
 formId True string

其响应启动此流的窗体。

返回

此操作输出是动态内容。

由 Formspace 工作流调用时

操作 ID:
WhenInvokedByWorkflow

将此流注册为 Formspace 工作流的可重用目标。

参数

名称 密钥 必需 类型 说明
Formspace
 organizationId True string

可以调用此流的 Formspace。
Formspace 中的名称
 name True string

用于在 Formspace 中选择此流的友好名称。

返回

Body
WorkflowTriggerPayload

定义

TriggerForm

名称 路径 类型 说明
id
 id string

表单 ID。
标题
 title string

窗体标题。

TriggerResponse

名称 路径 类型 说明
id
 id string

响应 ID。
number
 number integer

窗体的顺序响应编号（如果可用）。
url
 url uri

指向响应的 Formspace 链接。
submittedAt
 submittedAt date-time

提交响应后，当可用时。

TriggerRespondent

名称 路径 类型 说明
电子邮件
 email email

当可用时，被调查者已验证的电子邮件地址。

WorkflowTriggerPayload

名称 路径 类型 说明
事件
 event TriggerEvent
窗体
 form TriggerForm
响应
 response TriggerResponse
被告
 respondent TriggerRespondent
工作流
 workflow TriggerWorkflow
answers
 answers object

提交的答案作为打开的对象。
审批
 approval object

此流遵循审批时当前的审批数据。

触发事件

名称 路径 类型 说明
id
 id string

此调用的唯一标识符。
类型
 type string

事件类型。
triggeredAt
 triggeredAt date-time

工作流调用连接的流时。

TriggerWorkflow

名称 路径 类型 说明
runId
 runId string

工作流运行 ID。
versionId
 versionId string

已发布的工作流版本 ID（如果可用）。
blockId
 blockId string

调用此流的块 ID。
blockName
 blockName string

Formspace 中显示的块名称。

文件

这是基本数据类型“file”。