本文介绍自动将预付款应用于供应商发票的功能。 可以作为采购协议的一部分为采购订单创建预付款。 收到供应商发票后，预付款可用于结算供应商发票中的应付帐款。 新功能使系统能够在导入供应商发票时自动使用供应商发票上的采购订单编号查找相应的预付款。
如果找到预付款并且可以应用，行将被添加到现有发票行以应用预付款。 在发票匹配过程中，不会考虑预付款行。
以下要点描述在执行不同的采购流程时如何应用预付款：
- 每个采购订单 一张供应商发票–采购订单上的预付款将应用于供应商发票。
- 多个采购订单 一张供应商发票 - 所有采购订单上的预付款都将应用于供应商发票。
- 每个采购订单 有多张供应商发票–采购订单上的预付款将应用于第一个导入的供应商发票。 如果预付款金额超出发票金额，预付款应用将失败，您必须手动应用预付款。
- 多个采购订单 的多个供应商发票–采购订单上的预付款将应用于第一张相关发票。 如果预付款金额超出发票金额，预付款应用将失败，您必须手动应用预付款。 如果预付款后剩余的所有预付款全部应用于第一个发票，其可以应用于随后的发票。
如果尝试应用预付款失败，预付款应用失败时锁定跟进自动化流程选项的设置将决定后续步骤：
- 是 –错误消息“自动应用预付款：失败”将添加到自动化历史记录中，并且发票仍保留在待定供应商发票列表中。 在手动应用预付款之前，发票将一直被锁定。
要手动应用预付款，请转到待处理供应商发票。 在发票详细信息页面上，将锁定发票的包括在自动化流程中选项设置为否。 您现在可以手动应用预付款。 应用预付款后，将包括在自动化流程中选项设置为是，以可以自动处理发票。
您还可以通过将包括在自动化流程中选项设置为否，然后将其设置回是，来绕过预付款的自动应用。 您将收到以下消息：“此采购订单已存在预付款。 是否要为所选供应商发票忽略该预付款？”选择是。 自动化历史记录中添加了消息“已手动绕过预付款应用”，自动流程再次运行时，不会锁定供应商发票。
- 否 –后续自动化流程将继续。 您仍然可以在结算期间应用预付款。