客户预付款发票

本文说明如何配置和处理客户预付款发票。

预付款流程的类型

预付款即保证金

在此流程中，买方进行初始部分付款以担保货物、服务或合同。 此部分付款通常称为保证金。 它是销售订单总价值的百分比或固定金额。 预付款发票功能与计费单据类似。 最终发票稍后开具，并反映销售订单的完整金额。

预付款发票即税务发票

在此流程中，卖方向买方开具真实的预付款发票。 此发票包括销售税（如果适用）。 买方提前支付发票金额。 然后，在付款完成后，卖方可以继续交付货物或服务。 随后，将发送正式发票。本发票的价值是未清总金额，即销售订单总价值与预付总金额之间的差额。

本文介绍应如何配置客户预付款发票功能以及具体流程。 在第一个版本中，仅支持应用场景 A。 应用场景 B 已在产品路线图上规划，将在以后的版本中提供。

客户预付款发票的示例

客户下达 $10,000 的订单并同意支付 $3,000 作为预付款。 在货物和服务完全交付后，将开具最终发票。

记录以下会计条目：

• 创建预付款发票：

  • 借方：应收帐款：$3,000
  • 贷方：预付款（保证金）：$3,000

• 支付预付款发票：

  • 借方：现金/银行：$3,000
  • 贷方：应收帐款：$3,000

• 对客户发票应用预付款：

  • 借方：预付款（保证金）：$3,000
  • 贷方：应收帐款：$3,000

• 创建最终客户发票：

  • 借方：应收帐款：$10,000
  • 贷方：收入：$10,000

在本示例中，最终发票包括订单总金额 ($10,000) 和相应的税务条目。 客户应支付未结金额，即发票总金额 ($10,000) 减去预付金额 ($3,000)，等于 $7,000。 这些条目可确保正确记录预付款，并在交付货物或服务时与最终发票相抵销。

为客户预付款发票设置应收帐款

若要设置客户预付款发票，请按照以下步骤操作。

1. 转到功能管理，然后启用预付款客户发票功能。

2. 转到库存管理>设置>过帐>过帐>销售订单>预付款。

3. 设置默认会计科目以进行过帐。 将类型设置为客户预付款。

4. 转至应收帐款>设置>应收帐款参数。

5. 在更新选项卡的发票快速选项卡上的预付款部分中：

   • 选择检查必需的销售订单确认参数，以仅在确认销售订单时创建预付款发票。
   • 选择同步预付款结算参数，以在为销售订单开票时应用预付款，而不依赖自动化预付款结算过帐流程自动化作业。 从而提高财务报告的实时可见性和准确性。
   • 选择销售类别以根据过帐设置确定收入科目。

6. 在分类帐和销售税选项卡的常规快速选项卡的预付款发票部分中，在预付款应用策略字段中，选择以下值之一：

   • 通知 - 预付款将手动应用。 如果未应用预付款，您将在创建最终发票时收到通知。
   • 自动 - 如果收到全额付款并结算预付款发票，预付款将自动应用于销售订单。

7. 在编号规则选项卡上，设置预付款发票、预付款发票凭证、预付款发票冲销和预付款发票冲销凭证引用的编号规则。

8. 转到系统管理>设置，然后选择流程自动化。

9. 选择初始化流程自动化。

10. 将流程自动化的间隔更新为一分钟。

如果使用电子报告 (ER)，请按照以下附加步骤操作。

1. 打开电子报告工作区，并选择报告配置磁贴。 然后，在配置页面上，在操作窗格上，选择交换>从 XML 文件加载。

2. 启用 ER 配置。

3. 从 Dataverse 导入以下文件：

   • Customer prepayment invoice model xml
   • Customer prepayment invoice model mapping xml
   • Prepayment invoice template xml

4. 在电子报告工作区的相关链接部分中，选择电子报告目标。

5. 选择新建。 然后，在引用字段中，选择预付款发票模板。

6. 选择设置以启用报表的不同目标。

7. 选择确定。

8. 选中转换为 PDF 复选框以 PDF 格式打印文件。

9. 转到应收帐款>设置>窗体>窗体设置。

10. 转到发票，然后在预付款发票的下拉列表中选择预付款发票模板。

11. 保存页面。

预付款发票流程概述

客户预付款开票的流程包括以下步骤。

1. 在销售订单上定义预付款值。
2. 确认和过帐预付款发票。
3. 结算预付款发票。
4. 将预付款发票应用到最终发票。

创建预付款建议

创建销售订单时，您可以按照以下步骤定义预付款金额。

1. 从销售订单中，转到发票>预付款，然后选择付款建议。

2. 选择预付款类型：

   • 百分比 - 如果选择百分比，将启用预付款值字段。 本字段表示需要作为预付款的销售订单总金额的百分比。 预付款总金额字段显示计算得出的预付款金额。
   • 固定 - 如果选择固定，将启用预付款总金额字段，您将手动输入预付款金额。 输入的金额不能超过销售订单金额。

3. 在销售类别字段中，选择适当的销售类别，以根据过帐设置确定收入科目。 默认情况下，使用在应收帐款参数中选择的值自动填充销售类别。

生成预付款发票

确认预付款建议后，按照以下步骤生成预付款发票。

1. 转到发票>预付款，然后选择预付款发票。
2. 查看和过帐预付款发票。 该页面显示有关整个预付款发票的信息，包括客户发票科目、过帐和截止日期、预付款发票编号、预付款状态和预付款金额。
3. 选择过帐。 将创建未结客户交易记录，并且预付款发票的状态为待处理。
4. 过帐交易记录后，您可以使用操作窗格上的冲销交易记录按钮来冲销此交易记录。 在过帐冲销之前，您可以选择冲销过帐日期、原因代码和原因注释。

结算预付款发票

当您收到预付款的付款时，将过帐客户付款日记帐以结算预付款发票金额。 预付款发票结算后，预付款发票的状态为已接收，并且应用预付款可用。

过帐最终发票并应用预付款

1. 从销售订单中，单击应用预付款，在选择要应用的预付款列表中，选择预付款。

2. 选择应用预付款。

   过帐销售订单发票后，当自动化预付款结算过帐后台流程成功运行时，所选预付款将应用于发票。 如果在应收帐款参数中启用了同步预付款结算，将实时执行此步骤。

3. 销售订单发票的剩余金额可以通过客户付款日记帐进行结算，并显示未清金额。 签发最终发票后，展开预付款发票快速选项卡以验证预付款的应用。