本文说明如何配置和处理客户预付款发票。
预付款流程的类型
预付款即保证金
在此流程中,买方进行初始部分付款以担保货物、服务或合同。 此部分付款通常称为保证金。 它是销售订单总价值的百分比或固定金额。 预付款发票功能与计费单据类似。 最终发票稍后开具,并反映销售订单的完整金额。
预付款发票即税务发票
在此流程中,卖方向买方开具真实的预付款发票。 此发票包括销售税(如果适用)。 买方提前支付发票金额。 然后,在付款完成后,卖方可以继续交付货物或服务。 随后,将发送正式发票。本发票的价值是未清总金额,即销售订单总价值与预付总金额之间的差额。
本文介绍应如何配置客户预付款发票功能以及具体流程。 在第一个版本中,仅支持应用场景 A。 应用场景 B 已在产品路线图上规划,将在以后的版本中提供。
客户预付款发票的示例
客户下达 $10,000 的订单并同意支付 $3,000 作为预付款。 在货物和服务完全交付后,将开具最终发票。
记录以下会计条目:
创建预付款发票:
- 借方:应收帐款:$3,000
- 贷方:预付款(保证金):$3,000
支付预付款发票:
- 借方:现金/银行:$3,000
- 贷方:应收帐款:$3,000
对客户发票应用预付款:
- 借方:预付款(保证金):$3,000
- 贷方:应收帐款:$3,000
创建最终客户发票:
- 借方:应收帐款:$10,000
- 贷方:收入:$10,000
在本示例中,最终发票包括订单总金额 ($10,000) 和相应的税务条目。 客户应支付未结金额,即发票总金额 ($10,000) 减去预付金额 ($3,000),等于 $7,000。 这些条目可确保正确记录预付款,并在交付货物或服务时与最终发票相抵销。
为客户预付款发票设置应收帐款
若要设置客户预付款发票,请按照以下步骤操作。
转到功能管理,然后启用预付款客户发票功能。
转到库存管理>设置>过帐>过帐>销售订单>预付款。
设置默认会计科目以进行过帐。 将类型设置为客户预付款。
转至应收帐款>设置>应收帐款参数。
在更新选项卡的发票快速选项卡上的预付款部分中:
- 选择检查必需的销售订单确认参数,以仅在确认销售订单时创建预付款发票。
- 选择同步预付款结算参数,以在为销售订单开票时应用预付款,而不依赖自动化预付款结算过帐流程自动化作业。 从而提高财务报告的实时可见性和准确性。
- 选择销售类别以根据过帐设置确定收入科目。
在分类帐和销售税选项卡的常规快速选项卡的预付款发票部分中,在预付款应用策略字段中,选择以下值之一:
- 通知 - 预付款将手动应用。 如果未应用预付款,您将在创建最终发票时收到通知。
- 自动 - 如果收到全额付款并结算预付款发票,预付款将自动应用于销售订单。
在编号规则选项卡上,设置预付款发票、预付款发票凭证、预付款发票冲销和预付款发票冲销凭证引用的编号规则。
转到系统管理>设置,然后选择流程自动化。
选择初始化流程自动化。
将流程自动化的间隔更新为一分钟。
如果使用电子报告 (ER),请按照以下附加步骤操作。
打开电子报告工作区,并选择报告配置磁贴。 然后,在配置页面上,在操作窗格上,选择交换>从 XML 文件加载。
启用 ER 配置。
从 Dataverse 导入以下文件:
- Customer prepayment invoice model xml
- Customer prepayment invoice model mapping xml
- Prepayment invoice template xml
在电子报告工作区的相关链接部分中,选择电子报告目标。
选择新建。 然后,在引用字段中,选择预付款发票模板。
选择设置以启用报表的不同目标。
选择确定。
选中转换为 PDF 复选框以 PDF 格式打印文件。
转到应收帐款>设置>窗体>窗体设置。
转到发票,然后在预付款发票的下拉列表中选择预付款发票模板。
保存页面。
预付款发票流程概述
客户预付款开票的流程包括以下步骤。
- 在销售订单上定义预付款值。
- 确认和过帐预付款发票。
- 结算预付款发票。
- 将预付款发票应用到最终发票。
创建预付款建议
创建销售订单时,您可以按照以下步骤定义预付款金额。
从销售订单中,转到发票>预付款,然后选择付款建议。
选择预付款类型:
- 百分比 - 如果选择百分比,将启用预付款值字段。 本字段表示需要作为预付款的销售订单总金额的百分比。 预付款总金额字段显示计算得出的预付款金额。
- 固定 - 如果选择固定,将启用预付款总金额字段,您将手动输入预付款金额。 输入的金额不能超过销售订单金额。
在销售类别字段中,选择适当的销售类别,以根据过帐设置确定收入科目。 默认情况下,使用在应收帐款参数中选择的值自动填充销售类别。
生成预付款发票
确认预付款建议后,按照以下步骤生成预付款发票。
- 转到发票>预付款,然后选择预付款发票。
- 查看和过帐预付款发票。 该页面显示有关整个预付款发票的信息,包括客户发票科目、过帐和截止日期、预付款发票编号、预付款状态和预付款金额。
- 选择过帐。 将创建未结客户交易记录,并且预付款发票的状态为待处理。
- 过帐交易记录后,您可以使用操作窗格上的冲销交易记录按钮来冲销此交易记录。 在过帐冲销之前,您可以选择冲销过帐日期、原因代码和原因注释。
结算预付款发票
当您收到预付款的付款时,将过帐客户付款日记帐以结算预付款发票金额。 预付款发票结算后,预付款发票的状态为已接收,并且应用预付款可用。
过帐最终发票并应用预付款
从销售订单中,单击应用预付款,在选择要应用的预付款列表中,选择预付款。
选择应用预付款。
过帐销售订单发票后,当自动化预付款结算过帐后台流程成功运行时,所选预付款将应用于发票。 如果在应收帐款参数中启用了同步预付款结算,将实时执行此步骤。
销售订单发票的剩余金额可以通过客户付款日记帐进行结算,并显示未清金额。 签发最终发票后,展开预付款发票快速选项卡以验证预付款的应用。