预算控制概览

本文介绍预算控制功能，并提供信息来帮助您配置预算控制以优化组织财务资源的管理。

预算控制通过会计科目表、工作流、用户组、原始单据和日记帐、可配置的可用资金计算、预算周期和阈值支持组织的财务资源管理。 在提供控制时，组织可以在其整个会计年度中计划、衡量、管理和预测其财务资源。

在系统中审批预算后，可以使用预算计划生成预算登记分录来记录组织的支出预算。 或者您也可以在不使用预算计划功能的情况下从第三方计划创建或导入预算登记分录。

通过使用主科目和财务维度来记录支出。 您可以通过分组财务维度和主科目的组合来配置总体支出的控制以满足组织的策略和要求。

下图显示了典型的预算周期各个阶段中预算控制的位置。

您可以根据若干因素配置预算控制：

• 财务维度 – 要报告预算和实际资金必须使用什么财务维度，以及要控制预算需要什么财务维度？ 是否存在某些需要特别关注的维度组合或主科目？ 例如，是否需要按成本中心和计划跟踪预算与实际资金？ 差旅费是否需要特别留意？
• 时间 - 什么时间范围（会计期间、会计期间到期等）将用于估算可用的预算资金？
• 原始单据 – 必须为预算控制估算什么原始单据？ 是否应每行或每凭证对该凭证进行估算？
• 资金可用计算 – 凭证（例如采购申请(预留款)和采购订单(保留款)）是否应考虑在可用资金计算中？ 处于草稿状态的凭证是否应考虑在计算中？
• 覆盖权限 – 谁有权超出可用预算？

预算控制与应用程序完全集成。 因此，您可以评估计划采购和实际采购的可用预算。 预算查询和报表可用。 因此，用户可以评估整个预算周期的预算，并进行所需的任何调整（在预算修订或转移窗体中）。 预算经理还可以根据需要将预算和实际导出至 Microsoft Excel 中以更好地进行分析和预测。

配置预算控制

预算周期跨度

在配置基本预算编制后，您可以在预算周期跨度页面上定义预算编制和预算控制的时间或开始和结束期间。 预算周期通常对于会计日历但可跨会计年度。

配置中接下来的步骤在从预算控制配置页面打开的选项卡上完成。

定义参数

基于为预算启用的财务维度，您可以使用预算控制或其子集的全部财务维度。

此外，您可以指定将在相关预算时间跨度内运行预算控制的默认时间间隔（例如，会计年度、迄今会计年度、会计期间 或每季度）。 您还可以指定默认预算经理以及当达到阈值时用于通知用户的阈值。 这些字段中的值将用作创建的所有新预算控制规则或预算组中的默认值。 但是，可为单独的组或规则更改默认值。

在预算登记中创建和记录预算的方式帮助确定当评估可用预算资金时选择的时间跨度。 如果某个维度值组合的按年计算的金额已制定并使用，则会计年度或会计年度迄今方法可能有用。 但是，如果按会计期间创建预算或分配到会计期间的组织希望有更多详细的控制，则其可能要考虑会计年度迄今或每季度时间跨度。

另外，组织的文化与预算编制和预算控制息息相关，帮助定义配置。

超出预算权限

接下来，在超过预算权限选项卡上，您可以指定用户组。 您还可以指定用户是否是有权超出预算的组的成员。 您可以防止用户预算超过在预算参数页上设置的预算阈值，或者您可以阻止他们超出任何金额，而不论阈值多少。 根据组织主动管理其支出的方式，这些权限可帮助管理其财务资源。

可用预算资金

接下来，在可用预算资金选项卡上，您可以定义用于计算可用预算资金的公式。 根据组织保守地管理其财务资源的方式或根据法规或行业要求，计算可包含汇票或未过帐单据。

注释

如果在预算周期内修改此计算，则更改不会影响之前通过预算控制检查并且已过帐或已完成的单据。 名为仅跟踪预算资金可用计算中的金额的功能可让您更改在 BudgetSourceTracking 表中跟踪的数据。 启用此功能后，仅当在可用预算资金计算中选择使用金额时，才会存储金额。 有关详细信息，请参阅可用预算资金。

单据和日记帐

在单据和日记帐选项卡上，您可以选择哪些原始单据和日记帐将要进行预算控制检查以及检查是将发生在行条目还是发生在整个单据级别。 此外，从 Microsoft Dynamics 365 Finance 版本 10.0.27 开始提供的新预算控制单据筛选增强功能会为预算控制中包含的每个单据提供基于查询的筛选选项。 因此，您可以指定对哪些预算控制单据进行预算检查。 通过这种方式，该功能仅允许对一部分单据类型进行预算检查。 例如，您只能检查池字段设置为 01 的采购订单。 添加到单据和日记帐选项卡的新列指示是否为所选单据类型定义了查询。 此外，添加到单据网格上方工具栏的两个新按钮可让您添加、编辑或删除筛选。

您应将所选的原始单据与包含在可用预算资金计算中的余额的复选框匹配。 例如，如果选择了保留款的预算预留，您应选择采购订单选项。 当针对采购行上的金额和科目执行预算检查时，分配到预留上的预算控制类别为保留款。 当针对采购申请上的金额和科目执行预算检查时，分配到预留上的预算控制类别为预留款。

如果保留款的预算预留和/或预留款的预算预留包含在可用预算资金计算中并必须通过总帐过帐进行反映，您应该在总帐参数页面的承诺确认会计组中标记这些选择。

分配预算模型

接下来，在分配预算模型选项卡上，将预算模型分配到应包含在预算控制中的预算周期跨度。

定义预算控制规则

接下来，在定义预算控制规则选项卡上，您必须基于为预算控制启用的财务维度创建特定规则。 例如，如果某个部门重点关注支出或支出范围，则可以使用此选项卡上的设置定义和评估这些支出。 您可以为每个预算控制规则定义不同的阈值。

重要

预算控制将为任何损益、支出、收入、资产负债表、负债、权益或资产类型的主科目启用。 如果定义预算控制规则选项卡包含具有空条件的规则，预算控制将为包含这些类型主科目的所有财务维度组合启用。 因此，请确保创建仅定义财务维度组合范围的预算控制规则，其中，启用预算控制也很重要。

选择主科目

如果未在定义参数页面上选择主科目作为预算控制维度，但要管理特定支出，您可以在选择主科目选项卡上选择这些支出。选择主科目选项可确保仅对所选主科目执行预算控制检查（或不对未选择的主科目执行），即使主科目不是预算控制中定义参数的一部分也是如此。

示例：在定义参数页面上，选择预算控制维度，仅在业务单位 和部门 级别控制预算。

在此示例中，所有科目都需要预算控制，但 600120 除外，它不应启用预算控制。 通过在选择主科目选项卡中标记所有主科目（600120 除外）可实现此应用场景。

如果为与主科目 600120 关联的支出创建采购订单，则不会对这些行执行预算检查，将控制在选择主科目选项卡中选择的所有其他主科目。 在此实例中，运费 采购类别与主科目 600120 相关联。

选择主科目作为预算控制维度时，无需在选择主科目选项卡中进行任何配置。

启用预算控制

在配置后预算控制后，您可以打开并在启用预算控制选项卡上启用它。草稿版本然后将开始生效。

重要

当启用并激活预算控制且已过帐交易记录后，则预算控制不应在年中关闭。 关闭预算控制后，活动将不会为预算控制目的进行记录，而且不再执行预算检查。 因此，已过帐的单据可能无法正确地反映与预算控制相关的查询和报表中的任何免除金额或余额。 这包括任何下游的预算控制统计或调整单据和日记帐。

此外，请注意，在启用预算控制之前已过帐的交易记录（包括预算登记分录）不考虑在预算控制内。 因此，仅在新的预算周期开始时启用预算控制是一个好主意。 确保包含预算控制的起始预算余额的预算登记分录仅在启用了预算控制后更新其预算余额。 当用户在任何未结单据（例如，采购订单）中手动触发预算控制检查时，这些单据将针对可用预算资金进行检查并将获取预算控制的预算预留。

使用预算控制

启用了预算控制后，您将在为预算控制配置的单据和日记帐中收到预算控制警告和错误消息。 请记住，您可以配置控制预算，以便用户在超出预算资金时收到警报，不过，仍可以继续确认或过帐交易记录。 您可以在预算控制错误和警告页上查看失败预算检查的详细信息。

从此页，用户可以深入到预算控制统计（按期间）页来查看所选预算控制维度组合的预算可用性详细信息和预留。 用户也可以深入到预算控制统计页查看用于预算控制的所有财务维度组合的预算可用性。

如果为采购订单启用预算控制，则预算经理可使用分类帐预算和预测工作区检查具有预算检查警告和错误的所有未确认采购订单的队列。 如果预算经理具有配置的预算权限，可以直接在该工作区中确认采购订单。