重要
- 这是生产就绪预览功能。
- 生产就绪预览需要满足补充使用条款。
本文概述了 Time and Expense Agent 的 Expense Entry 功能。 Time and Expense Agent 的费用分录功能简化了和自动化管理组织内员工或工作人员费用的流程。 它通过处理收据、生成费用行和创建费用报告来减少手动工作，同时最大限度地减少用户干预。
代理允许用户将回执转发到指定的邮箱，从而简化了工作流程。 它提取金额、商家和位置等关键详细信息，并将相关费用分组到综合报告中。 用户可以通过 Microsoft Teams 查看、编辑和提交这些报告，从而提高效率和准确性。 代理还处理直接上传到财务和运营应用的收据。
通过最大限度地减少花在管理任务上的时间，Time and Expense Agent 的 Expense Entry 功能使用户能够专注于更高价值的活动，并改善整体费用报告体验。
功能性
Time and Expense Agent 的费用录入功能通过使用智能工作流程来处理收据处理、费用行创建和报告生成，从而自动化端到端费用管理流程。 它提供以下功能：
收据处理：
用户可以将收据转发到共享邮箱或将其直接上传到财务和运营应用。 系统会自动提取关键详细信息，例如金额、商家和位置，无需手动输入数据。支出行创建：
根据提取的详细信息，代理会定期生成在系统中存储和跟踪的单个费用行，以促进可靠和一致的费用管理。费用报表生成：
系统将相关的费用行分组到报表中，并按项目或行程进行逻辑组织。 这些报表是按照与组织工作流程一致的定期计划创建的。 用户还可以与共享邮箱共享他们的工作日历，允许代理使用日历数据来识别相关的旅行或项目。用户友好的审核与提交：
生成的报表显示在交互式 Teams 界面中，用户可以在其中查看、修改或更新详细信息。 可以无缝执行附加或分离支出行和更新类别等操作。 系统还会通知用户违反财务和运营应用中配置的组织策略的任何费用。 用户可以通过 Teams 提交报表以供审批，或者选择 在 支出中打开 选项以直接在财务和运营应用中编辑和提交。灵活的配置：
管理员可以在费用管理参数中配置报表生成频率并选择分组逻辑（按行程或按项目）。
例如：- 如果员工通常将费用标记到项目，则代理会分析活动项目并相应地分配费用。
- 如果与工作相关的差旅产生了费用，代理会根据位置数据（如城市或国家/地区）对它们进行分组。
监视代理工作流：
管理员可以使用 Microsoft Power Apps 跟踪各个工作流的状态。 这有助于监控性能并深入了解使用情况。 要访问该应用，请在 Power Apps 中打开 Expense Agent 工作流 。
已知限制
虽然 Time and Expense Agent 的 Expense Entry 功能简化了许多费用管理方面的工作，但还是应注意以下限制：
可能需要手动干预：
尽管代理减少了工作量，但用户可能需要验证或更正提取的数据以确保准确性和合规性。性能取决于收据质量：
系统可能在处理质量较差的收据时遇到困难。 如果收据难以辨认或缺少关键详细信息（金额、商家名称、位置或货币），则可能不会处理。 在这种情况下，用户会收到通知。自动生成的报告标题：
报表标题是根据关联的差旅或项目创建的。 喜欢自定义命名的用户可以直接在 Dynamics 365 Finance and Operations 中编辑标题。 此外，当代理按位置（例如，城市或国家/地区）对费用进行分组时，如果分组不满意，用户可以分离和重新组织费用。分类建议可能需要调整：
代理根据最佳匹配将费用映射到预定义的类别（例如，航班、餐饮、租车）。 如果所选类别不合适，用户可以在提交之前在 Teams 或 Finance and Operations 中更新它。