本文介绍在配置 Expense management 之前，在规划流程中必须做出的注意事项和决策。 在 支出管理 中，您可以存储有关付款方式、出差申请、支出报表、策略等的信息。
因为您在规划支出管理的配置时做出的许多决策都基于您的组织的层次结构和财务结构，所以您必须参考这些范围的计划文档。
内部公司支出
当您启用内部公司费用时，您允许法人和员工代表其他法人产生费用，并从您的组织内的雇佣法人收取付款。 例如，法人 A 中的员工完成了法人 B 的项目，并且该项目产生了与差旅相关的费用。 如果启用了内部公司支出，则员工可以提交支出报表，该报表将支出过帐到法人 B，然后该支出必须由法人 A 支付。如果您的组织没有多个法人，则不必启用内部公司费用。
决策：是否要启用内部公司支出？
财务管理
费用管理与组织的财务管理紧密集成。 您的 支出管理 的许多配置将基于您对组织财务所做的决策。 以下部分介绍了需要根据组织的财务决策和领导团队的指导进行规划和决策的各个领域。
出差津贴
您必须定义组织所提供的员工出差津贴。 由于出差津贴通常用于支付餐费、住宿费以及其他杂项支出等费用，因此您可以为组织提供的出差津贴创建相关规则。 出差津贴比率可以基于出差时间和/或出差地点。 在定义出差津贴规则时，您可以规定在工作人员获得免费餐饮或服务的情况下将会扣除的出差津贴的比率。 您还可以定义出差津贴层级，设置工作人员出差时可获得出差津贴的最小工时数和最大工时数。
决定：
第一天和最后一天的默认出差津贴规则：
- 员工一天至少可以申报几小时，届时仍然会收到出差津贴？
- 第一天和最后一天的餐费金额是否有缩减？ 如果有减少，减少的百分比是多少？
- 酒店在第一天和最后一天提供的金额会减少吗？ 如果有减少，减少的百分比是多少？
- 为第一天和最后一天发生的其他支出提供的金额是否减少？ 如果有减少，减少的百分比是多少？
默认出差津贴规则：
- 例如，如果餐饮免费，每餐的出差津贴是否有一定百分比的缩减？ 如果有降价，每餐的降价百分比是多少？
- 餐费减免是按天、按行程还是按每天的餐数计算？
- 出差津贴金额应采用常规方式舍入还是向上舍入？
- 出差津贴是按 24 小时期间计算的还是按一个日历天计算的？
基于地点的出差津贴规则：
出差津贴是否因地点而异？ 包括哪些地点？
如果出差津贴比率根据位置而存在差异，那么对于每个位置，为以下支出类型提供的金额百分比是多少：
- 餐饮
- 旅馆
- 其他支出
费用管理日记帐和帐户
支出管理要求您使用多个日记帐和帐户。 例如，您必须决定是否使用同一账户进行现金预支和信用卡争议。
决定：
- 已批准的支出报表记入哪些日记账中？
- 哪个账户用于预支现金？
- 是否应立即过帐预付现金？
付款方式
当允许员工代表公司产生支出时，必须规定员工允许使用的付款方式。 例如，您可以允许员工使用现金或公司信用卡。 您还可以允许员工使用个人信用卡，然后为员工报销。 您必须为您所允许的每种付款方式做出以下决定。
决定：
- 允许使用哪些付款方式？
- 谁负责支付方式的费用？
- 是否有对方科目类型？ 如果有抵销账户类型，它是什么？
- 如果有抵消账户，账户是什么？
- 如果付款方式是信用卡，该付款方式是否只能用于导入的交易？
支出类别和共享类别
当员工创建支出报表时，他们记录的每项支出都必须与支出类别相关联。 支出类别派生自可在组织中的法人之间共享的共享类别。 这些类别也可以在 项目管理与会计 中共享，具体取决于您的组织的定义方式。 根据您的组织的定义和实施团队的指导，确定 支出管理 中使用的类别是否将仅用于 支出管理，或者它们是否应在 项目管理和会计 以及 支出管理 之间共享。 请注意，这些类别可以在项目和费用或项目和生产之间共享，但不能在费用和生产之间共享。 您必须为每个费用类别做出以下决定。
决定：
什么是费用类别？ 示例包括航班、酒店或里程的类别。
支出类别是否也可以在项目管理与核算中使用？
什么是费用类型？
费用类别的默认付款方式是什么？
费用类别中的费用是否必须逐项列出？
支出类别的主要默认帐户是什么？
支出类别的默认项目销售税组是什么？
费用类别是否允许使用其他付款方式？ 如果允许使用其他付款方式，则有哪些付款方式？
此费用类别中是否有子类别？ 如果存在子类别，您还必须做出以下决定：
- 是否有任何子分类被排除在退税之外？
- 子类别的项目销售税组是什么？
如果支出类别也用于 项目管理与核算 中，请回答其余问题。 否则，请继续阅读下一部分。
哪些成本帐户将用于以下支出？
- 成本
- 工资分配
- WIP-成本值
- 项目成本
- WIP - 成本值 - 项目
- 应计损失
- WIP - 应计损失
哪些收入账户将用于以下各项？
- 开票收入
- 应计收入 - 销售价值
- WIP - 销售价值
- 应计收入 - 生产
- WIP - 生产
- 应计收入 - 利润
- WIP - 利润
- 应计收入 - 订阅
- WIP - 订阅
税费
对于与费用相关的税款，您必须确定费用报表中包含或启用的内容。
决定：
支出金额中是否包含销售税？
是否在支出上启用退税？
注释
计划总帐时，如果决定应用美国销售税和销项税规则，则无法启用支出退税。 （要应用美国销售税和使用税规则，请将 应用销售税税务规则 选项设置为 是。
策略
通过创建费用报表策略，当员工代表组织产生费用时，您可以帮助组织节省时间和金钱。 政策有助于确保员工保持在预算范围内，提供所有必需的信息，并且只在需要时花钱。 您必须为您创建的每个费用报表策略和每个费用报表审核策略做出以下决定。
决定：
- 策略的名称是什么？
- 费用政策有什么用？
- 如果您之前决定启用内部公司费用，此策略将适用于您组织中的哪些公司？
- 该政策何时生效？
- 保单何时到期？
- 策略规则是什么？
- 策略规则的结果是什么？