查看并接受对已确认采购订单的更改

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02/06/2024

在采购计划期间，对已确认采购订单进行的任何更改都可能对下游流程（例如计划生产、服务工作或销售订单）产生重大影响。通过新的具有更改的已确认采购订单工作区，可以快速、轻松地识别和重新确认仅具有较低下游影响风险的更改。因此，采购经理可以专注于影响较大的更改，以评估下游订单影响并直接与供应商通信。

先决条件

具有更改的已确认采购订单工作区默认情况下处于启用状态。但是，其 AI 支持和 Copilot 功能必须单独启用。如果您还想利用 Copilot 功能，请参阅启用 Copilot 支持以管理已确认采购订单的更改以了解系统要求和如何设置的信息。

“具有更改的已确认采购订单”工作区

若要打开该工作区，请转到采购 > 工作区 > 具有更改的已确认采购订单。

该工作区列出了之前确认的所有供应采购订单，这些采购订单在确认后发生了更改。它通过识别对生产工作、服务工作订单和销售订单等需求的潜在影响来在检查流程期间提供帮助。

供应采购订单和需求之间的关系可以源自不同源，例如主计划的限定标准、库存标记和根据项目需求创建的采购订单。

在工作区顶部，有三个磁贴，汇总了对已确认采购订单的更改组以及对下游需求的相关影响：

低影响更改 - 此磁贴突出显示了对下游需求没有已知影响的采购订单的更改。如果对数量或交货日期的更改不影响需求中的这些要求，则假设没有已知影响。这些更改的示例包括增加数量或提前日期。生成的更改汇总可帮助您查看和验证采购订单。
高影响更改 - 此磁贴突出显示了对需求具有已知下游影响的采购订单。这些更改与检测到的需求影响汇总在一起，可帮助您进一步调查并决定要采取哪些行动。
受影响的下游订单 - 此磁贴汇总了每种订单类型按总计对不同下游需求订单的影响。此信息可帮助您查看对需求的潜在影响并识别每个原始更改。

每个磁贴都提供显示链接。当您选择这个链接时，下面的视图会根据图块的分类和过滤器显示供应采购订单的变化以及受影响的需求。

查看对已确认采购订单的更改

采购人员使用工作区查看和接受对已确认采购订单的更改。他们通常按照以下步骤操作。

研究对已确认采购订单的所有更改及其下游影响。
重点关注具有低下游影响风险的更改。
查看具有高下游影响风险的更改。
查看对下游需求订单的剩余影响。

以下小节更详细地描述了这些步骤。

步骤 1：研究对已确认采购订单的所有更改及其下游影响

采购人员首先打开具有更改的已确认采购订单工作区，然后研究通过采购订单更改管理流程提交的所有更改。供应商可以通过多种渠道提交这些更改。

当之前确认的采购订单发生更改时，它会返回到已审核状态。该工作区显示在确认后发生更改的所有采购订单。

该工作区显示两个列表：一个用于采购订单，另一个用于采购订单行。

采购订单列表显示采购订单标题中的采购订单编号、供应商和请求的收货日期。若要查看相关记录，请选择列表中的采购订单或供应商链接。

采购订单行列表显示有关已建议更改的每行的信息。此信息包括物料编号、产品名称、原始数量、新数量、原始确认收货日期和新确认收货日期。该工作区还提供任何下游影响的分层视图。参考字段指示下游影响的类型，例如生产订单、销售订单或维护工作订单的计划看板。

步骤 2：重点关注具有低下游影响风险的更改

为了有效且高效地采取行动，您通常首先关注影响较小的更改。根据当前计划，这些更改不具有已知下游影响。

工作区顶部的低影响更改磁贴提供了 AI 生成的自然语言更改摘要，这些更改具有低影响风险。选择显示链接以打开相应的筛选视图。

采购人员查看更改，然后可以通过选择单个或多个采购订单并选择列表上方工具栏上的确认采购订单来接受更改。确认更改的流程与首次确认采购订单的流程相同，它支持批处理。为确认采购订单注册的任何扩展也将运行。

重新确认所选采购订单后，它们将返回到已确认状态。

步骤 3：查看具有高下游影响风险的更改

采购人员将对具有高下游影响风险的更改花费更多时间。这些更改已分配到下游订单，下游影响也已确定。

高影响更改磁贴提供了 AI 生成的自然语言更改摘要，这些更改具有高影响风险。选择显示链接以打开筛选视图，您可以在其中关注这些影响并采取行动。

纸币

仅考虑直接下游影响。尚不考虑间接下游影响，例如依赖于其他生产工作的产品工作。

从此视图中，您可以使用电子邮件或 Microsoft Teams 联系供应商。使用供应商联系人的联系人详细信息，系统会生成建议的消息文本并将其添加到新的电子邮件或 Microsoft Teams 聊天。然后，您可以查看、更新和发送消息。

与供应商通信后，您可以进一步更新订单，然后将其发送回供应商进行确认。或者，您可以取消订单并计划替代供应。

步骤 4：查看对下游需求订单的剩余影响

解决了大部分订单更改后，采购人员可以查看剩余未结订单更改的总体下游影响。

受影响的下游订单磁贴提供了下游影响的摘要。选择显示链接以打开筛选视图，您可以在其中关注这些影响并采取行动。

在此视图中，您可以从下游影响的角度分析更改，并识别导致影响的采购订单更改。然后，您可以对这些采购订单采取行动。

关注最紧迫的下游影响的一个好方法是按影响日期（下游顺序的请求日期）对列表进行排序和筛选。然后，您可以通过与下游利益干系人通信来采取行动。这些利益干系人继而可能会联系受影响的客户并重新计划下游订单。

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