在 Exchange Online 中对邮件审批方案使用邮件流规则

注意

本文不适用于独立Exchange Online Protection (EOP) 组织。

在Exchange Online组织中,被审核的收件人需要经过一个或多个审阅者批准,然后才能将邮件传递给收件人。 有关详细信息,请参阅 Exchange Online 中的审阅收件人

但是,除了特定发件人的例外情况外,在收件人的属性中配置审查设置时,发送给收件人 的所有 邮件都需要经过批准才能送达,而不管邮件的内容或具体细节如何。

若要精细控制需要审核的邮件的类型和情况,可以使用邮件流规则 (也称为传输规则) 。 本文讨论使用邮件流规则进行审核以满足特定法律、合规性或业务要求的示例。

将邮件转发给发件人的经理进行审批

下面是可能需要经理批准的一些常见类型的消息:

  • 某个用户发送至特定通讯组或收件人的邮件
  • 发送至外部用户或合作伙伴的邮件
  • 在两个组之间发送的邮件
  • 包含特定内容的邮件,例如特定客户的名称
  • 某个实习生发送的邮件

若要要求需要将邮件发送给发件人的经理进行审批,请执行以下步骤:

  1. 使用“ 将邮件发送到审查器”模板创建邮件 流规则。

    使用“将消息发送到审查器”模板创建新规则。

  2. 配置操作以将邮件发送到发件人的经理进行审批: 执行以下操作>,转发给发件人的经理进行审批

  3. 在“ 应用此规则 if”中配置定义需要审批的邮件的条件。

下面是一个示例,其中名为 Garth Fort 的学员发送的所有外部消息都需要其经理的批准。

  • 在以下情况下>应用此规则发件人为>加思堡

  • 在以下情况下>应用此规则收件人位于>组织外部

  • 执行以下操作>转发给发件人的经理进行审批

将邮件转发给用户的经理的规则。

注意

默认情况下,某些规则设置(包括向规则添加多个条件或例外的功能,如本示例所示)处于隐藏状态。 若要查看它们,请单击“ 更多选项”。

设置消息审批链

您可以要求对邮件进行多级审批。 例如,您可以要求发送给某特定客户的邮件先由客户关系经理审批,然后由合规部主管审批,您也可以要求将费用报告发送给两级经理审批。

若要创建这种类型的多级审批,请为每个审批级别创建一个邮件流规则。 每个规则在邮件中检测相同的模式,如下所述:

  • 第一个规则将邮件转发到第一个审查器。 在第一个审查器批准邮件后,第二个规则会将邮件转发到第二个规则,依此推。

  • 如果链中的所有审阅者都批准邮件,则原始邮件将发送给目标收件人。

  • 如果链中的任何审阅者拒绝审批请求,则发件人会收到拒绝消息。

  • 如果在Exchange Online) 的两天内未批准任何审批请求 (,则发件人会收到一条过期消息。

    注意

    处理过期的审查消息每隔七天运行一次。 这意味着,中继邮件会在 2 到 9 天内随时过期。

以下示例假定你有一个名为 Blue Yonder Airlines 的客户,并且你希望客户关系经理和合规专员都批准发送给此客户的所有消息。

如以下屏幕截图所示,你将创建两个规则。 第一个规则针对第一级审批者。 第二个规则针对第二级审批者。

用于两个级别的审批的两个规则。

第一条规则标识主题或邮件中公司名称为 Blue Yonder Airlines 的所有邮件,并将这些消息发送给名为 Garret Vargas 的内部客户关系经理。

  • 姓名:蓝色扬德航空公司:审批 #1 关系经理

  • 优先级:第二个规则之前。

  • 在以下情况下>应用此规则发件人位于>在组织内部

  • 在以下情况下>应用此规则主题或男孩匹配>“B.Y.A”或“BYA”或“Blue Yonder Airlines”或“Blue Yonder”。

  • 执行以下操作>将要审批的消息转发到> 加雷特·巴尔加斯

第一级审批者的规则。

第二条规则将这些消息发送给合规官 Tony Krijnen 进行审批:

  • 姓名:Blue Yonder 航空公司:审批 #2 合规经理

  • 优先级:在第一个规则之后。

  • 在以下情况下>应用此规则发件人位于>在组织内部

  • 在以下情况下>应用此规则主题或男孩匹配>“B.Y.A”或“BYA”或“Blue Yonder Airlines”或“Blue Yonder”。

  • 执行以下操作>将要审批的消息转发到> 托尼·克里宁

具有相同条件的二级审批规则。

转发与多个条件之一匹配的邮件

在邮件流规则中,规则中的所有条件都必须为 true,该规则才能匹配 (Condition1 and Condition2) 。 如果要将相同的操作应用于多个条件 (Condition1 或 Condition2) ,则需要为每个条件创建单独的规则。

为此,在 EAC 中的“规则”页上,为第一个条件创建一个规则。 然后选择规则,选择“复制”,将新规则中的条件更改为匹配第二个条件。

对于审批方案,请谨慎创建具有相同操作的多个规则,以便不会多次将同一消息发送到审查器。 向第二个规则添加例外,以便它忽略与第一个规则匹配的消息。

例如,如果邮件在主题行或 邮件正文或任何 附件的内容中包含“销售报价”,则希望向审阅者发送消息。

需要两个规则。 如果第一个规则检查主题行或邮件正文,则检查附件内容的第二个规则需要一个例外,用于检查主题行或邮件正文中的“销售报价” (第一个规则) 的条件。

  • 名称:销售报价单审批:规则 2
  • 优先级:低于第一个规则。
  • 在以下情况下>应用此规则任何附件的内容包括>销售报价。
  • 执行以下操作>转发给发件人的经理进行审批
  • >除非主题或正文匹配项>销售报价。

对第二个规则使用例外。

注意

如前所述,某些规则设置(包括向规则添加多个条件或例外的功能,如此示例所示)默认处于隐藏状态。 若要查看它们,请单击“ 更多选项”。

转发包含敏感信息的邮件

如果具有 数据丢失防护 (DLP) 功能,则会预定义许多类型的敏感信息。 使用 DLP,您可以看到邮件包含敏感信息条件。 不论您是否具有 DLP,都可以创建可识别您组织特定的敏感信息模式的条件。

下面是一个示例,其中包含信用卡号的邮件需要审批。

  • 在以下情况下>应用此规则邮件包含敏感信息>信用卡号
  • 执行以下操作>转发给发件人的经理进行审批

转发包含敏感信息的邮件的规则。