了解如何在 Microsoft 365 中使用和保留组织数据

可以使用组织数据来支持 Microsoft 365、Microsoft Copilot 和 Viva 应用程序和服务中的各种功能。

查看以下信息，了解如何使用、存储和删除组织数据。

数据使用量

Viva、Microsoft 365 服务和可通过 Microsoft 图形 API 访问的非 Microsoft 服务可以使用你上传的组织数据。 此数据在组织内被视为 公开可用 ，这意味着它可能会显示给组织中的任何最终用户。

数据删除

组织数据源管理员可能会通过使用空值更新数据源而无意中删除个人数据。 有关删除用户数据的信息，请参阅 更新组织数据或对组织数据进行其他更改 。 一旦处理更新，关联的用户数据就会被空白字段覆盖，这意味着他们的数据会立即被有效删除。

从 Microsoft 365 中删除租户后，将在 30 天内清除所有租户数据。

数据保留

只要最终用户处于活动状态并具有有效的许可证，并且最终用户或组织数据源管理员未提出删除请求，就会存储组织数据。

数据驻留

上传组织数据时，数据将存储在与 Microsoft 365 中配置的默认邮箱位置相对应的地理位置。 详细了解以下信息：

• Data Residency for SharePoint
• Data Residency for Exchange Online
• Viva Insights 的 Data Residency
• Viva Glint 的 Data Residency

管理数据主体请求。

数据主体向控制者发出的对其个人数据执行操作的正式请求，称为数据主体请求 或 DSR。 若要了解最终用户拥有的数据主体权限，请参阅 GDPR 和 CCPA 下的 Office 365 数据主体请求。

使用以下信息满足最终用户的 DSR：

• 访问和导出 – 最终用户可以使用以下资源访问和导出由组织数据源管理员上传的组织数据：
  • Microsoft 365 用户配置文件：通过使用个人资料卡中的数据导出功能。 了解如何操作。
  • Viva Insights： 使用 Power BI 连接器。 了解如何操作。
• 编辑 – 请参阅更新 组织数据或进行其他更改。
• 删除 – 请参阅更新组织 数据或对组织数据进行其他更改 和 数据删除。

从 Microsoft 365 组织数据服务导出数据

成功引入数据后，管理员可以直接从 Microsoft 365 组织数据服务导出数据。 导出包括：

• 通过手动 (.csv) 上传或自动连接器上传的原始组织数据文件
• 在 Microsoft 365 组织数据服务 30 天数据保留期内保留的数据

导出结果中不包括以下数据：

• 属性映射或引入配置
• 由下游 Microsoft 365 应用（如 Viva Insights 或 Viva Glint）处理或存储的数据
• Microsoft 365 组织数据服务未保留的数据

导出的数据以 .csv 格式提供。 只有分配有全局管理员或组织数据源管理员角色的用户才能启动导出操作。

访问和导出审核日志

若要监视组织的与安全性和合规性相关的 Microsoft 365 组织数据服务事件，请启用审核日志记录。 审核日志可在 Microsoft Purview 门户中或使用 Microsoft 365 管理活动 API 获得。 了解详细信息。

在查看审核日志之前，请启用 Microsoft 365 审核日志搜索。 此步骤只需执行一次。 打开它后，需要几个小时才能搜索日志。

若要查看审核日志，请执行以下操作：

1. 转到 Microsoft Purview 门户 ，并使用工作或学校帐户登录。

2. 在门户的左窗格中，选择 审核。

3. 按照以下说明搜索审核日志。 了解如何操作。

   • 选择记录类型：元数据事件的 OrganizationalDataInM365
   • 选择记录类型： 用于引入事件的 WorkplaceAnalytics