步骤 5 - 向其他员工授予对 OneDrive 和 Outlook 数据的访问权限
当员工离开组织时，你需要访问其 OneDrive 和 Outlook 数据、备份数据，并选择是否将其提供给其他员工。
访问以前用户的 OneDrive 文档
如果删除用户的许可证但不删除帐户，则可以授予自己访问用户 OneDrive 中内容的权限。 如果删除该用户的帐户，则默认有 30 天的时间访问前用户的 OneDrive 数据。 了解如何为已删除的用户设置 OneDrive 保留期。 如果未在此期间 还原用户帐户 ，则会删除其 OneDrive 内容。
若要保留以前用户的 OneDrive 文件，请先授予自己对其 OneDrive 的访问权限，然后移动要保留的文件。
在管理中心，转到“用户”>“活动用户”页面。
选择用户。
在“用户属性”页上，选择“ OneDrive”。 在 “获取对文件的访问权限”下，选择“ 创建文件链接”。
选择链接以打开文件位置。 将文件下载到计算机，或选择“ 移动到 ”或“ 复制到 ”，将其移动或复制到你自己的 OneDrive 或共享库。
注意
- 一次最多可以移动或复制 500 MB 的文件和文件夹。
- 移动或复制具有版本历史记录的文档时，只会移动最新版本。
- 多地理位置租户目前不支持Microsoft 365 管理中心的 OneDrive 选项卡下的活动用户的管理选项。
还可以向其他用户授予访问前员工的 OneDrive 的访问权限。
以 SharePoint 管理员身份登录到 管理中心 。
如果收到一条消息，指出你无权访问管理中心，则表示组织中没有管理员权限。
在左窗格中，选择 “管理中心>”“SharePoint”。 （你可能需要选择“全部显示”以查看管理中心列表）。
如果显示经典 SharePoint 管理中心，请选择页面顶部的“ 立即打开 ”以打开 SharePoint 管理中心。
在左窗格中，选择“ 更多功能”。
在 “用户配置文件”下，选择“ 打开”。
在 “人员”下，选择“ 管理用户配置文件”。
输入前员工的姓名，然后选择“ 查找”。
右键单击用户，然后选择 “管理网站集所有者”。
将用户添加到 网站集管理员 ，然后选择“ 确定”。
用户现在可以使用 OneDrive URL 访问前员工的 OneDrive。
撤销对用户的 OneDrive 的管理员访问权限
你可以授予自己对用户的 OneDrive 中内容的访问权限，但你可能希望在不再需要该访问权限时将其删除。
以 SharePoint 管理员身份登录到 管理中心 。
如果收到一条消息，指出你无权访问管理中心，则表示组织中没有管理员权限。
在左窗格中，选择 “管理中心>”“SharePoint”。 （你可能需要选择“全部显示”以查看管理中心列表）。
如果显示经典 SharePoint 管理中心，请选择页面顶部的“ 立即打开 ”以打开 SharePoint 管理中心。
在左窗格中，选择“ 更多功能”。
在 “用户配置文件”下，选择“ 打开”。
在 “人员”下，选择“ 管理用户配置文件”。
输入用户名，然后选择“ 查找”。
右键单击用户，然后选择 “管理网站集所有者”。
删除不再需要访问用户数据的人员，然后选择“ 确定”。
访问前用户的 Outlook 数据
若要保存前员工的电子邮件、日历、任务和联系人，请将信息导出到 Outlook 数据文件 (.pst) 。 有关导出 Outlook 数据的步骤，请参阅 将电子邮件、联系人和日历项目导出到 .pst 文件。
向其他用户授予对前用户电子邮件的访问权限
若要向其他员工授予对前员工的电子邮件、日历、任务和联系人的访问权限，请将信息导入另一名员工的 Outlook 收件箱。 有关导出 Outlook 数据的步骤，请参阅 从 Outlook .pst 文件导入电子邮件、联系人和日历。
注意
还可以 将前用户的邮箱转换为共享邮箱， 或 将前员工的电子邮件转发给另一名员工。
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