步骤 5 - 向其他员工授予对 OneDrive 和 Outlook 数据的访问权限

当员工离开组织时,你需要访问其 OneDrive 和 Outlook 数据、备份数据,并选择是否将其提供给其他员工。

访问以前用户的 OneDrive 文档

如果删除用户的许可证但不删除帐户,则可以授予自己访问用户 OneDrive 中内容的权限。 如果删除该用户的帐户,则默认有 30 天的时间访问前用户的 OneDrive 数据。 了解如何为已删除的用户设置 OneDrive 保留期。 如果未在此期间 还原用户帐户 ,则会删除其 OneDrive 内容。

若要保留以前用户的 OneDrive 文件,请先授予自己对其 OneDrive 的访问权限,然后移动要保留的文件。

  1. 在管理中心,转到“用户”>“活动用户”页面。

  2. 选择用户。

  3. 在“用户属性”页上,选择“ OneDrive”。 在 “获取对文件的访问权限”下,选择“ 创建文件链接”。

  4. 选择链接以打开文件位置。 将文件下载到计算机,或选择“ 移动到 ”或“ 复制到 ”,将其移动或复制到你自己的 OneDrive 或共享库。

注意

  • 一次最多可以移动或复制 500 MB 的文件和文件夹。
  • 移动或复制具有版本历史记录的文档时,只会移动最新版本。
  • 多地理位置租户目前不支持Microsoft 365 管理中心中的 OneDrive 选项卡下的活动用户的管理选项。

还可以向其他用户授予访问前员工的 OneDrive 的访问权限。

  1. 以全局管理员或 SharePoint 管理员身份登录到 管理中心

    如果收到一条消息,指出你无权访问管理中心,则表示组织中没有管理员权限。

  2. 在左窗格中,选择“管理员 SharePoint”中心>。 (你可能需要选择“全部显示”以查看管理中心列表)。

  3. 如果显示经典 SharePoint 管理中心,请选择页面顶部的“ 立即打开 ”以打开 SharePoint 管理中心。

  4. 在左窗格中,选择“ 更多功能”。

  5. “用户配置文件”下,选择“ 打开”。

  6. “人员”下,选择“管理用户配置文件”。

  7. 输入前员工的姓名,然后选择“ 查找”。

  8. 右键单击用户,然后选择 “管理网站集所有者”。

  9. 将用户添加到 网站集管理员 ,然后选择“ 确定”。

  10. 用户现在可以使用 OneDrive URL 访问前员工的 OneDrive。

撤销对用户的 OneDrive 的管理员访问权限

你可以授予自己对用户的 OneDrive 中内容的访问权限,但你可能希望在不再需要该访问权限时将其删除。

  1. 以全局管理员或 SharePoint 管理员身份登录到 管理中心

    如果收到一条消息,指出你无权访问管理中心,则表示组织中没有管理员权限。

  2. 在左窗格中,选择“管理员 SharePoint”中心>。 (你可能需要选择“全部显示”以查看管理中心列表)。

  3. 如果显示经典 SharePoint 管理中心,请选择页面顶部的“ 立即打开 ”以打开 SharePoint 管理中心。

  4. 在左窗格中,选择“ 更多功能”。

  5. “用户配置文件”下,选择“ 打开”。

  6. “人员”下,选择“管理用户配置文件”。

  7. 输入用户名,然后选择“ 查找”。

  8. 右键单击用户,然后选择 “管理网站集所有者”。

  9. 删除不再需要访问用户数据的人员,然后选择“ 确定”。

访问前用户的 Outlook 数据

若要保存前员工的电子邮件、日历、任务和联系人,请将信息导出到 Outlook 数据文件 (.pst) 。 有关导出 Outlook 数据的步骤,请参阅 将电子邮件、联系人和日历项目导出到 .pst 文件

向其他用户授予对前用户电子邮件的访问权限

若要向其他员工授予对前员工的电子邮件、日历、任务和联系人的访问权限,请将信息导入另一名员工的 Outlook 收件箱。 有关导出 Outlook 数据的步骤,请参阅 从 Outlook .pst 文件导入电子邮件、联系人和日历

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