Microsoft 365 组允许您设置要共享的资源集合，包括共享邮箱和日历、包含 OneNote 笔记本的 SharePoint 网站以及Microsoft Planner等。 Microsoft也可以在创建组时包含 Teams，也可以稍后添加它。 权限组资源通过组进行管理。
可以通过创建任何共享资源来创建组。 在 Outlook 中创建组的结果与在 Planner 中创建与组连接的 SharePoint 团队网站或计划的结果相同。 如果用户不熟悉Microsoft 365 组，他们可能不会意识到这一点。 这可能会导致用户感到困惑，并有可能创建重复资源。 (例如，有人可能会创建 SharePoint 网站进行文档协作，然后创建Planner的单独实例，但未意识到Planner已作为组的一部分提供。)
由于可以通过多种方式创建组，因此我们建议训练用户以使用最适合组织的方法：
- 如果组织使用电子邮件进行大部分通信，请指示用户在 Outlook 中创建组。
- 如果组织大量使用 SharePoint 或从本地 SharePoint 迁移，请指示用户创建 SharePoint 团队网站进行协作。
- 如果组织已部署 Teams，请指示用户在需要时创建团队。
如果训练用户在需要空间与他人协作时始终使用最符合其工作方式的组创建方法，则可以帮助避免混淆和资源重复。 随着用户经验的提高，他们将更好地了解一个组附带的服务集合，并且不同的创建方法会导致相同的结果。
可以使用 Microsoft 365 组 for Business User - PowerPoint 模板作为用户培训演示文稿的起点。
如何思考和组织组
用户可以通过了解在何处和何时使用组来最有效地相互通信。
内部循环 - Teams
内部循环包括经常与之合作的人员。 使用内部循环，需要 运行有效的会议和项目。 借助 Teams，可以利用共享日历、会议、频道和聊天等团队功能来与最亲密的协作者进行协调。
外部循环 - Viva Engage
外部循环包括跨组织联系的人员，但不一定与之密切合作。 使用外部循环，需要 通知员工和同事并与之互动。 Viva Engage提供了公共社区，你可以在其中共享最佳做法、共享文件和众包创意。
Outlook、SharePoint 和 Stream
Outlook - 使用电子邮件组将通信定向到特定组。
SharePoint - 使用 SharePoint 网站与特定组共享和协作处理内容。
Stream - 使用Stream与特定组共享视频和实时事件。