创建和管理非活动邮箱

  • 项目

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

非活动邮箱允许你在前员工离开组织后保留他们的电子邮件，并且可由出于合规性或法律原因而被授予 电子数据展示权限 的授权人员访问。 例如，管理员、合规性官员和记录管理员随后可以使用内容搜索来搜索和导出非活动邮箱的内容。 非活动状态的邮箱无法接收电子邮件且不在组织的共享通讯簿或其他列表中显示。

有关非活动邮箱的详细信息，请参阅了解非活动邮箱。

提示

如果你不是 E5 客户，请使用为期 90 天的 Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从Microsoft Purview 合规门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。

创建非活动邮箱

使邮箱处于非活动状态需要保留邮箱，然后删除邮箱或相应的用户帐户。

若要使邮箱处于非活动状态，必须 正确获得许可 ，以便在删除邮箱之前可以将其保留应用到邮箱。 删除用户帐户后，与该用户帐户关联的任何Exchange Online许可证都可以分配给新用户。

建议使用 Microsoft 365 保留对邮箱应用保留。 了解非活动邮箱中介绍了其他方法。

删除邮箱的最佳方法是删除Microsoft 365 管理中心中的相应用户帐户。 有关删除用户帐户的信息，请参阅 从组织中删除用户。 但是，也可以使用 PowerShell 中的 Remove-Mailbox cmdlet 删除邮箱Exchange Online。 有关详细信息，请参阅在 Exchange Online 中删除或还原用户邮箱。

下表总结了为不同保留方案创建非活动邮箱的过程。


自。。。 执行此操作... 结果
员工离开组织后无限期保留邮箱内容 1. 将 Microsoft 365 保留设置与邮箱的保留操作 (保留策略) 或特定电子邮件项目 (一个或多个保留标签) 。

2.等待应用保留设置。

3. 删除用户的 Microsoft 365 帐户。		 应用了保留设置的非活动邮箱中的所有内容（包括“可恢复的项目”文件夹中的项目）将无限期保留。
在员工离开组织后，将所有邮箱内容保留一段时间，然后删除邮箱 1. 将 Microsoft 365 保留策略应用到具有保留设置的邮箱，这些保留设置会在保留期到期后删除项目。

2.等待应用保留设置。

3. 删除用户的 Microsoft 365 帐户。		 邮箱项目的保留期到期后，该项目将移动到“可恢复的项目”文件夹，然后在 Exchange 邮箱的已删除邮件保留期 () 过期时将其从非活动邮箱中永久删除 (清除) 。 Microsoft 365 保留策略的保留期始终基于收到或创建邮箱项目的原始日期。

注意

如果配置为保留或保留然后删除内容的 Microsoft 365 保留设置已应用于邮箱或邮箱项目，或者已对邮箱进行了诉讼保留，或者创建非活动邮箱所要执行的所有操作就是删除相应的用户帐户。

查看非活动邮箱的列表

可以使用 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户查看组织中非活动邮箱的列表。

注意

门户最多只能显示 5,000 个非活动邮箱。 若要查看超过 5,000 个非活动邮箱，必须使用 Exchange Online PowerShell，如步骤说明后所述。

对于此配置，使用组织的 全局管理员 或合规性管理员帐户登录时，可以使用 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户。

  1. 根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

  2. 在左侧导航窗格中，选择“ 数据生命周期管理>Microsoft 365>保留策略”。

  3. 选择 “非活动邮箱 ”选项：

    数据生命周期管理中的“保留策略”页上的“非活动邮箱”选项。

  4. “非活动邮箱”页显示非活动邮箱的列表。 选择一个可查看有关该非活动邮箱的详细信息。 详细信息包括邮箱的 Exchange 标识符以及它是否在 诉讼保留中。

    详细信息窗格中不会显示其他类型的保留，例如 Microsoft 365 保留策略或电子数据展示保留。 若要查找此信息，请参阅如何确定Exchange Online邮箱上的保留类型。

如果有许多非活动邮箱，你可能会发现在列表中搜索和排序 CSV 文件更方便：在 “非活动邮箱 ”页上，选择“ 导出”。

或者，可以在 Exchange Online PowerShell 中运行以下命令，以显示非活动邮箱的列表：

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

还可以运行以下命令，将非活动邮箱列表和其他信息导出到 CSV 文件。 在此示例中，CSV 文件是在当前目录中创建的。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

注意

非活动邮箱可能与活动用户邮箱具有相同的 SMTP 地址。 在这种情况下， 可以使用 DistinguishedName 或 ExchangeGuid 属性的值来唯一标识非活动邮箱。

搜索和导出非活动邮箱的内容

可以使用 Microsoft Purview 门户中的内容搜索工具或Microsoft Purview 合规门户访问非活动邮箱的内容。 有关详细信息，请参阅 内容搜索的功能参考 一文。

更改非活动邮箱的保留期

邮箱变为非活动状态后，可以更改应用于非活动邮箱的保留期。

有关分步过程，请参阅 更改非活动邮箱的保留持续时间。

恢复非活动邮箱

如果前员工返回组织，或者雇用新员工承担前员工的工作职责，则可以恢复非活动邮箱的内容。

恢复非活动邮箱时，邮箱会转换为一个新邮箱，将保留非活动邮箱的的内容和文件夹结构，并将邮箱链接到新的用户帐户。 恢复后，非活动邮箱不再存在。

有关恢复非活动邮箱时发生的分步过程和详细信息，请参阅 恢复非活动邮箱。

将非活动邮箱的内容还原到另一个邮箱

如果另一名员工承担前员工的工作职责，或者如果其他人需要访问非活动邮箱的内容，则可以还原 (或合并) 非活动邮箱的内容到现有邮箱。

还原非活动邮箱时，内容将复制到另一个邮箱。 非活动邮箱将保留并保留为非活动邮箱。 仍可以使用电子数据展示搜索非活动邮箱，可以将其内容还原到另一个邮箱，也可以在以后将其恢复或删除。

有关分步过程，请参阅 还原非活动邮箱。

删除非活动邮箱

如果不再需要保留非活动邮箱的内容，可以通过删除应用于非活动邮箱的保留来永久删除非活动邮箱。

有关更多详细信息和分步过程，请参阅 删除非活动邮箱。