本文介绍如何为 Microsoft Dataverse 表设置数据保留策略。
先决条件
必须完成这些先决条件，然后才能为长期数据保留设置表：
启用表以用于长期数据保留
在设置保留策略之前，请启用父表（根表），以便实现长期保存。
注释
启用父表（root）表的长期保留功能时，所有相关的子表将自动启用。 如果父表已启用了保留功能，则无法禁用子表的保留功能。 例如，假设自定义表和备注表是事例表的子表。 启用父事例表时，无法禁用这些子表以保留。 创建者始终可以暂停父表以进行长期数据保留，并分别启用子表以进行保留。 但是，当通过解决方案导入流程启用长期保留时，此相关的子表行为存在异常。 在这种情况下，不会自动启用相关的子表。
- 登录到 Power Apps，转到 “表”，然后打开所需的表。 如果项目不在侧面板窗格中，请选择 …更多，然后选择所需项目。
- 选择“表属性”区域旁边的“属性”，展开“高级”选项，然后选择“启用长期保留”。
- 选择“保存”。
保存表大约 15-30 分钟后，父根表和任何子表都可用于策略设置。 子表数越大，完成该过程所需的时间就越长。
确定 Dataverse 的策略条件视图
Dataverse 视图用于确定使用长期保留策略将哪些表行（记录）标记为保留。 在设置数据保留策略之前，必须将 Dataverse 视图设置为保留条件。
获得用于特定长期保留策略的 Dataverse 视图后，应测试视图结果。 最佳做法是使用 TOP N 语句修改视图查询并对其进行测试，以确保返回的结果集按预期方式返回。 这始终是建议的，尤其是在行数较大时。
例如，请考虑创建一个 Dataverse 视图，以选择2015年的所有已关闭案例。 事例数可能非常大。 因此，您应向视图添加TOP N，例如前 10，并对其进行测试，以确认检索到事例的示例集。
运行数据保留策略时，将包括父表和所有子表中的行，以便长期保留数据。 父案例可能具有子表中的关联行，例如备注、任务和自定义表。 保留策略确保案例记录及其所有关联子行在 Dataverse 中被标记并长期保留。 此外，作为示例，还将使用作为保留数据的一部分提供的 ID 和名称值非规范化案例表中的查找值。 这允许在很多情况下使用单个查询来检索相关的保留数据。
重要
建议创建专用于识别需保留行的 Dataverse 视图。 然后，创建并运行一个应用，该应用具有要在将其用作策略中的条件之前要验证的视图。 有关如何创建表视图的信息，请转到 创建和编辑公共视图或系统视图。
设置保留策略
Power Platform 管理员设置保留策略。
重要
- 数据保留为长期（非活动）数据后，将无法移回活动数据存储。
- 当保留策略运行时，进程会在Microsoft Power Platform中发出 API 请求。 这些请求计入计划可用的现有 API 请求。 详细信息：请求限额和分配
- 若要完成此任务，必须具有 Power Platform 管理员角色。
- 启用表以进行长期保留。
- 登录到 Power Apps，然后在左侧导航窗格中选择 “保留策略”。 如果项目不在侧面板窗格中，请选择 …更多，然后选择所需项目。
- 在命令栏上，选择“ 新建保留策略”。
- 填写保留策略的以下属性：
- 表。 选择将用于设置策略以在长期存储中保留历史冷数据的父根表。
- 名称。 输入保留策略的名称。
- 条件。 从列表中选择视图。 视图之前应已创建并测试，以确保选择了正确的历史数据。 确定 Dataverse 策略条件视图
- 计划 - 开始日期。 输入希望策略首次运行的日期。 政策在您环境所在区域的闲暇时间运行。
-
频率。 可用选项包括 一次、 每日、 每周、 每月和 每年。
- 选择“保存”。
现在可以查看和管理策略。 详细信息： 管理数据保留策略
重要
- 对于已启用 管理模式 的环境，保留策略不会启动。
- 当在父表上设置策略时，所有父级和关联的子级活动、电子邮件、附件都保留为一组。 这类似于批量删除策略。 例如，无法为活动指针、活动群和附件表设置显式保留策略。 不能为不支持批量删除的表设置长期保留策略。
- 父表以及来自父表的子表中的所有相关行均被标记并存储在 Dataverse 的长期存储中。
- 与任何表（父和子级）的现有删除操作相关的逻辑总是在策略执行时运行。
- 无论数据量如何，策略运行都需要 72-96 小时。 平台为数据保留策略提供低优先级。 Dataverse 始终在后台运行保留过程，以避免对其他平台服务（如应用和流）造成任何影响。
- 考虑以下情形：对具有通用子表的单独父表运行两个策略（策略 1 和策略 2）。 Policy1 在 Policy2 之前开始运行。 如果 Policy1 的状态尚未超出等待对帐，则 Policy2 的状态将保持挂起删除，直到 Policy1 的状态从等待对帐转为挂起删除。 发生此行为是为了防止从两个策略中的共享表删除任何共享记录。
已知问题
如果父表有多个子表，并且父表或子表的大小较大，则可能会遇到超时。 例如，当表数在级联关系链中较大时，例如 25 个或更多个。 为了缓解这种情况，请首先单独启用一些子表。 然后返回并启用父表。