启用文档建议以推荐相关文档

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重要提示

除案例表外，所有表均已弃用文档建议功能。 案例表通过 Dynamics 365 Customer Service 提供。 详细信息：创建案例

启用文档建议可帮助您的 Dynamics 365 应用 Web 浏览器和移动用户了解与他们在 Dynamics 365 应用中处理的内容有关的重要文档，如重大销售商机。 作为管理员，您定义相关字段。 使用 Azure 文本分析的建议引擎使用关键字匹配关联相关记录以查找相似文档。 您在 Dynamics 365 应用中创建相似度规则以便为您提供自己的相似度逻辑。 然后，用户在当前记录中工作时，Dynamics 365 应用向用户提供建议文档列表。

备注

文档建议功能不需要连接 Azure 文本分析服务。 如果您选择不使用 Azure 文本分析，文档建议将使用 Dynamics 365 应用中提供的内置关键字匹配逻辑。 不过，我们建议您使用 Azure 文本分析服务以执行更高级的关键字匹配。

文档建议搜索其他类似记录以确定 SharePoint 站点、OneDrive 或外部位置中的文档内找到的相似度。 建议的文档可以是多种不同的格式，如 Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Adobe PDF 和文本文件。 如果找到了类似文档，文档建议将让您可以打开该文档或创建副本。

要求

以下是通过 Dynamics 365 应用使用文档建议所必需的。

  • Dynamics 365 Customer Service。

  • 若要提供有关 SharePoint 中的文档的建议：

    • SharePoint Online、SharePoint 2013 或 SharePoint 2016 的访问权限。

    • 必须在 Dynamics 365 应用中设置文档管理。 请参阅设置 SharePoint 集成。

  • 必须启用 Dataverse 搜索。 详细信息：为组织配置 Dataverse 搜索

  • Web 浏览器、适用于手机的 Dynamics 365 和适用于平板电脑的 Dynamics 365 支持文档建议。

  • 如何将 Azure 文本分析与文档建议结合使用：

    • 需要 Azure 订阅，才能使用 Azure 文本分析服务。

    • 系统管理员必须在 Dynamics 365 应用中启用文本分析连接。

  • 系统管理员必须为文档建议中要包含的每个实体类型定义一个相似度规则。 详细信息：使用高级相似性规则查看类似案例建议。

工作原理

您将文档建议用于“案例”实体。

您可以使用文档建议功能本机随附的内置模式匹配，但是我们建议您使用 Azure 文本分析服务，这样可以执行更高级的关键字匹配。

文档建议仅搜索用户可访问的位置和文档。

找到文档的位置按照以下顺序搜索：

  1. SharePoint 默认网站。

  2. 其他 SharePoint 网站。

  3. OneDrive。

  4. Microsoft 365 组（如果安装了解决方案）。

  5. 外部 URL（如果有配置）。

文档建议不搜索添加到 Dynamics 365 应用记录中的“注释”的附件。

添加外部 URL 以搜索其他站点

可通过添加要搜索的外部站点的外部 URL，在文档建议中包含外部站点，如本地的 SharePoint 文档库。

备注

若要在将外部站点用于文档建议时获得最佳结果，建议您使用 Azure 文本分析，该服务提供更高级的关键字匹配逻辑。

向启用的文档建议功能添加外部 URL 之后，用户将获得下面的体验。

  • Web 浏览器。 在从 Web 浏览器运行 Dynamics 365 应用时，您选择文档建议之后，用户可以选择文档建议页面中的其他建议以再显示一个页面，其中可能包含在外部站点中找到的更多文档建议。 请注意，可能会提示用户登录外部站点。

  • 移动应用程序。 对于适用于平板电脑的 Dynamics 365和适用于手机的 Dynamics 365 应用，选择文档建议之后，用户可以选择其他建议，这将在设备的默认 Web 浏览器中打开外部站点，其中可能包含在该外部站点中找到的更多文档建议。 请注意，可能会提示用户登录外部站点。

构造外部 URL

应将外部 URL 的格式外部站点可识别的格式。 例如，对于使用类似 https://contoso.com/search?{0}（其中的 https://contoso.com/search? 是搜索 URL 结构，{0} 是关键字字符串）的构造的站点，文档建议通过 {0} 参数传递关键字。 传递给 URL 的关键字派生自包含文本匹配的实体映射的类似记录规则。 详细信息：使用高级相似性规则查看类似案例建议。

在相似度规则映射的文本字段中找到的值类似下面的 URL，并用作关键字来构造传递给外部站点的查询，其中关键字是相似度规则映射中找到的值，& 代表文档建议用于分隔各关键字的空格。

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

对于本地部署的 SharePoint 服务器，可以添加指向与此类似的子站点的外部 URL，其中 mysharepoint 是网站名称，sites 是站点名称，而 subsitename 则是子站点名称。

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

设置 Azure 文本分析连接

若要将 Azure 文本分析与文档建议结合使用，必须配置 Azure 文本分析连接。

备注

文档建议功能不需要连接 Azure 文本分析服务。 如果您选择不使用 Azure 文本分析，文档建议将使用 Dynamics 365 应用中提供的内置关键字匹配逻辑。 不过，我们建议您使用 Azure 文本分析服务以执行更高级的关键字匹配。

定义和激活相似度规则

如果尚未定义相似性规则，请参阅使用高级相似性规则查看类似案例建议。

启用文档建议

若要启用文档建议，请执行以下操作：

  1. 浏览到 Microsoft Power Platform 管理中心，然后使用管理员凭据登录。

  2. 转到环境> [选择环境] >设置>集成>文档管理设置>管理文档建议。

  3. 在选择实体区域，选择要在文档建议中包含的案例实体，然后选择应用。

    小费

    如果案例实体未在选择实体区域列出，这是因为尚未定义和激活案例实体的相似度规则。 使用高级相似性规则查看类似案例建议。

  4. 将外部 URL 设置为包含在文档建议中。 默认情况下，文档建议在 SharePoint 或 OneDrive 之类的 Microsoft 365 服务中搜索。 如果除了要搜索可用的 Microsoft 365 服务，还希望搜索外部站点（如内部部署的 SharePoint 站点），请输入外部系统的基 URL。 Dynamics 365 应用将向您提供的基 URL 附加搜索查询字符串。 详细信息：添加外部 URL 以搜索其他站点。