本文探讨如何在Dynamics 365和 Exchange 之间同步约会、联系人和任务。 电子邮件是单独同步的。
默认情况下，约会、联系人和任务在 Dynamics 365 和 Exchange 之间同步。 服务器端同步（也称为 Exchange 同步）是首选方法。 同步因同步项和同步方向而异。
同步配置要求
在同步约会、联系人和任务之前，Dynamics 365中的相应邮箱记录必须满足以下要求。 请注意，队列邮箱不支持约会、联系人或任务同步。
- 用户的电子邮件地址已获批准。
- 邮箱经过测试并启用。
- 约会、联系人和任务设置为使用服务器端同步。
有关详细信息，请参阅 连接到 Exchange Online 和 服务器端同步。
从 Dynamics 365 同步到 Exchange
项目与 Exchange 同步后，将建立一个链接。 同步始终是双向的。 一侧的任何更改都反映在另一端。
了解同步筛选器
同步筛选器通过服务器端同步来确定哪些记录从 Dynamics 365 同步到 Exchange。 对于每个记录类型，同步筛选器对用户的安全特权很敏感。
当Dynamics 365记录首次满足用户的同步筛选条件时，该记录将作为 Create作同步到目标用户的 Exchange 邮箱。 在 Dynamics 365 中，对记录的后续更新将作为 Update 操作同步到相应的 Exchange 项目。 当以前同步到 Exchange 的 Dynamics 365 记录不再满足用户的同步筛选器条件时，Dynamics 365 记录将作为 Delete 操作同步到 Exchange。 对于在 Dynamics 365 中被物理删除的记录和被逻辑删除的记录，这种情况都可能发生。 逻辑删除的记录是Dynamics 365中仍然存在但用户同步筛选器不再返回的任何记录。 有关物理删除和逻辑删除的详细信息，请参阅 在同步期间忽略逻辑删除项 中的物理和逻辑删除。
为了帮助说明这些不同的同步动作，请考虑以下情境：
Paul Cannon 和 Laura Norman 配置为使用现装的 “我的活动联系人 ”同步筛选器，默认情况下，该筛选器将同步用户拥有的联系人。 联系人 琳达·米切尔 最初归保罗所有，并在保罗的第一个同步周期期间作为 创建 方式同步到保罗在 Exchange 中的邮箱。 后来，保罗将 Dynamics 365 中的联系人记录重新分配给劳拉。 在 Paul 的下一个同步周期中，联系人被作为 “删除” 同步到 Paul 的邮箱中，因为联系人记录不再符合 Paul 的同步筛选器标准。 同样地，由于该记录现已满足 Laura 的同步过滤条件，该联系人将在 Laura 下次同步周期中作为创建同步至其邮箱。 只要 Dynamics 365 记录继续符合 Laura 的同步筛选条件，Dynamics 365 中联系人信息的更新就会持续作为更新同步到 Laura 的 Exchange 邮箱。
有关详细信息，请参阅选择要在 Customer Engagement 应用与 Exchange 之间同步的记录。
备注
Create、Update 和 Delete 操作在 Dynamics 365 及其与 Exchange 关联的同步行为会因记录类型而有所不同。 请参阅以下各节，了解每种记录类型的操作如何影响 Dynamics 和 Exchange 之间的同步。
从 Exchange 同步到 Dynamics 365
仅当满足以下要求时，约会、联系人和任务才会从 Exchange 同步到Dynamics 365：
- 该项是在Outlook应用的Dynamics 365中创建的。
- 该项目在 Dynamics 365 for Outlook 中跟踪到 Dynamics 365。
- “跟踪到 Dynamics 365”类别应用于 Outlook 或其他电子邮件客户端，而不是 Dynamics 365 for Outlook。
备注
如果约会位于主日历文件夹或其子文件夹中，服务器端同步将约会与 Tracked 同步到 Dynamics 365 类别。 其他日历文件夹中的项目不会同步。
Outlook 邮箱中的截图，显示了可以从主日历文件夹同步的约会。
满足这些要求后，服务器端同步会在Dynamics 365中创建项并建立链接。 同步始终是双向的。 一端的任何更改都会反映在另一端。
有关详细信息，请参阅：
同步约会
约会在Dynamics 365和 Exchange 之间的同步方式取决于同步方向和约会的属性。
约会组织者
约会组织者是约会同步的一个关键字段。 它驱动不同的同步行为。 例如，只有Dynamics 365约会组织者才能将约会从Dynamics 365同步和分发给 Exchange 与会者。 当您使用自定义设置（如 Power Automate 或自定义代码）创建约会时，请确保正确指定会议组织者。 默认情况下，组织者字段不会显示在约会窗体上。 您可以根据需要将其添加到窗体、视图或高级查找查询中，以确认此值显示且正确。
如果约会组织者在同步到 Exchange 后在Dynamics 365中更改，这可能会导致原始组织者发出取消。 之所以发生这种情况，是因为约会不再满足用户同步筛选器的条件。 此外，新组织者可能会将约会同步为 Exchange 中的新会议。 可以使用名为 DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync 的 OrgDBOrgSetting 修改发送上一个组织者的取消的行为。
备注
如果满足以下条件，Dynamics 365中创建的约会将显示为由 SYSTEM 创建。
- 跟踪约会的用户不是组织者
- 名为 DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities 的 OrgDBOrgSetting 将设置为默认值 False。
如果Outlook会议的组织者是Dynamics 365用户，则所有者是组织者。 如果组织者不是 Dynamics 365 的用户，则所有者是负责跟踪的用户。
将约会从Dynamics 365同步到 Exchange
Mapping：在 Dynamics 365 中的约会会同步到 Exchange，作为会议。
Appointment status： 如果Dynamics 365中的约会状态为 Completed， canceled 或 Free （Open），约会状态以 Free 同步到 Exchange。 如果 Dynamics 365 中的约会状态为 Busy（Scheduled），则约会将同步到 Exchange 并显示为 Busy。
提醒：如果约会发生时间过去了七天以上或约会状态为空闲（开启），不会设置提醒。
邀请：如果出现以下情况，不会发送邀请：
- 约会发生在过去。
- 未邀请与会者。
- 同步约会的用户不是组织者。
- 以下属性均未改变：Subject、Body、Location、IsAllDayEvent、ScheduledStart、ScheduledEnd、RequiredAttendees、OptionalAttendees、Organizer、AppointmentStatus、PriorityCode、RecurrencePattern。
备注
在同步 Dynamics 365 中的这些约会之前，系统不进行对 Exchange 中会议安排冲突的检查。 可以在 Dynamics 365 中使用 Scheduling 工具集中管理约会预订以帮助防止冲突。
将已取消和已删除的约会从Dynamics 365同步到 Exchange
当组织者邮箱中的约会被删除时，Exchange 会向与会者发送约会取消。
如果在Dynamics 365中删除约会，则不会发送取消通知，除非满足以下条件：
- 约会发生在过去。
- 同步约会的用户不是约会组织者。
- 约会没有与会者。
默认情况下，Dynamics 365 中取消的会议不会作为 Canceled 同步到 Exchange。 要更改此行为，在 OrgDbOrgSettings 中打开 SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange。 启用此设置后，取消Dynamics 365中的约会将取消 Exchange 中的会议，从而将取消通知发送给与会者。
在Dynamics 365中删除约会并与 Exchange 同步时，仅在满足以下所有条件时才在 Exchange 中删除约会：
- 约会已链接。
- 同步用户就是约会组织者。
- 约会发生在未来。
- 约会尚未逻辑删除。
如果未满足所有这些条件，约会仍存在于 Exchange 中，但已取消链接。
跟踪定期会议时，如果出现如下情况，Dynamics 365不会向与会者发送新的邀请：
- 该系列的所有事件仍存在于 Outlook 和 Exchange 中。
- 未添加或删除任何与会者。
如果组织者删除了序列的过去实例，则Dynamics 365将它们视为 Exchange 中缺少的实例。 它会重新创建这些实例并向与会者发送新的邀请。
将约会从 Exchange 同步到 Dynamics 365
映射： Exchange 中的会议同步到 Dynamics 365 作为日程安排。 定期会议作为重复约会主节点及其实例同步到 Dynamics 365。 如果在 Exchange 中修改了定期会议的各个实例，它们会在 Dynamics 365 中同步为异常约会记录。
Appointment 状态和忙/闲状态： 如果 Exchange 中的约会状态为 Free，则约会状态将同步为 Dynamics 365 Free。 如果状态为 Completed 或 Canceled，则 Dynamics 365 中的约会状态设置为 Completed。 如果状态为 Dynamics 365 中的 Open，则约会状态设置为 Free。 如果 Exchange 约会的 Free/Busy 状态设置为 在其他地方工作， Dynamics 365约会设置为 Open 状态，状态为 Free。 如果 Exchange 约会状态为 Busy，则Dynamics 365约会设置为 Busy （Scheduled）。
在 Dynamics 365 中状态为已完成或已取消的约会： 如果 Dynamics 365 中的约会状态为 Completed 或 Canceled，则 Exchange 中会议的任何更改都不会同步到 Dynamics 365。
预约预订和冲突管理：将约会同步到 Dynamics 365 时，服务器端同步使用预订 API 来确保与会者在指定的时间可用。 例如，如果 Dynamics 365 中组织者日历在同一时间有其他约会，那么该日程将无法安排定，也不会同步。 用户可以解决计划冲突，选择忽略冲突，仍然让约会同步。 通过Outlook中的Dynamics 365预订会自动忽视计划冲突。 有关更多信息，请参阅将会议[会议主题]从 Exchange 保存到 Microsoft Dynamics 365 时检测到的排程冲突。
将已取消和已删除的约会从 Exchange 同步到 Dynamics 365
在 Exchange 中删除了跟踪的约会或异常约会时，如果在同步期间，约会没有从 Dynamics 365 中删除，则不会被删除。
- 状态为已完成或已取消。
- 约会发生在过去。
- 同步约会的用户不是约会组织者。
（例外约会是单独修改的定期约会的特定实例。）
同步服务约会
Mapping： Dynamics 365 中的服务约会同步到 Exchange 中作为会议。
邀请和取消：永远不会为服务约会发送邀请和取消。
副本：在同步期间，用户会在其邮箱中获得自己的服务约会副本。 服务约会没有集中组织者。
同步联系人
映射：Dynamics 365 中的联系人同步到 Exchange 系统中，作为联系人。
地址同步：请参阅联系人的地址同步。
已删除联系人：
- 仅当同步用户不是联系人的所有者时，才会在 Exchange 中删除Dynamics 365中删除的联系人。
- 仅在同步用户是联系人的所有者时，才会在 Dynamics 365 中删除在 Exchange 中删除的联系人。
同步任务
任务在Dynamics 365和 Exchange 之间的同步方式取决于同步方向和任务的属性。
将任务从 Dynamics 365 同步到 Exchange
Mapping：传真、信件、电话和任务在 Dynamics 365 中同步到 Exchange 作为任务。
Reminder： 如果任务截止日期早于一天，且Dynamics 365中的任务状态为 Open 或 Scheduled，则同步期间将设置提醒。
Due date:任务的预计结束日期在 Dynamics 365 中同步至 Exchange，作为任务的截止日期。
任务状态：未指定完成百分比时：
- 开启任务作为未开始同步到 Exchange。
- 已完成或已取消任务作为已完成同步到 Exchange。
完成日期：任务的实际结束日期作为任务完成日期同步到 Exchange。
已删除的任务： 在 Dynamics 365 中被删除的任务，只有在 Exchange 中的状态不是 Completed 时，才会在 Exchange 中被删除。
任务自动完成：在 Dynamics 365 中被标记为完成的任务在actualEnd字段中有值。 如果填充了任务的 actualEnd 字段并且日期在过去，该任务将会作为已完成自动同步到 Exchange。 如果您使用自定义重新激活任务，请务必清除 actualEnd 日期以避免服务器端同步自动完成它。
将任务从 Exchange 同步到 Dynamics 365
映射：Exchange 中的任务以任务形式同步到 Dynamics 365。
Task status： 尚未在 Exchange 中启动的任务将同步到 Dynamics 365 作为 [未开始]。
任务实际开始： 当在 Exchange 中创建的任务同步到 Dynamics 365 时，actualStart 字段会被设置为当前的时间戳。
Deleted tasks： 默认情况下，在 Exchange 中删除的传真、信件、电话和任务也会在 Dynamics 365 中删除。 可以通过切换 OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange 来更改此行为。
完成百分比：设置为 100% 完成的任务会同步到 Dynamics 365，并显示为已完成。
高级同步设置
在同步期间忽略逻辑删除的项目
如何有项目不再与同步筛选器匹配，通常是由于以下两个原因之一：
- 其记录不再存在于Dynamics 365中，因为它在物理上已被删除。
- 其记录仍存在于Dynamics 365中，但无法再访问它。 与邮箱关联的用户失去了对该项目的访问权限，或者项目的属性已更改，项目不再与同步筛选器匹配。 这种情况称为逻辑删除。
默认情况下，服务器端同步在这两种情况下都会向 Exchange 发送删除操作。 要更改此行为并忽略逻辑删除，在 OrgDbOrgSettings 中打开 DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync。
有关同步筛选器的详细信息，请参阅：
允许复制项目
在 Exchange 中复制任何链接的项目时，服务器端同步会默认忽略复制操作。 此行为可避免在Dynamics 365中创建重复的信息。 要更改此行为并从 Exchange 引入重复项目，在 OrgDbOrgSettings 设置中关闭 IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox。
同步Outlook中的约会附件、联系人地址和任务
以下部分适用于通过 Dynamics 365 for Outlook 或服务器端同步进行的同步。 有关详细信息，请参阅集成电子邮件系统。
同步约会附件
用户可以将文档、图片、录音和其他文件附加到他们在 Dynamics 365 或 Dynamics 365 for Outlook 应用中创建的约会中。 默认情况下，同步约会时不包含附件。 要包含附件：
- 在 Dynamics 365 for Outlook 中，转到 Settings>Administration>System Settings。
- 在
Synchronization 选项卡上，选择使用 Outlook 或 Exchange1 同步约会附件。
同步附件的注意事项
- 如果关闭附件同步，则附件不会显示在Dynamics 365中的约会中。 他们仍然出现在Dynamics 365 Outlook的约会中。
- 无法同步定期约会或服务约会中的附件。
- 附件可能会增加同步时间。 如果您使用的是低带宽网络，您可能需要谨慎使用附件。
同步联系人地址
在 Synchronization 选项卡上的Outlook Dynamics 365中，选择以下选项之一以选择如何同步联系人地址：
仅在Outlook联系人中同步邮寄地址： 在Dynamics 365和Outlook之间同步一个邮寄地址。 这对于大多数组织来说已经足够了，是默认选项。
在Outlook联系人中同步所有三个地址（业务、家庭、其他）： 这三个Outlook地址（业务、家庭和其他）在Dynamics 365和Outlook之间同步。
警告
如果您有现有数据，更改设置以同步所有三个地址可能会导致数据丢失。 启用此设置后，将重新映射现有跟踪联系人的属性。 建议您在部署前测试此选项，以了解重新映射对您环境和数据的影响。 在大多数情况下，您应该在一端（通常为完整的 Dynamics 365）拥有完整数据，并同步到另一端（通常为 Outlook 或 Exchange）。
有关详细信息，请参阅 哪些字段可以在 Dynamics 365 应用和 Outlook 之间同步？
同步Outlook中分配的任务
默认情况下，为Outlook在Dynamics 365中创建的任务不会与Dynamics 365同步。 若要同步它们，请在 Dynamics 365 for Outlook 的 Synchronization 选项卡上，选择同步在 Outlook 中分配的任务。
同步任务的注意事项
- 无法同步定期任务。
- 分派任务的人员和任务分派给的人员必须在同一组织。
- 任务无法同步到多个电子邮件地址。