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开始管理硬件资产和请求

  • 项目

在处理请求和管理资产之前，必须完成某些配置和迁移步骤。

作为管理员或项目经理，您需要在硬件请求和管理管理模型驱动应用中完成以下组件的设置：

  • 业务组

  • 预算

  • 产品类型

  • 产品子类型

  • 产品（目录）

  • 资产

    硬件管理模型驱动应用的屏幕截图。

管理业务组

业务组记录代表组织中拥有以下各项的部门：

  • 硬件采购预算
  • 硬件请求的业务审批者
  • 部门资产管理员

在请求硬件之前，必须至少配置一个业务组。 要执行此操作：

  1. 从业务组图库中选择 +新建
  2. 在常规选项卡中，添加新业务组的组名
    1. 如果该组由单个用户组成
      1. 将使用审批者团队设置为否
      2. 选择用户作为主要审批人
    2. 相反，如果该组由一个团队组成
      1. 将使用审批者团队设置为*是
      2. 选择团队作为审批者团队

可以查看或编辑现有的业务组。 业务组名称在超文本中。 单击链接查看详细信息。 由于在预算、请求、采购订单和资产中指定了业务组，因此可以在两个位置查看这些分配：

  • “常规”选项卡上的表（仅限状态为“活动”）
  • 专用选项卡：“预算”、“请求”、“采购订单”、“资产”（带有一组扩展的字段和状态过滤器）

管理预算

记录组织制定的预算允许应用程序跟踪累计支出，并提供可见性，以确保在公司限制内完成资产购买。 配置业务组后，可以添加预算。

  1. 在预算图库中选择加号 (+)
  2. 在常规选项卡中，添加：
    1. 预算的名称
    2. 美元金额
    3. 业务组的分配
    4. 货币

可以查看或编辑现有预算。 预算名称在超文本中。 选择链接以查看详细信息。 根据预算下订单时，采购订单列表会扩展，并且支出汇总会更新。

要查看更详细的信息，请选择采购订单。

配置和管理产品

配置产品类型、产品子类型和产品分类，以建立和简化请求流程。

产品类型

产品类型是目录中产品的最高分类级别。 产品类型简化了请求过程，并提高了管理员的报告能力。

将产品加载到目录之前，必须配置产品类型列表。 要执行此操作：

  1. 在产品子类型库中选择加号 (+)
  2. 在常规选项卡中，添加：
    1. 产品类型的名称
    2. 图像（如有）

可以查看或编辑现有的产品类型。 产品类型名称以超文本形式显示，并链接到详细视图。 为产品分配产品类型后，它们将被添加到该产品类型的产品选项卡视图的列表中。

产品子类型

产品子类型允许在目录中进行额外的产品分类。 产品子类型有助于请求者定位产品，并为管理员提供更具体的报告和分析。

要添加子类型：

  1. 在产品子类型库中选择加号 (+)
  2. 在“常规”选项卡中，提供：
    1. 子类型的名称
    2. 对其父产品类型的分配。 例如，子类型平板电脑可以添加到计算机产品类型中

可以查看或编辑现有的产品子类型。 产品子类型名称在超文本中，并链接到详细视图。 当产品被分配一个产品子类型后，它们将被添加到该产品子类型的产品选项卡视图的列表中。

产品

配置产品类型和子类型后，可以将产品添加到目录中。 目录中的产品列表既用于请求的产品，也用于管理应用程序中管理的任何资产。

以下字段是必填的：

  • 客户
  • 产品类型
  • 产品子类型

可选字段包括：

  • 描述
  • 多项制造商详细信息（名称、零件号、型号、产品详细信息链接）
  • 定价（默认价格和货币）
  • 图像（产品图像可以从管理员的文件中上传并附加到产品记录中）
  • 换新期限（月）（根据政策，通知资产所有者和管理员何时可以更换资产）

小费

对于产品目录的初始迁移，最好使用 Excel online 功能。 从菜单栏中，选择导出到 Excel，然后选择在 Excel Online 中打开。 只要字段布局匹配，就可以从现有工作簿中粘贴数据并保存。 或者，如果源文件采用 .csv 格式，可以使用从 Excel 导入菜单选项导入。

您可以查看或编辑现有产品。 产品名称在超文本中，链接到产品的详细视图。 当产品被指定为资产或分配给请求时，它们会被添加到该产品的资产和请求项目选项卡视图的列表中。

迁移现有资产

设置的一个重要部分是现有资产的初始迁移。 我们假设这些应用程序正在取代当前的硬件请求和资产管理系统。 需要从该系统（或数据源）中提取资产数据。 虽然只适用于小数据集，但可以手动迁移数据。

  1. 从资产图库中选择加号 (+)
  2. 从“常规”选项卡完成记录

以下字段是必填的：

  • 产品（可以从下拉菜单中选择，值从目录中填充）
  • 资产状态（已分配、未分配、报废、可换新）
  • 业务组（资产所属的组织内的组）

可选字段包括：

  • 交货时间
  • 可换新日期（日期）
  • 可换新通知发送时间
  • 报废日期
  • 硬件请求
  • 采购订单

系统确定的字段包括：

  • 资产编号
  • 换新前的月数
  • 创建者
  • 创建日期

小费

对于现有资产的初始迁移，最好使用 Excel online 功能。 从菜单栏中，选择导出到 Excel，然后选择在 Excel Online 中打开。 只要字段布局匹配，就可以从现有工作簿中粘贴数据并保存。 或者，如果源文件采用 .csv 格式，可以使用从 Excel 导入菜单选项导入。

您可以查看或编辑现有资产。 资产名称在超文本中，链接到详细视图。

下一步

开始使用“硬件请求和管理”应用