在本案例研究中，您将了解到全球专业服务机构安永会计师事务所 (EY) 的全球财务团队如何使用 Power Automate、AI Builder 和 Dataverse 自动匹配和清算收到的客户付款。
业务挑战
安永每年从其 20 万全球客户那里收到约 150 万笔付款。 在这些付款中，只有 30% 会自动与发票匹配并由 SAP 清算。 其余的则需要大量的手动工作和时间，需要 7 到 30 分钟来研究付款以查找随附的发票，而在 SAP 中手动处理和清算付款需要 4 到 25 分钟。 每年要匹配和清算近百万笔付款，每笔工作长达近一个小时。
安永全球控股转型主管合伙人 Ajith Haripaul 向安永全球财务团队成员提出挑战，要求他们开发一种实现现金申请流程自动化的方法。 安永财务与会计业务流程主管 Stef Pieterse 和应收账款全球流程负责人 Marie Sanders 被指派推动该项目并管理变更。 他们在 2022 年开发了一个类似的工具 PowerPost，该工具使用 Power Platform 来改进总账过账流程。
根据他们以前的经验，他们认为将全球自动匹配和清算支付的比例从 30% 提高到 80% 是一个可以实现的目标。
实施方法
在集思广益讨论如何解决问题后，项目团队确定了解决方案的五个关键技术要求，所有这些要求都可以通过使用 Power Platform 功能来解决。
| 要求 | Power Platform tools |
|---|---|
| 一种自动匹配算法，可以根据业务规则进行配置，并且足够灵活，可以根据业务需求进行自定义 | Power Automate 流、AI Builder 模型和 Office 脚本 |
| 一个用户友好的应用程序，通过它可以有效地执行所有发布场景 | Power Apps 画布应用 |
| 从应用程序或流以及 SAP 的角度来看，该解决方案可以在较高级别上执行，而不会给系统带来不必要的压力 | 预建 SAP 连接器：Call SAP (V2) 和 Read SAP table with Parsing |
| 将应用程序与 SAP 及其他 EY 工具和 Microsoft 365 应用程序集成的能力 | 预置连接器，包括 Outlook 和 SharePoint |
| 快速交付和部署解决方案的能力 | Power Platform |
由 Stef Pieterse 领导的四名开发人员组成的小团队花了不到四个月的时间开发了名为 PowerMatch 的新应用程序。 PowerMatch 是一款画布应用程序，它使用 Power Automate 流来匹配和结算收到的客户付款。 它将数据存储在 Dataverse 中，并使用 AI Builder 模型从付款和付款通知中提取关键信息。 为了简化与 SAP 的集成，团队使用了 Power Platform 提供的预构建 SAP 连接器。
下图是流程图。
下表描述了流程流。
| App | 操作 | Description |
|---|---|---|
|
客户发送付款通知。 | 从计划的云端流开始设置定期流自动化。 |
|
付款详情从附件中提取并移至 Dataverse。 | 使用 AI Builder 创建自定义实体提取模型，从支付信息中提取关键属性。 |
|
银行将包含付款信息的对帐单上传到 SAP。 | |
|
未结发票、付款和相关活动按定义的计划从 SAP 中提取。 | 使用计划的云端流和预构建的 SAP 连接器来设置定期流自动化。 |
|
通过人工智能模型从付款信息中提取匹配数据并移至 Dataverse。 | 在 14 步算法中使用提取模型中的属性，该算法尝试使用 Office 脚本根据预定义的业务规则查找匹配的发票。 |
|
|
在 Dataverse 中匹配的支付数据被发送到 SAP 进行清算。 | 使用 Power Automate 和预构建的 SAP 连接器。 |
|
不匹配的付款由应收帐款团队在应用中手动结算。 | 使用 Power Apps 画布应用程序显示支付数据，以便人工审核和处理。 |
|
|
数据与参与和收款团队的内部系统同步。 | 使用 Power Automate 和自定义 API 或 Power Automate RPA（机器人流程自动化）连接到内部系统。 |
简化的支付处理
每隔五分钟，Power Automate 流就会从 SAP 中提取新的付款，并同步未结算发票、客户和相关会计数据。 当用户直接在 SAP 中工作时，流还会更新 PowerMatch，以便 SAP 和 PowerMatch 始终 100% 同步。
对于 SAP 中无法自动匹配和清除的付款，PowerMatch 会使用自定义 AI Builder 实体提取模型从付款信息中提取关键属性。 然后，在 14 步算法中使用这些属性，该算法使用 Office 脚本尝试根据预定义的业务规则查找匹配的发票。 当匹配具有高度确定性时，PowerMatch 会自动匹配并清算 SAP 中的付款和发票。
匹配确定性较低的付款（例如，当找到多个可能的匹配项或部分付款与发票不匹配时）将与应用收集的相关信息一起显示在 PowerMatch 中。 每笔未自动匹配和清算的付款都经过相同的四步流程：
应收账款 (AR) 团队确认匹配结果；例如，应用程序对付款的研究以及如何进行匹配的建议。
团队选择清算选项。
如果适用，团队会添加抵消。
团队提交文档。
此过程是通用的，适用于所有发布方案。 应收账款团队只需点击四个按钮就能匹配并清除确定性较低的情况，每笔付款不超过两分钟。 由于研究付款不需要手工操作，因此节省了大量时间。
PowerMatch 还提供重新应用以前清算的付款的功能。 应收账款团队只需提供新的发票号码。 后端流负责撤消现有 SAP 文档和将付款重新应用于新发票的耗时任务。
PowerMatch 同时处理大量付款。 对于一批 300 笔付款，从数据同步开始到付款在 SAP 中自动匹配和清算，端到端运行时间不到 10 分钟。
PowerMatch 简单直观。 应收账款团队只需通过两个屏幕就能有效管理收到的付款并执行所有必要的过账方案。 在作为登陆页面的第一个屏幕上，应收账款团队可以全面查看已过账的银行对账单、需要清算的付款以及与付款状态相关的总体指标。 选择付款将打开第二个屏幕，其中显示付款详细信息，包括 PowerMatch 的研究和匹配建议。 屏幕上还有一个活动日志，可跟踪 PowerMatch 应用程序中的所有操作，从而创建完整的审计跟踪。
关键优势
“要高效运行一个复杂的财务流程，需要大量的定制和集成选项，而我们使用 Power Platform 就能实现这一点。 PowerMatch 与 SAP 的深度集成证明了 Power Platform 在补充 SAP 和提供业务价值方面是多么有效”。
—Stef Pieterse，安永财务与会计业务流程主管
PowerMatch 将自动匹配和清算的付款比例从 30% 提高到 80%，实现了团队的目标。 另外 15% 的付款会自动与发票匹配并在应用程序中手动清算。 因此，只有 5%的付款需要手动匹配和清算，而 PowerMatch 之前这一比例为 70%，每年为安永在全球节省约 230,000 小时。
下图说明了 PowerMatch 应用的影响。
然而，节省时间并不是 PowerMatch 的唯一好处。 由于减少了人工处理，提高了付款处理的准确性，估计可减少 50%的重新预订。
此外，财务团队的新成员可以在短短两天内熟练掌握支付处理，而不需要两周的培训来学习旧流程。 节省的时间主要是由于 PowerMatch 简单直观的功能，以及不再需要 SAP 培训的事实。
“PowerMatch 彻底改变了安永处理现金申请流程的方式，从而提供更快、更准确的信息。 我们能够在不到四个月的时间内构建 PowerMatch 应用程序，这真是太棒了，这确实归功于我们使用的低代码开发平台。
—Marie Sanders，应收账款全球流程负责人
PowerMatch 已在加拿大、意大利和英国成功部署，安永预计将在 2025 年之前分阶段在全球范围内部署 PowerMatch。
后续步骤
安永有几个项目正在进行中，这些项目基于 PowerMatch 中使用的逻辑进行。 每个项目的核心都是 Power Platform 与安永 SAP 系统的深度集成。
Ajith 解释了安永如此热衷于使用 Power Platform 的原因：
“安永是一个庞大而复杂的组织，许多利益相关者分布在许多地区。 SAP 为我们提供了安永在宏观层面上所需的刚性、可扩展性、治理和安全性。 然而，我们也需要灵活、敏捷，并不断处理大量不同的输入和情况，而这正是 Power Platform 如此有效的原因。 使用 Microsoft Power Platform 作为 SAP 的补充，使我们能够在短时间内灵活地开发和构建应用程序，同时还能满足我们严格的总体安全要求。 随着业务需求的不断变化，我们发现 Power Platform 为我们提供了以经济高效的方式快速构建的能力。 我们看到地平线上有很多利用 Power Platform 的机会。
—Ajith Haripaul，全球控制转型负责人