在本文中，您将从一个真实案例中了解全球法律与合规公司 Epiq 如何使用 Power Automate、Microsoft Dataverse 和 AI Builder 构建员工入职解决方案。
在使用 Power Platform Tools 构建入职解决方案之前，Epiq 在 18 个国家/地区的 6000 名员工中面临着入职流程不一致和手工操作的挑战。 COVID-19 大流行凸显了对更有效解决方案的需求。 快速开发部高级经理 Colton Coan 利用 Power Automate 和 Dataverse 率先实施了公司的 Launchpad 入职解决方案。
Launchpad 计划简化了入职流程，与 Epiq 现有系统无缝集成，并消除了手动任务。 该解决方案支持短期项目的快速扩展，显著缩短了入职时间和成本。 因此，新员工可以更快地访问必要的工具，IT 员工可以专注于更高价值的任务。
Power Automate 和 Dataverse 提供一个即用型工具包，能够与 Epiq 现有的人力资本管理 (HCM) 和 IT 系统集成。 使用 Power Automate 和 Dataverse 消除了人工操作，并为需要为特定项目大量招聘短期员工的业务部门提供了调整流程的灵活性。
阅读全文：Epiq利用 Power Platform 实现了员工入职自动化，每年节省超过 500,000 美元。
业务挑战
Epiq 专门为企业和政府客户处理复杂的法律事务，包括调查、集体诉讼、电子取证和文件审查。 在实施 Power Automate 和 Dataverse 解决方案之前，Epiq 面临着几个常见的入职挑战：
- 业务部门的流程不一致，没有集中治理。
- 招聘经理缺乏对新员工入职状态的了解。
- Microsoft 365 许可证是手动分配的。
- Outlook 邮箱是手动创建的。
- 由于基于电子表格的跟踪，IT 资产生命周期管理非常复杂。
- 管理集体诉讼或文件审查服务业务的大规模雇佣场景是很困难的。
Epiq 通过使用 Power Automate消除手动数据录入、使用 Dataverse改进自动化和报告，以及使用 AI Builder在大规模招聘场景中执行批量操作，简化了员工入职流程。
实施方法
要创建解决这些常见入职挑战的入职解决方案，请以 Epiq 的方法为例：
确定要自动化的关键任务。 首先确定入职流程中最耗时、最容易出错的任务。 对于 Epiq 来说，这些任务包括分配 Microsoft 365 许可证、创建 Outlook 邮箱和管理笔记本电脑申请。
使用 Power Automate 流 构建解决方案。 创建处理重复性任务的自动化工作流。 Epiq 创建了 Power Automate 流，用于分配 Microsoft 365 个许可证、创建 Outlook 邮箱、为新员工申请笔记本电脑，以及向招聘经理发送电子邮件确认。
集成 AI Builder 用于批量操作。 AI Builder 可处理大规模入职场景。 Epiq 团队对模型进行了训练，以识别批量数据中的模式并自动执行相应的操作。
监控和优化。 创建 Power BI 仪表板，深入了解入职流程。 Epiq 会定期审查其工作流程和数据，不断确定需要改进的领域。
确定要自动化的关键任务
要精简人力资源运营，提高效率，首先要确定关键任务和痛点。 通过与 IT 和业务利益相关者合作，Epiq 团队确定了新员工入职流程中的几个痛点：
数据录入：人力资源经理将新员工的详细信息输入 HCM 系统，并分配一个员工 ID。
创建账户：IT 团队在 Microsoft Entra ID 中创建用户账户。
分配许可证：IT 团队根据员工的角色和业务单位分配相应的 Microsoft 365 许可证。
邮箱配置：IT 团队为新员工创建 Outlook 邮箱。
确认新员工设置：IT 团队向新员工的经理发送电子邮件确认。
硬件请求：新员工的经理申请必要的硬件（例如笔记本电脑）和专用软件。
交付跟踪：新员工的经理通过查看运输提供商的网站来跟踪笔记本电脑的交付情况。
状态跟踪：IT 团队监控每项入职操作的状态，以确保为新员工的第一天做好准备。
使用 Power Automate 流构建解决方案
Epiq 团队构建了一个解决方案来替换每个业务部门使用的不同电子表格，通过集中控制提高数据质量和安全性：
在 HCM 系统中输入新员工的详细信息会触发 Power Automate 流，该流可使用预建连接器或自定义连接器。
随后的自动化操作会在 Microsoft Entra ID 中创建用户账户。
Power Automate 每 15 分钟检查一次 HCM 系统中的新员工，并识别员工 ID。
在继续操作之前，有一个验证步骤确保 Microsoft Entra ID 中存在用户账户。
从 HCM 系统中获取员工详细信息，包括员工 ID、姓名、业务单位、经理和事件类型入职，并作为新行添加到 Dataverse 表中。
Dataverse 中的入职事件类型会触发后续的员工设置流。 其他事件类型，如离职也可用于触发不同的流。
自动化会根据新员工的角色和业务单位识别并分配适当的 Microsoft 365 许可证。
通过使用 PowerShell 的 Azure 自动化运行本，自动为新员工创建 Outlook 邮箱。
新员工的设置确认会自动通过电子邮件发送给招聘经理。
每一步都会在 Dataverse 中整理详细信息，以避免多次调用其他系统。
“在整个解决方案中，我的目标是，我们每收集一步数据，就将这些数据汇总到 Dataverse 中的记录中，这样，当我们在流程后期需要查找时，就只需根据 Dataverse 查找。”- Colton Coan，快速开发高级总监
创建流
Epiq 的入职解决方案使用预定的云端流来例行检查 HCM 系统中的新员工，并将每个新员工作为新行添加到选定的 Dataverse 表中。 表格更新会触发后续的新员工设置操作。
将 Power Automate 自动化分为两个子流程，可以更容易地排除故障，并在遇到问题时针对单个员工重新运行流：
第一个子流程：从 HCM 系统收集员工详细信息并将其添加到 Dataverse。
第二个子流程：完成设置任务。
Epiq 团队创建了一个自动化系统，用于整理来自多个系统的员工数据，然后执行设置任务。
下表描述了自动化。
| App | 操作 | Description |
|---|---|---|
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计划事件每 15 分钟运行一次。 | 从计划的云端流开始设置定期流自动化。 您可以设置重复时间间隔，例如每 15 分钟一次。 |
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检查 HCM 系统中是否有新员工。 | 使用预构建的连接器（如果可用）与您的 HCM 系统集成，或创建自定义连接器。 |
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在 Dataverse 表中添加新员工详细信息。 | 使用 Dataverse 添加新行操作将 HCM 系统中的员工详细信息写入 Dataverse 表（例如工作人员表）。 |
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更新 Dataverse 表中的行时。 | 使用 Dataverse 当一行被添加、修改或删除时 操作来监控员工详细信息的变化。 还可以指定事件类型，例如入职，以触发相关子流程。 |
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搜索用户账户的 Microsoft Entra ID。 | 使用 Microsoft Entra ID 连接器，根据之前从 HCM 系统收集的员工 ID，在 Microsoft Entra ID 中识别新员工的用户账户。 |
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为新员工分配 Microsoft 365 许可证。 | 使用 Microsoft Graph 调用来识别新员工的角色并分配适当的 Microsoft 365 许可证。 |
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为新员工创建 Outlook 邮箱。 | 使用另一个 Microsoft Graph 调用为新员工创建 Outlook 邮箱。 |
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向新员工的经理发送电子邮件。 | 第一天的设置确认将使用 Outlook 连接器通过电子邮件发送给新员工的经理。 |
将解决方案体系结构应用于您的组织
您可以将 Epiq 的解决方案架构和设计模式用于组织中的类似入职用例。 例如:
简化员工离职流程。
根据学生或员工 ID 创建 Microsoft 365 账户，为学院或大学的新学生、教职员工办理入职手续。
自动执行小规模的例行入职流程，以测试解决方案并收集反馈，然后再扩展到整个企业。
使用 AI Builder 进行批量操作
接下来，Epiq 团队确定了特定业务部门的需求，以适应大规模招聘的情况，在这种情况下，许多新员工一起入职，以进行短期的客户参与。
大规模招聘需要对入职流程进行更改，以允许招聘团队以一组形式提交新员工列表，并避免为每个新团队成员发送入职电子邮件确认。
Epiq 团队调整了自动化功能，以确定招聘团队何时提交了在 Microsoft Forms 中创建的批量招聘表单。 然后，他们使用 AI Builder 将数据结构化为 JSON，以便以一致的格式添加到 Dataverse 中。 Power Automate 会检测到批量添加，并将所有新员工的详细信息整理成一封邮件发送给招聘经理。
“三年多来，这个解决方案解决的最大挑战是，当人们填写表格时，有些人会输入逗号分隔的列表，有些人会使用分号。 我们使用 AI Builder 的 GPT 模型对数据进行规范化处理。—Colton Coan，快速开发高级总监
处理笔记本电脑请求和状态跟踪
该团队通过自动化扩展了入职流程，以改善招聘经理的用户体验，包括为新团队成员选择硬件的提示。
除了 Microsoft 365 许可证和 Outlook 邮箱外，新员工通常还需要一台笔记本电脑，这是自动化和状态跟踪的理想任务。 通过识别这些并发的入职活动，团队自动执行了由相同的入职事件类型触发的更多操作。
自动化会提示招聘经理选择新员工所需的硬件和任何软件，然后自动在 IT 服务管理（ITSM）工具中记录工单。 笔记本电脑交付跟踪链接和运输状态是从运输提供商处获取的，然后添加到 Dataverse 中的员工记录中。
IT 团队使用 Power Apps 界面进行集中监控，并在出现问题时对个别员工的设置流进行补救。
创建入职状态跟踪仪表板
将入职数据汇总到 Dataverse 中不仅有助于推动 Power Automate 自动化，还使 Epiq 团队能够从集中的数据集为不同受众设置量身定制的 Power BI 报告。
例如，他们创建了一个管理视图，以便为招聘经理提供更高级别的第一天准备信息。 他们创建了一个 IT 监控视图，为状态监控、任务加速和长期效率分析提供详细信息。
要点
Epiq 的员工入职解决方案案例研究展示了使用 Power Automate、Microsoft Dataverse 和 AI Builder 的变革潜力。 通过解决常见的入职挑战，Epiq 简化了流程，减少了手动任务，并提高了整体效率。 对于希望在自己的组织中实施类似解决方案的 IT 专业人员来说，以下是一些关键要点：
确定痛点：找出入职流程中最耗时、最容易出错的任务。 确定首先要自动执行的任务的优先级。
利用自动化工具：使用 Power Automate 创建工作流，处理重复性任务，如许可证分配和邮箱创建。 减少手动工作量并确保一致性。
与现有系统集成：确保解决方案与现有的 HCM 和 IT 系统无缝集成。 保持数据完整性并简化流程。
使用人工智能进行批量操作：使用 AI Builder 更轻松地处理大规模入职情景和管理大规模招聘情况。
监控和优化：使用 Power BI 等工具监控入职流程的性能。 定期审查和优化您的工作流程，以不断提高效率。