生成报告并关闭请求

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本文内容：了解使用者权限请求中生成的报表类型。 了解所收集数据的保留期，并查找有关向数据主体传递结果和关闭请求的说明。

完成主题权限请求的数据审查后，下一阶段是生成满足请求所需的报告。 Priva 将在数据评审过程中创建报表并收集标记为 Include 的文件。 可以将这些数据包中的选定文件提交到数据主体以完成其请求。

了解报表

在主题权限请求的“审阅数据”阶段选择“完成评审”后，请求的最终报告将开始自动生成。 在“主题权限请求详细信息”页的“ 报表 ”选项卡上，“ 状态” 列指示报表生成何时为 “正在进行” 以及报表何时 可供下载。 最长可能需要 30 分钟才能完成报表的创建。

报表分为两个部分：

  1. 数据主体的报告：这些报表包含可在请求履行过程中返回到数据主体的信息。 在这里，你将找到包含要发送给数据主体的文件的 数据包 。

    重要

    只有在数据评审期间将项目标记为 Include 时，才会生成数据包。

    重要

    只会为 “导出 ”和 “访问” 类型的请求生成数据包。 不会为跟踪请求的 标记列表 生成数据包。 查看有关 主题权限请求类型的详细信息。

  2. 供内部使用的报告：这些报告适用于与主题权限请求相关的组织内部记录。 它们包括审核日志和在数据评审期间应用标记的所有文件的列表，以便跟进或采取进一步措施。

注意

生成报表时，组织通过以安全方式向数据主体发送相应的报告来完成请求，以便完成主体权限请求。

提示

删除请求 (预览) 生成说明删除工作流结果的唯一报告。 在 操作执行日志报告中获取详细信息。

数据包

使用者权限请求数据包包含在该流程的数据评审阶段标记为 “包括 ”的项目。 数据包以 zip 文件的形式生成。 准备好下载后，在主题权限请求详细信息页的“ 报表 ”选项卡上选择报表的行。 将打开浮出控件面板，其中包含用于 下载 报表的按钮。 浮出控件面板上的 “下一步操作 ”说明提供了有关如何使用内容的快速参考。

准备好下载数据包后，选择“ 下载”，找到下载内容，然后打开下载的 zip 文件。

数据包的内容

数据包 zip 文件包含以下项：

  • 名为 Azure 的文件夹：此文件夹包含数据主体的密钥材料。 请参阅下面的详细说明。
  • Azure 文件夹外部的文件：其中可能包括名为“结果”和“摘要”的两个电子表格。 Azure 文件夹外部的这些文件供参考，应主要由组织的管理员使用。

当 Priva 识别和检索使用者权限请求的文件时，它将使用唯一标识符重命名在此过程中导出的文件，以帮助保护个人数据。 可以使用 Export_load_file.csv 文件将唯一名称与原始文件名交叉引用。 由于原始文件名可能包含敏感信息，因此应遵循适用于此类信息的策略。

注意

建议仔细查看此文件夹的内容，并仅向数据主体提交必要的文件。 你应该评估你的响应，以确保它经过定制以满足适用法律的要求。

Azure 文件夹内容

打开 Azure 文件夹，然后打开 AEDExport.zip 文件，该文件包含另一个文件名由数字和字母组成的长名称文件夹。 打开具有长名称的文件夹，以显示下面所述的内容：

  • Extracted_text_files 文件夹：包含从支持) 的本机文件 (提取的文本。
  • NativeFiles 文件夹：包含数据评审期间标记为 “已包含”的所有项目，其本机文件格式。 此文件夹中的每一项都有一个唯一的文件名来保护个人数据。 可以使用 Export_load_file.csv 文件交叉引用这些唯一名称及其原始文件名，如下所述。
    • 在数据审阅过程中使用 Annotate 函数编辑的文件位于 NativeFiles 文件夹中，后缀为“_burn.pdf”。
  • Export_load_file.csv 文件：包含原始文件名，因此可以使用 NativeFiles 文件夹中提供的唯一文件名交叉引用它们。
  • 摘要 文本文件：提供数据包中文件类型、文件数及其大小的摘要。
如何处理文件夹内容

如上文所述，打开 Azure 文件夹和 zip 文件。 下一个任务是查看项目，确定要发送给数据主体的内容，并在必要时修改 zip 文件内容。

例如，对于数据主体想要接收包含组织持有的个人数据的所有项目的副本的导出请求，你需要仔细查看 NativeFiles 文件夹中的项目，并删除不希望发送回数据主体的任何项目。

对于数据主体想要接收组织持有的所有个人信息的摘要的访问请求，你需要专注于 “摘要” 文本文件。

修改 zip 文件以删除不希望包含在最终包中的任何内容。 完成后，以安全的方式将 zip 文件发送给发出使用者权限请求的数据主体。

审核日志

审核日志是一个 CSV 文件，提供每个使用者权限请求的阶段进度记录。 它列出了该过程的每个阶段以及完成的日期和时间，以及完成步骤的人员的用户名。

标记文件报表

标记为 “文件标记为...” 的报表是 CSV 文件，其中列出了在数据评审过程中应用了标记的内容项。 标记用于标记内容项，供组织进一步关注或操作。 详细了解 标记设置。

报表和数据保留期

使用者权限请求生成的报表和关联数据（如 Azure 中保存的批注文件）将存储指定的时间长度。 默认保留期为自主题权限请求关闭之日起的 30 天。

数据保留期在 Priva 设置 中定义，适用于所有使用者权限请求。 若要查看或更改数据保留期，请执行以下步骤：

  1. 从Priva 主体权利请求的任意位置，选择“设置” (屏幕右上角的齿轮图标) 。
  2. 在左侧导航栏中选择“ 数据保留期 ”。
  3. 从 “收集的数据和报告 ”下拉菜单中，选择“30 天”或“90 天”作为保留期。
  4. 选择“ 保存” 以保存设置。

请务必验证所选数据保留期是否符合组织的策略和法律义务。

关闭请求

执行与主题权限请求相关的所有必要操作后，选择请求详细信息页面右上角的“ 关闭请求 ”，将请求标记为已关闭。 已关闭的请求意味着它不再处于活动状态，并指示无需进一步完成数据主体对组织的原始请求。

无法重新打开已关闭的请求，但可以返回到请求以查看请求详细信息和备注。 根据建立的 保留期保留请求的报告。

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