创建和管理删除请求

使用者权限请求中的删除请求允许你标记要从 Microsoft 365 环境中删除的内容项。 协作者确定应在 数据评审过程中删除的项目后，指定的审批者可以批准请求。 批准删除请求后，将开始删除标记为 Include 的项目的删除工作流过程，以便在批准后的 30 天内执行删除。

注意

删除请求不适用于美国政府社区 (GCC) 中等、GCC High 和国防部 (DoD) 客户。

流程概述

下面概述了审阅和批准要删除的项目的基本过程。

重要

在此过程中，协作者和审批者需要执行特定步骤。 有关详细信息，请务必查看协作者的步骤和审批者的步骤。

1. 使用者权限请求管理员创建删除请求并指定一个或多个审批者。 然后，请求会推进到数据估计和检索。
2. 协作者查看收集的数据，并将其标记为 “包括 要删除的项目”。
3. 协作者完成评审，并通知审批者请求已准备好审批。
4. 审批者审查请求，并决定 批准 请求以将其向前移动并开始删除工作流，或 建议更改，这会停止审批流并允许协作者进行调整并重新提交以供审批。

了解删除请求的进度阶段

删除请求将经过访问和导出请求类型的 相同主要进度阶段 ，而一些额外的阶段与审批过程相关。

唯一的删除请求是“审阅数据”阶段的“审批”子阶段。 协作者完成评审后， 审批 子阶段将处于活动状态，如下文 协作者的步骤中所述。 当此阶段处于活动状态时，审批者可以执行以下 审批者步骤中所述的评审。

以下列表突出显示了需要注意的进度阶段差异：

• “概述”选项卡：删除请求详细信息页上的 “概述”选项卡 将显示其他状态卡。

• 审批状态卡：显示协作者包含的要删除的项目数、审批状态以及分配给请求的审批者。

• 要删除卡包含的项目：显示要删除的项的位置明细。

• 操作摘要卡：显示删除工作流的完成状态。 卡还显示要删除的包含项数和剩余的任何项数，这些项是工作流进程中挂起的项目，或未能应用删除标签的项目。

创建删除请求

若要创建删除请求，通常遵循创建 其他类型的请求的相同过程。 主要区别在于，需要为请求分配审批者。

删除请求的审批者

创建删除请求时，必须在组织中分配至少一个用户作为该特定请求的审批者。 审批者的角色是执行请求级审批，以删除标记为 “包括”的项目。 如果审批者无法按原样批准请求，他们可以推荐更改。

你可以灵活地向任何给定请求分配谁。 审批者可以是隐私经理或负责在组织中删除数据的人员。 审批者可以是创建请求的同一用户。 但是，必须在请求中如此分配任何审批者。

可以将组织中的多个用户指定为请求的审批者。 拥有多个审批者有助于平衡工作和提供外出范围。 但是，只有一个审批者才能对请求提供审批。 如果有多个审批者，第一个审批者将启动 删除工作流过程。

具有“使用者权限请求管理员”角色的用户可以在创建删除请求后添加或更改审批者。 在请求的详细信息页上，选择“详细信息”卡上的“查看请求详细信息”，找到“审批者”并选择“编辑”。 在此处，可以通过取消选中审批者姓名旁边的框来删除审批者，并将其他用户添加为审批者。

有关如何批准删除请求的详细信息，请参阅 审批者的步骤 。

从模板创建删除请求

通常，你将按照相同的 步骤从模板创建请求，并执行以下额外步骤：

• 从数据请求模板列表中，找到 “数据删除 ”，然后选择“ 开始”。
• 在 “分配审批者”下，开始键入一个用户的名称，该用户应批准要删除的项目的请求。 可以选择多个用户，但必须至少选择一个。

从自定义安装选项创建删除请求

使用引导式过程的自定义安装选项创建删除请求时，将遵循自定义 设置概述的相同说明，并执行以下额外步骤：

• 在请求创建向导的“ 选择请求类型” 页上，选择 “删除”旁边的按钮。 然后选择“ 下一步”。

• 在 “请求设置 ”页上，分配一个或多个用户作为删除请求的审批者。 选择“分配审批者”，然后在“分配审批者”浮出控件窗格中，检查一个或多个用户名称旁边的框。 完成后，选择“ 添加”。

• 所选审批者的姓名将显示在 “请求设置 ”页上。 如果需要进行任何更改，请选择 “编辑” 命令。 分配完审批者后，选择“ 下一步”。

然后，继续命名请求并完成请求创建过程。

删除工作流以及如何删除项

当组织成功创建其第一个删除请求时，Priva 会创建一个保留标签，其中包含名为 PrivaDelete 的删除结果。 审批者批准删除请求后，删除工作流将开始。 将评估标记为 Include 的每个内容项，以确定是否存在阻止删除的冲突。 如果没有冲突，则对项目应用 Priva 删除标签以方便删除。

为什么某些项目可能未删除

在某些情况下，Priva 删除标签不会应用于项目。 这可能是由于以下原因而发生的：

• 内容项存储在保留标签不支持的位置。
• 内容项 已应用保留标签，在这种情况下，将不应用 Priva 删除标签。 带有保留标签的项目将作为 要审阅的优先项目突出显示。
• 找不到内容项，例如手动移动或删除的项目。

如果出现任何问题，会中断对限定项应用删除标签，将自动重试该标签的应用。 如果三天后无法应用标签，工作流过程将继续转到 “已完成” 阶段。

请求详细信息页上的“操作摘要”卡将显示剩余的项数，这意味着尽管没有已知的冲突，但未获得标签的项目。 若要查看哪些项存在冲突或失败，请查看 操作执行日志。 剩余项的 “操作状态 ”值为 False ，“ 操作状态详细信息” 值指示未应用标签的原因。

工作流完成后删除时

应用删除标签的删除工作流逻辑完成并且报表准备就绪后，操作摘要卡状态将变为“已完成”。 “ 已完成” 状态并不意味着项目已被删除。 删除没有冲突的已标记项最多可能需要 30 天才能获得批准。

请求在生成报告阶段移动后，可以通过查看请求详细信息页的“报告”选项卡上的操作执行日志上的内容项列表来验证删除标签是否已应用。 建议在请求批准后的 30 天内对 Microsoft 365 环境进行抽查，以验证删除是否发生。

Priva 如何与 Microsoft Purview 数据生命周期管理 配合使用

如果你的组织使用 Purview 数据生命周期管理功能（例如保留标签）来保留文档以用于法规目的，则删除请求工作流将遵循当前设置。 PrivaDelete 标签不会应用于具有现有保留标签的项目。 将 Priva 删除标签应用于项目时，保留平台会根据保留原则执行冲突解决。 如果标记为删除的项目与现有保留或记录标签冲突，则主题权限请求管理员可通过 操作执行日志查看此类冲突。 此可见性可帮助管理员解决组织的数据生命周期管理或记录管理管理员的问题，并回复数据主体，了解无法删除某些项目的原因。

详细了解 Microsoft 365 中的保留策略、保留标签和保留原则。

完成删除请求

删除请求遵循与所有其他请求相同的 数据估计和检索过程 。 当协作者 审阅数据时，他们将通过在数据评审期间 将项目标记为 Include 来指定要删除的内容项。

协作者和审批者必须完成删除请求所特有的额外步骤。 下面概述了每个角色的职责。

协作者的步骤

完成 “检索数据” 阶段后，协作者应在处理删除请求的 “查看数据 ”阶段时执行以下步骤。 不拥有主题权限请求管理员角色的协作者将需要请求创建者向他们发送指向请求详细信息页面的直接链接，以便查看和处理请求。 在 协作中获取详细信息，以便进行数据评审。

注意

创建删除请求时，创建请求的主题权限请求管理员最初是唯一的协作者。 请求创建者或其他主题权限请求管理员可以 添加更多协作者。

步骤	解释	要执行的操作
1. 查看收集的数据。	协作者查看请求的“ 收集的数据 ”选项卡上收集的所有项目，并决定要包含哪些内容以供删除。	从列表中选择项目的名称，并在右侧的内容评审区域中查看其内容。 如果应删除该项目，请在项目列表顶部选择 “包括” 命令，或者从项目名称旁边的三点操作菜单中选择“包括”命令，或者从审阅区域底部的按钮中选择。 根据 数据评审过程根据需要标记其他项。
2. 完成评审。	如果已标记为 “包括 所有在删除范围内的项目”，请选择屏幕右上角的“ 完成审阅 ”按钮。 浮出控件窗格汇总要删除的文件，显示审批者，并提供备注字段。	选择屏幕右上角的“ 完成审阅 ”。 在 “提交审阅的数据以供审批 ”浮出控件窗格中，查看要删除的项目摘要，为审批者添加备注，然后选择“ 完成评审”。 如果包含应用了保留标签的项目，其审阅状态将显示为“已包含”，但删除工作流不会将其删除; 查看详细信息。
3. 通知审批者。	现在，你通知审批者删除请求正在等待审批。 当请求准备好进行审批时，不会自动通知审批者。 “请求详细信息”页上的“进度卡”审阅数据“下方显示”审批“子阶段。 审批状态卡将审批状态显示为“挂起”。 “ 收集的数据 ”选项卡是只读的，直到审批者完成评审。	转到请求详细信息页。 在屏幕右上角，选择“ 共享 ”下拉菜单，然后选择“ 复制链接”，这会复制请求的直接链接。 让审批者知道请求已准备好进行评审，并向他们提供请求的链接。 刷新请求详细信息页，查看更新的状态卡。
4. 检查审批。	审批者完成评审后，可以批准删除请求，也可以建议更改。 根据结果按照右侧的说明进行操作。	如果已批准：等待删除工作流操作完成，查看报告以根据需要促进内部和外部通信。 如果未批准：请求详细信息页显示一条消息，指出审批者建议更改，并且进度卡中的“审批”状态将不再处于活动状态。 访问“ 收集的数据 ”选项卡，该选项卡现已解锁。 按标记筛选 () 审批者已使用和/或查看审批者在内容项上留下的文件备注。 可以根据需要讨论和调整。 完成后，选择“请求详细信息”页右上角的“ 完成评审 ”。 让审批者知道他们可以审阅审批请求。

当审批者完成审批并批准请求时， “审阅数据 ”阶段即已完成。 删除工作流将自动开始，请求将移至 “生成报表 ”阶段。

重要

请求获得批准后， 删除过程 将自动启动，无法取消。

请求详细信息页现在会显示操作摘要卡显示要删除的项目数以及删除工作流的状态为“正在进行”或“已完成”。 “已完成”状态表示删除工作流过程已完成。 由于冲突，某些项目可能不符合删除条件。 建议检查 操作执行日志 ，以验证 Priva 能够成功应用其删除标签的项目。

审批者的步骤

协作者会在审批者准备好查看请求以供审批时，向其发送指向该请求的直接链接。 此时，请求处于 “审阅数据 ”阶段，其中包含活动的 “审批” 子阶段。 获取链接后，将其复制并粘贴到浏览器中，然后按照以下步骤操作。

步骤	解释	要执行的操作
1. 在“ 要审批的数据 ”选项卡上查找要删除的项目。	在请求的详细信息页上，“ 审批数据 ”选项卡列出了协作者标记为要删除的所有项目。 此选项卡对于删除请求是唯一的，并且仅对审批者显示。 如果页面显示 尚未包含任何要删除审批的项目，则表示协作者尚未完成评审。 协作者选择“完成评审”后，将显示项目。	选择“ 要审批的数据 ”选项卡，开始评审。
2. 查看所有项目。	该列表仅显示在协作者的数据审阅过程中标记为“包括”的项目。	对于每个项目，可以从列表中选择其名称，并在右侧的内容审阅区域中查看其内容和任何文件备注。
3. 如有必要，建议进行更改。	如果确定无法按原样批准请求，请使用标记和注释来传达审批所需的更改。	选择一个或多个项目，然后选择要应用 标记 的项目列表上方的“ 应用标记”命令。 应用标记时，可以添加注释，以提供更多指导和上下文。 还可以向右侧添加内容审阅区域中各个项目 的文件注释 。
4. 推进该过程。	查看完请求后，选择屏幕右上角的“ 完成审批 ”。 此时会显示 “批准请求或建议更改 ”浮出控件窗格，其中汇总了标记为删除的文件。 在 “备注 ”部分中，可以为协作者添加更多笔记。	如果批准删除： 在浮出控件窗格中选择“ 批准 ”。 此操作将完成“ 查看数据 ”阶段，并启动 工作流以开始删除过程。 你对请求的工作现已完成。 如果未批准删除请求： 在浮出控件窗格中选择“ 建议更改 ”，并使用“备注”字段传达你在文件上使用的任何标记并汇总建议。 请求仍处于 “查看数据 ”阶段。 协作者将在请求详细信息页顶部收到一条消息，建议在审批之前进行更改。 协作者可以根据需要讨论和调整，完成评审，然后通知审批者请求已准备好审批。 然后，可以再次查看请求。

批准后，你作为审批者的任务就完成了。 “ 审批数据 ”选项卡将进入只读状态，这意味着无法更改项目状态、应用标记或输入备注。 删除工作流将自动开始，请求将移至 “生成报表 ”阶段。

重要

项目被批准删除后， 删除过程 会自动启动，无法取消。

操作执行日志报告

操作执行日志是在删除请求进入“ 生成报告 ”阶段后生成的报告。 报表是可在主题权限请求详细信息页的“ 报告 ”选项卡上找到的可下载 CSV 文件。 在数据评审期间标记为 “包括” 的每个已批准项都显示在报表的一行中。

报表中的每一行都显示项的 ID（该文件的唯一标识符），以及说明 删除过程中该项所发生情况的数据列。

查看操作执行日志，验证与内容项相关的活动。 CSV 文件中的列包括：

• 审批 UPN：批准删除请求的用户。
• 审批日期：批准的日期。
• 操作：值“ApplyRetentionLabel”是 Priva 删除标签的应用。
• 操作状态：值为 True 表示已应用标签。 值为 False 表示未应用标签。
• 操作状态详细信息：当操作状态为“False”时，此列列出了无法应用标签的原因。 例如，项的位置不支持保留标签，或者项目具有现有的保留标签，或者其他故障阻止了标签的应用。
• 操作日期：应用操作的日期。

操作执行日志包括项的不可变 ID、路径、发件人/作者和主题/标题。 在检查批准删除的项目是否标有 PrivaDelete 以及验证删除时，此列表可能是一个有用的参考。 如果组织中的其他利益干系人需要处理因冲突而跳过的项目，该列表也可能有所帮助。 如果计划下载并保留此文件以供将来参考，我们建议清除该文件中的任何个人数据，这些数据可在 “路径”、“ 发件人/作者”和“ 主题/标题 ”列中找到。

与所有其他报告一样，操作执行日志将在请求关闭 30 天后删除，除非已为数据保留期选择了 90 天选项。 请参阅 报表和数据保留期。

法律免责声明

Microsoft Priva法律免责声明