确认保留通知

在响应监管请求或调查时，可能需要告知保管人他们有义务保留 ESI) (电子存储的信息，以及可能与当前或迫在眉睫的法律事务相关的任何材料。 发送后，法律团队必须知道每个保管人已收到、阅读、理解并同意遵循给定的指示。

为了帮助减少与保管人跟进的时间、成本和工作量，电子数据展示 (Premium) 允许你通过电子邮件发送和跟进法定保留通知。 除了电子邮件通知外，每个保管人还有权访问个性化的合规性门户，使保管人能够随时了解其义务状态的更改。

提示

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电子邮件通知

发出法定保留通知后，每个保管人将收到一封唯一且个性化的电子邮件，其中包含您定义的法定保留通知和添加的说明。

提示

了解如何使用内置 通信编辑器 允许保管人确认其通知或直接从其电子邮件访问其合规性门户。

根据法定保留通知的配置，保管人可能会收到以下通知：

• 颁发通知： 发送给保管人的第一个通知。 此通知将包含你的颁发说明和追加到邮件末尾的保留通知。
• 提醒通知： 如果启用，系统会根据指定的频率和间隔向保管人发送提醒通知。 提醒将继续发送，直到保管人确认通知或提醒数量用尽为止。
• 升级通知： 如果启用，在提醒通知用完后，将向保管人及其经理发送升级通知。 系统将自动发送升级通知，直到指定数量的升级完成或保管人确认其保留通知为止。
• 重新发出通知： 在调查期间，如果保留通知的内容已更新，则更新后的通知将自动发送给保管人。
• 发布通知： 当保管人从案件中获释时，将发给他们释放通知。

合规性门户

除了电子邮件通知，每个保管人还有权访问唯一的合规性门户。 通过门户，每个保管人可以查看、访问和确认其活动保留通知。