收集 Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 中的云附件

提示

电子数据展示 (预览) 现已在新的 Microsoft Purview 门户中提供。 若要详细了解如何使用新的电子数据展示体验，请参阅 了解电子数据展示 (预览版) 。

云附件是指向通常存储在 SharePoint 网站和 OneDrive 中的文档的链接。 因此，你可以选择共享指向文件的链接，而不是在电子邮件或 Teams 聊天对话中附加文档的实际副本。 云附件是与组织中的其他人共享文档和协作的有效方法。 但是，在电子数据展示工作流中，云附件会带来挑战，因为电子数据展示搜索中仅返回云附件链接，而不是共享文档中的实际内容。 为了应对这一挑战，电子数据展示 (Premium) 提供了两种用于收集云附件的解决方案：

• 收集链接到云附件中的文档的实时版本。
• 在云附件中共享文档时收集文档的版本。

提示

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收集云附件

创建集合估计并且搜索结果包含包含云附件的项目时，在将集合估计提交到审阅集时，必须选择收集云附件的目标。 选择此选项时，电子数据展示 (Premium) 将云附件中链接到的文档添加到审阅集。 使用此选项可以查看目标文档，并确定文档是否与案例或调查相关。

以下屏幕截图显示了在将集合提交到审阅集时包含云附件目标的选项。

注意

除了在审阅集中共享) 云附件的版本之外，还可以选择包括所有版本 (。

使用集合和云附件时，适用以下条件：

• 云附件不表示或包含在集合估计中。 集合中仅包含直接命中。
• 如果云附件在共享位置移动或不再可用，则它不包含在集合中。
• 如果云附件处于法定保留策略的保留状态，则即使用户删除了云附件，也会包含在集合中。
• 对于已重命名或移动到其他容器的云附件，它可能包含在集合中，也可能不包含在集合中，具体取决于它的共享方式。 如果云附件是通过链接共享的，并且链接仍然处于活动状态，则会检索该附件并将其包含在集合中。 如果指向云附件位置的共享链接不可用，则不会检索或包含在集合中。
• 对于父项处于保留状态的云附件，在某些情况下，保留适用于云附件。 这取决于云附件的源位置和应用于该位置的保留策略。 适用于云附件收件人的策略不一定适用于共享云附件的位置。

有关将集合提交到审阅集的说明，请参阅 将集合估计提交到审阅集。

收集云附件中共享的版本 (预览)

用于收集云附件的电子数据展示 (Premium) 工作流仅包括将最新版本的云附件添加到审阅集。 这意味着收集并添加到审阅集的版本可能与最初在云附件中共享的版本不同。 因此，在共享时云附件中存在的内容可能已被删除，并且不存在于添加到审阅集的当前版本中。

组织可以使用 Microsoft Purview 保留标签在文档作为云附件共享时保留文档的版本。 为此，你的组织可以创建一个保留标签，选择选项将标签应用于云附件，然后自动将该标签应用于存储在 SharePoint 和 OneDrive 中的文档。 设置此配置后，会在共享文件时创建文档的副本。 此外，如果文档被修改并再次作为云附件共享，修改后的版本也会保留。 如果文件被修改并再次共享，则会保留该文件的新副本作为新版本。

保留云附件的共享版本可帮助组织将潜在相关内容的保留和收集范围限定为共享文档的特定版本，而不是当前实时版本。 实现此保留解决方案后，将收集云附件的当前实时版本和在云附件中共享的版本，并将其添加到审阅集。

有关设置保留标签并将其自动应用于云附件的说明，请参阅 自动将标签应用于云附件。

以下屏幕截图显示了已添加到审阅集的名为 XYZ Research.docx的云附件文档。 文档在 Teams 聊天对话中作为云附件共享。 审阅集还包含最初在云附件中共享的版本。 请注意，此版本的云附件的名称由系统生成，并且作者被标识为 SharePoint。

此外，当前实时版本和共享的版本具有相同的 FamilyId 属性值，该值与父对象的 FamilyId 相同， (如电子邮件或 Teams 聊天对话) 。 这样，便可以将云附件与共享它们的项组合在一起。

实现保留标签并将标签自动应用于 SharePoint 文档后，在将集合估计提交到审阅集时，仍选择收集云附件的选项。 收集云附件时，当前实时版本和最初共享的版本将添加到审阅集。