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管理保留通知

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启动法定保留通知工作流后，可以使用 Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 中的通信工作流来跟踪通信的状态。 “通信”选项卡包含电子数据展示 (高级版) 案例中的所有通知的列表。 可以查看详细信息，例如已分配或已确认通知的保管人的数量。

提示

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监视确认

从“ 通信 ”选项卡选择通信后，可以查看已确认保留通知的保管人列表。

  1. 在合规性门户中，转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 。
  2. 选择案例，然后选择“ 通信 ”选项卡。
  3. 选择一个通信以显示 “保管人通信 ”浮出控件页。

与所选通信关联的保管人列表显示在通信浮出控件页上。 此页还显示见解，以及已接收的确认数和未完成的确认数。 该页还显示哪些保管人已发送确认，表示他们收到了保留通知。

重新发送保留通知

有时，保管人会在日常工作中跟踪电子邮件。 或者，对于长期诉讼案件，保管人可能会联系你或其他人，并要求你重新发送通知。 在管理法定保留通知的通信工作流时，可能需要重新发送通知，使其返回到“用户邮箱的顶部”。

向保管人重新发送保留通知：

  1. 在电子数据展示 (Premium) 中，选择一个事例，然后选择“ 通信 ”选项卡。
  2. 选择一个通信以显示 “保管人通信 ”浮出控件页。
  3. 选择“ 更多 > 重新发送保留通知”。
  4. 在 “重新发送保留通知 ”浮出控件页上，选择要重新发送通知的保管人，并键入可选原因。
  5. 选择“ 重新发送 ”，将通知发送给所选保管人。

如果保管人未确认保留通知，则会重启提醒和升级工作流。 如果保管人已确认搁置通知，保管人将收到原始保留通知的副本。

注意

只能向分配给通信的保管人重新发送法定保留通知。

更新保留要求

随着案件的进展，可能需要保管人保留比之前指示更多的或更少的数据。 在电子数据展示术语中，你需要使用更新的内容重新发出保留通知。

若要更新初始保留通知的内容，

  1. 在电子数据展示 (Premium) 中，选择一个事例，然后选择“ 通信 ”选项卡。
  2. 选择要更新的保留通知，然后在“保管人通信”浮出控件页上选择“编辑”。
  3. 在 “编辑通信 ”向导中，选择向导左窗格中的“ 定义门户内容 ”，并更新通知的内容。
  4. 选择“保存”。

重新颁发通知将发送给分配给法定保留通知的所有保管人。 此外，如果启用了提醒或升级通知，则这些类型的通知的工作流将重启。

更新颁发、发布、重新颁发、提醒或升级通知的内容或设置时，这些更改将应用于工作流生成的所有未来通信。

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