使用文件计划创建和管理保留标签

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

尽管可以从 Microsoft Purview 门户或 Microsoft Purview 合规性门户中的数据生命周期管理创建和管理保留标签，但记录管理中的文件计划具有其他管理功能：

• 可以通过从电子表格中导入相关信息来批量创建保留标签。

• 可以从现有保留标签中导出信息，从而进行分析和脱机协作。

• 显示有关保留标签的更多信息，以使可以更轻松地从一个视图查看和查看所有保留标签的设置。

• 文件计划描述符支持每个标签的附加和可选信息。

文件计划可用于所有保留标签，即使未将内容标记为记录也是如此。

若要了解什么是保留标签以及如何使用它们，请参阅了解保留策略和保留标签。

提示

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访问文件计划

要访问文件计划，您必须具有以下管理员角色之一：

• 保留管理者
• 仅拥有查看权限的保留管理者

可以使用 Microsoft Purview 门户 或 Microsoft Purview 合规性门户：

• 登录到 Microsoft Purview 门户>记录管理 卡 >文件计划。

  如果未显示“记录管理解决方案”卡，请选择“查看所有解决方案”，然后从“风险 & 符合性”部分选择“记录管理”。

• 登录到 Microsoft Purview 合规性门户>解决 方案>记录管理>“文件计划 ”选项卡。

例如，如果使用 Microsoft Purview 门户：

。

浏览文件计划

如果已在 Microsoft Purview 门户或 Microsoft Purview 合规性门户中从 数据生命周期管理 创建了保留标签，则这些标签会自动显示在文件计划中。

同样，如果现在在文件计划中创建保留标签，而未将标签配置为将内容标记为记录，则也可以从数据生命周期管理中使用这些标签。

在“文件计划”页面上，将看到所有标签及其状态和设置、可选的文件计划描述符、用于分析或启用标签脱机审阅的导出选项，以及用于创建保留标签的导入选项。

“标签设置”列

通过选择“自定义列”选项，可以显示或隐藏除标签“名称”之外的所有列。 但是默认情况下，前几列显示有关标签状态及其设置的信息：

• 状态标识标签是包含在标签策略中还是自动应用策略中（活动）或不（非活动）。

• 基于标识保留期的方式或时间。 有效值：

  • 事件
  • 创建时间
  • 上次修改时间
  • 标记时间

• 是记录标识在应用标签时是否将该项目标记为记录。 有效值：

  • 否
  • 是
  • 是(法规)

• 默认情况下，“解锁 ”标识在应用标签时标记为记录的项是否已解锁。 有效值：

  • 否
  • 是

• 重新标记 用于 标识标签是否配置为在保留期结束时应用另一个标签。 有效值：

  • 空白或所选标签名称

• 保留期限标识保留期限。 有效值：

  • 天
  • 月
  • 年限
  • 永久
  • 无

• “处置类型”列指明在保留期到期时如何处置内容。 有效值：

  • 无操作
  • 自动删除
  • 需评审

文件计划描述符列

文件计划可将详细信息包含在保留标签中。 这些文件计划描述符提供了更多选项，可用于改进要标记的内容的易管理性和组织性。

默认情况下，从 引用 ID 开始，接下来的几列会显示这些可选的文件计划描述符，它们可以在创建保留标签或编辑现有标签时进行指定。

为了帮助你开始使用，以下文件计划描述符有一些现成的值：

• 企业机能/部门
• 类别
• 颁发机构类型
• 预配/引文

创建或编辑保留标签时的文件计划描述符示例：

当为这些可选描述符中的每个描述符选择“选择”时，可以选择其中一个现成值，也可以创建自己的值，然后选择它。 例如：

创建保留标签

1. 在文件计划页中，选择"+ 创建标签>保留标签

2. 按照配置过程的提示进行操作。 请注意你选择的名称，因为在保存标签后无法更改此名称。

   有关保留设置的详细信息，请参阅 用于保留和删除内容的设置。

   若要使用保留标签来声明记录，请选择 “将项目标记为记录”，或者 “将项目标记为合规性记录”。 有关详细信息，请参阅配置保留标签以声明记录。

3. 创建标签后，你会看到发布标签、自动应用标签或仅保存标签的选项，请选择“现在仅保存标签”，然后选择“完成”。

4. 重复这些步骤以创建更多标签。

编辑保留标签

若要编辑现有保留标签，请从 文件计划 页中选择它，然后选择 编辑标签 选项以启动编辑保留过程，以便更改标签说明和任何符合条件的设置。

创建和保存标签后，某些设置无法更改，其中包括：

• 保留标签名称和保留期除外。
• 用于将项目标记为记录的选项。

删除保留标签

可以删除当前未包含在任何发布的或自动应用保留标签策略（未针对基于事件的保留进行配置）的保留标签，或删除将项目标记为法规记录的保留标签。

对于可以删除的保留标签，如果已应用到项目，则删除操作将失败，并且你将看到指向内容资源管理器的链接，以标识已标记的项目。

但是，内容资源管理器可能需要多达两天时间才能显示标记的项目。 在这种情况下，可能会删除保留标签，而不显示指向内容资源管理器的链接。

导出所有保留标签以分析或启用脱机评审

在文件计划中，可以将所有保留标签的详细信息都导出到 .csv 文件中，有助于推动定期与组织中数据管理利益干系人一起执行合规性评审。

若要导出所有保留标签：在 “文件计划 ”页上，选择“ 导出”。 例如，从合规性门户：

将打开包含所有现有保留标签的 *.csv 文件。 例如：

向文件计划导入保留标签

在文件计划中，可以使用具有特定格式的 .csv 文件批量导入新的保留标签：

1. 在 “文件计划 ”页上，选择“ 导入”。 例如，从 Microsoft Purview 门户：

2. 在“填写并导入文件计划”窗格中，选择“下载空白模板”：

   

3. 下载模板后，为每个标签添加一行，然后保存文件。 有关描述每个性能的属性和有效值的信息，请参阅下一节。

   填充模板示例：

   

4. 选择“上传文件”，以上传填写的模板。

   文件计划会上传文件并验证条目。

5. 具体取决于验证结果:

   • 如果验证失败: 备注行号和列名以在导入文件中进行更正。 在文件中更正错误并保存，然后重复步骤 4。

   • 如果验证通过：可以看到 已成功导入文件计划，并且条目已成功转换为保留标签。 选择“完成，关闭窗格并自动刷新文件计划页以显示新标签。

现在可以发布新的保留标签，或自动应用标签。 可以从“标签策略”选项卡执行这两项操作，然后选择“发布标签”或“自动应用标签”。

有关导入的标签属性的信息

使用以下信息可有助于填写下载的模板，以导入新的保留标签。 对于导入，某些值具有最大长度：

• LabelName：最大长度为 64 个字符
• Comment 和 Notes：最大程度为 1024 个字符
• 所有其他值：长度不受限制
  

属性	类型	必需	有效值
LabelName	字符串	是	此属性指定保留标签的名称，且必须为租户中的唯一属性。 支持导入的字符：a-z、A-Z、0-9、连字符 (-) 和空格字符。
评论	字符串	否	使用此属性可以添加有关管理员的保留标签的说明。 此说明仅对在 Microsoft Purview 门户或 Microsoft Purview 合规性门户中管理保留标签的管理员显示。
注释	字符串	否	使用此属性可以添加有关用户的保留标签的说明。 当用户将鼠标悬停在 Outlook、SharePoint 和 OneDrive 等应用的标签上时，将显示此说明。 如果将此属性保留为空白，则会显示默认说明，用于说明标签的保留设置。
IsRecordLabel	字符串	否，除非 法规 为 TRUE	此属性指定标签是否将内容标记为记录。 有效值为： TRUE：标签将项目标记为记录，因此无法删除该项。 FALSE：标签不会将内容标记为记录。 此值为默认值。 组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionAction、RetentionDuration 和 RetentionType。
RetentionAction	字符串	否，除非指定了 RetentionDuration、RetentionType 或 ReviewerEmail	此属性指定在指定) 过期时，在 RetentionDuration 属性指定的值 (之后要执行的操作。 有效值为： Delete：删除早于 RetentionDuration 属性指定的值的项目。 保留：在 RetentionDuration 属性指定的持续时间内保留项目，然后在持续时间到期时不执行任何操作。 KeepAndDelete：在 RetentionDuration 属性指定的持续时间内保留项目，然后在持续时间到期时将其删除。 组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionDuration 和 RetentionType。
RetentionDuration	String	否，除非指定了 RetentionAction 或 RetentionType	此属性指定内容保留的天数。 有效值为： 无限制：项目将无限期保留。 * n：以天为单位的正整数;例如 365。 支持的最大数为 36,525，即 100 年。 如果需要的时间超过此最大值，请改用“无限制”。 组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionAction 和 RetentionType。
RetentionType	字符串	否，除非指定了 RetentionAction或 RetentionDuration	此属性指定是否从内容创建日期、事件日期、标记日期或上次修改日期计算保留期 (（如果指定) ）。 有效值为： CreationAgeInDays EventAgeInDays TaggedAgeInDays ModificationAgeInDays 组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionAction 和 RetentionDuration。
ReviewerEmail	SmtpAddress	否	指定此属性后，保留持续时间到期时将触发处置评审。 此属性指定租户中用于 KeepAndDelete 保留操作审阅者的电子邮件地址。 可以在租户中包含单个用户、通讯组或安全组的电子邮件地址。 指定多个电子邮件地址，用分号分隔。 组依赖项：指定此属性时， RetentionAction (必须为 KeepAndDelete) 、 RetentionDuration 和 RetentionType 。
ReferenceId	字符串	否	该属性指定在 参考 ID 文件计划描述符中显示的值，可将其用作组织的唯一值。
Departmentname	字符串	否	该属性指定在功能/部门文件计划描述符中显示的值。
类别	字符串	否	该属性指定在类别文件计划描述符中显示的值。
SubCategory	字符串	否	该属性指定在子类别文件计划描述符中显示的值。
AuthorityType	字符串	否	该属性指定在权限类型文件计划描述符中显示的值。
CitationName	字符串	否	该属性指定在预配/引文文件计划描述符中显示的引文名称。 例如，“2002 年萨班斯-奥克斯利法案”。
CitationUrl	字符串	否	该属性指定在预配/引文文件计划描述符中显示的 URL。
CitationJurisdiction	字符串	否	该属性指定在预配/引文文件计划描述符中显示的司法管辖区或机构。 例如，“美国证券交易委员会 (SEC)”。
Regulatory	字符串	否	此属性指定标签是否将内容标记为法规记录，该记录比记录 更具限制性。 要使用此标签配置，必须将租户配置为 显示将内容标记为法规记录的选项，否则导入验证将失败。 有效值为： TRUE：标签将项目标记为法规记录。 还必须将 IsRecordLabel 属性设置为 TRUE。 FALSE：标签不会将内容标记为法规记录。 此为默认值。
EventType	String	否，除非 RetentionType 为 EventAgeInDays	此属性指定用于 基于事件的保留 的事件类型。 指定 记录管理>事件>管理事件类型中显示的现有事件类型。 或使用 Get-ComplianceRetentionEventType cmdlet 查看可用的事件类型。 虽然存在一些内置事件类型，例如 员工活动 和 产品寿命，但你仍然可以创建自己的事件类型。 如果指定自己的事件类型，则它必须在导入之前存在，因为名称在导入过程中会进行验证。
IsRecordUnlockedAsDefault	字符串	否	此属性指定在应用标签时标记为记录的项目是否已解锁。 有效值为： TRUE：标记为记录的项目在应用标签时处于解锁状态。 IsRecordLabel 属性必须设置为 TRUE，并且属性 Regulatory 不能设置为 TRUE。 FALSE：项目未标记为记录或标记为记录，但在应用标签时锁定。 此值为默认值。
ComplianceTagForNextStage	字符串	否	此属性指定要在保留期结束时应用的替换标签的名称。 如果 Regulatory 为 TRUE，请不要指定此属性。

当前不支持导入的标签设置:

• 多阶段处置评审: 虽然在使用模板导入保留标签时可以为单个处置评审阶段配置设置，但不能指定其他审阅阶段。 相反，请在导入成功后，在 Microsoft Purview 门户或 Microsoft Purview 合规性门户中配置这些内容。

后续步骤

现在，你已创建保留标签，可以通过发布标签或自动应用这些标签将其添加到项目中：

• 发布保留标签并将其应用到应用
• 自动向内容应用保留标签