注意
本文适用于 SharePoint 中 AI 功能的预览版本 (以前称为知识代理) 。
重要
SharePoint 中的 AI 功能要求网站显式选择加入 SharePoint 公共预览版中的 AI，或者在租户级别选择加入租户。 未选择加入的网站不会获得预览版权益。
结构化文档生成使你可以将Word文档模板转换为 AI 支持的智能表单。 当用户提交表单时，将从模板自动生成一个新文档，其中提交的值合并到相应的字段中。 这每次都会创建一致的受治理文档，而无需手动编辑模板。
此功能对于定期生成标准化文档的组织非常有用，例如：
- 法律和合规性 - 合同、NDA、工作声明、和解协议、供应商协议。
- 采购和财务 - 采购订单、发票、付款授权。
- 人力资源 - 就业验证书、聘书、旅行和签证支持信。
- 销售和运营 - 建议书、投标文件、合规性声明、客户信函。
结构化文档生成的工作原理
文档生成过程涉及两个角色以及它们之间的切换。
内容管理器 (模板创建者) — 创建和管理模板和表单。 它们定义文档结构、必填字段和条件规则，以确保生成的每个文档都一致且合规。
内容使用者 (表单提交者) — 提交表单以生成文档。 他们用请求的信息填写表单，系统会生成一个新文档，以保留已批准的布局和语言，仅字段值更改。
先决条件
- 内容管理员（即将创建和配置表单的用户）必须分配智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®许可证。
- 若要创建窗体，用户必须对文档库具有 编辑 权限。
- 源文档必须是Microsoft Word文档 (.docx 格式) 。
从文档创建窗体
可以从 SharePoint 文档库中存储的任何Word文档创建表单。
在 SharePoint 文档库中，从命令栏中选择“ 窗体 ”。
选择“ 创建文档生成窗体 ”以启动表单创建过程。
上传要用作模板的Word文档。 可以从以下列表中选择文档：
- 当前 SharePoint 文档库
- OneDrive 位置
- 本地设备
SharePoint AI 分析文档结构并自动建议字段（如姓名、日期、地址和职责），因此无需手动设置。
查看建议的字段。 可以执行下列操作：
- 确认哪些字段是必需的。
- 优化字段名称以匹配组织的术语。
- 查看每个字段如何映射回文档中的位置。
- 添加新字段以捕获其他详细信息。
注意
每个字段显示文档中的插入次数 (例如，“3 个插入中的 1 个”) ，因此你可以准确查看值将在生成的文档中出现的位置。
配置字段详细信息
创建或编辑字段时，需要配置以下详细信息：
字段名称 - 输入字段的描述性名称。
必需 - 选中 “文档作者必须填写此字段 ”复选框，使字段成为必填字段。
类型 — 从“类型 ”下拉列表中选择 字段的数据类型。
支持的字段类型
支持以下字段数据类型：
- 单行文本 - 名称、标题或简短说明的短文本输入。
- 多行文本 - 用于详细内容（如职责或子句）的较长文本输入。
- 数字 - 数量、数量或标识符的数字输入。
- 日期和时间 - 用于选择日期或日期和时间值的日期选取器。
- 超链接 - 用于链接到外部资源或引用的 URL 输入。
- Email — 电子邮件地址输入字段。
- 选项 — 预定义选项中的下拉列表选择。
- 图像 — 用于在文档中插入徽标、签名或其他视觉内容的图像字段。
- SharePoint 列表 - 引用 SharePoint 列表中的列中的值的查阅字段。
选择 “SharePoint 列表 ”作为字段类型时，系统会提示选择要与字段关联的 SharePoint 列表列。 还可以选择 “文档作者可以手动键入值”字段 选项，以允许表单提交者除了从列表中选择之外直接输入值。
设置条件节
可以将业务规则定义为条件逻辑，并将其映射到文档中的多个部分。 条件节允许根据表单提交者输入的值控制所生成文档的哪些部分包括在内。
例如，法律协议可能包含仅在提交者选择特定国家/地区时才出现的特定于国家/地区的条款。
设置条件节：
打开模板文档，在 “管理模板 ”窗格中，转到 “条件”部分 ，然后选择“ + 新建”。
输入条件节 的名称 (例如“国家/地区特定子句”) 。
在 “设置条件”下，配置一个或多个条件。 条件按从上到下的顺序计算。 对于每个条件：
- 选择要评估 (的字段，例如“居住国家/地区”) 。
- 选择匹配规则 (例如 ，完全匹配 或 包含) 。
- 输入要匹配的值。
若要添加多个条件，请选择 “And ”或“ Or ”以合并它们。
选择“ 映射 ”，将条件节与文档内容中的一个或多个节相关联。
注意
可以创建多个条件节，每个节具有不同的规则。 例如，你可能对“印度特定隐私声明”、“仅限美国条款”和“其他国家/地区”具有单独的条件，每个条件都映射到文档的不同部分。
在 Word 中微调模板
如果需要微调文档的特定部分（例如调整标准化子句、格式设置或设置条件逻辑），可以在 Word 中打开模板进行高级配置。
选择选项以在 Word 中打开模板。 文档随即打开，右侧的“ 管理模板 ”窗格显示 “自定义字段 ”部分。
在 “自定义字段 ”部分中，可以：
- 选择“ + 添加新字段” 以创建其他字段。
- 选择“ 检测潜在字段 ”，再次对文档内容运行 AI 检测。
- 使用每个字段上的 “插入” 下拉列表将其映射到文档中的特定位置。
- 选择字段) 菜单上的 “...” (更多选项，以将其重命名、更改帮助文本或删除它。
若要设置条件节，请定义基于字段值控制文档的哪些部分包含的业务规则。
完成后，选择窗格底部的“ 发布并在窗体中打开 ”。
Word关闭模板并转换为 SharePoint 中的表单视图。 在转换期间，加载指示器显示“关闭模板和打开窗体”。
自定义窗体
模板发布后，表单将在 SharePoint 中打开，右侧有一个自定义窗格。 窗格有两个选项卡： “自定义” 和“ 发送”窗体。
显示或隐藏字段
在“ 自定义 ”选项卡上， “显示或隐藏字段 ”部分列出了模板中的所有字段，每个字段都有一个复选框。 所选字段显示在窗体中。 清除不想向表单提交者显示的任何字段的复选框。
注意
对于高级字段更改，请在 Word 中编辑模板。 “显示或隐藏字段”部分仅控制字段可见性。
主题和设置
展开 “主题” 部分以更改窗体的视觉外观。
展开 “设置” 部分以配置表单级选项：
通知我 — 切换以在提交表单时接收通知。
每人一个响应 - 切换以将每个用户限制为单个表单提交。
根据响应生成 PDF - 切换以生成生成的文档的 PDF 版本。
接受响应 - 切换以开始或停止接受表单提交。
关闭窗体时的消息 - 自定义在表单不再接受响应时向用户显示的消息， (默认值：“我们目前不接受响应。) 。
共享表单链接
发布表单后，共享表单链接，以便组织中的用户可以提交表单并生成文档。
在自定义窗格中选择“ 发送表单 ”选项卡以访问表单链接。
复制表单链接并通过任何协作渠道分发：
- Microsoft Teams
- Outlook
- SharePoint 代理
- SharePoint 网站页面
提示
您可以直接在 SharePoint 网站页面上嵌入表单链接，以便用户可以在您的内部网站上查找和访问其他资源。
表单链接是永久性的，即使更新并重新发布模板，它也会保持相同的 URL。 表单提交者始终会看到最新发布的版本。
填写并提交表单
内容使用者使用共享表单链接来生成文档。
从共享表单的位置打开表单链接，例如 SharePoint 网站页面、Teams 邮件或电子邮件。 在浏览器中打开一个简单的窗体。
填写请求的字段，例如事件详细信息、供应商信息、角色、职责和关键日期。 每个字段都用图标显示其数据类型。 明确指示必填字段。
选择“ 提交 ”以生成文档。
系统使用批准的模板生成专业格式的文档。 模板中的字段占位符将替换为输入的值-不复制，无需手动编辑。
在后台，生成的文档位于表单创建者配置的受管理 SharePoint 库中，元数据会自动从表单提交中捕获。
注意
无需访问目标文档库来提交表单。 你只需要访问之后即可查看生成的文档。
管理生成的文档
每个表单提交都会生成一个新文档，该文档存储在配置了表单的 SharePoint 库中。 查看生成的文档：
导航到设置窗体的 SharePoint 文档库。
打开与窗体链接的文件夹。 每个生成的文档都存储在此处，提交的值合并到模板中。
查看文档元数据。 由于表单从每个提交中捕获丰富的结构化元数据，库列会自动填充字段值（如名称、日期和其他详细信息），因此可以轻松地对生成的文档进行排序、筛选和搜索。
设置下游自动化
从表单提交中捕获的丰富元数据使配置下游自动化工作流变得简单明了。 例如，你能够：
- 设置通知 - 使用 SharePoint 规则或 Power Automate 在生成新文档时通知利益干系人。
- 触发审批工作流 - 根据元数据值路由生成的文档以供审阅和审批。
- 移动或复制文档 - 根据字段值将生成的文档组织到特定文件夹中。
- 与其他系统集成 - 使用 Power Automate 将文档详细信息发送到外部系统、CRM 工具或报表仪表板。
提示
由于每个表单提交都会创建具有结构化元数据的列表项，因此您可以使用各种 SharePoint 列表自动化功能（包括规则、Power Automate 流和 API 集成）围绕生成的文档构建端到端业务流程。
编辑已发布的表单
发布表单后，窗体字段在 SharePoint 表单视图中是只读的。 若要对字段进行结构更改，请在 Word 中编辑模板。
在 SharePoint 的表单视图中，选择在 Word 中打开模板的选项。
在“Word”中，选择“管理模板”窗格中的“编辑模板”。 现在可以添加、更新或删除字段。
完成更改后，选择“ 在窗体中发布并打开” 以重新发布模板并返回到窗体视图。
表单链接保持不变。 表单提交者在重新发布后会自动看到更新的字段。
重要
发布表单后，必须在Word中对字段进行结构更改， (添加、删除或修改字段类型) 。 可以直接在 SharePoint 表单视图中进行非结构化更改，例如显示或隐藏字段、更改主题和更新设置。
管理表单
可以从“窗体”菜单查看和管理与文档库关联的所有 窗体 。
在文档库中，从命令栏中选择“ 窗体 ”，查看所有创建的窗体。 每个表单都有一个带有模板的一对一映射。
在表单列表中，可以：
- 编辑表单 - 打开表单配置以进行更改。
- 删除窗体 - 删除窗体。 将保留基础模板。
- 开始或停止接受响应 - 切换表单可用性。
要求和限制
支持的文件类型 - 仅支持Microsoft Word文档 (.docx) 创建模板。
权限 - 表单创建者需要对文档库具有编辑权限。 表单提交者只需要表单链接， () 自动授予对模板的读取访问权限。
限制：
- 发布表单后是只读的。 若要进行结构字段更改，请在 Word 中编辑模板，然后重新发布。
- 表单提交者不会自动接收对目标文档库的访问权限。 必须单独授予查看生成的文档的权限，否则表单创建者可以启用回执选项。
- 如果为网站/库启用了敏感度标签，PDF 生成将不起作用。 即将推出对此功能的支持。