创建文件计划以管理 SharePoint Server 中的记录

适用于：2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

文件计划是 SharePoint Server 中的主要记录管理规划文档。 尽管各个组织的文件计划可能不同，但它们通常都会：

• 描述组织认可为记录的各种项。

• 描述项属于哪种更广泛的记录类别。

• 指示存储记录的位置。

• 描述记录的保留期。

• 描述谁负责管理各种类型的记录。

本文介绍文件计划的内容并概述如何为组织创建文件计划。 本文还指导你到一个工作表，你可以在其中记录文件计划。

确定记录的类型

若要确定组织中的哪些活动文档可以声明为记录，需要记录管理者、律师、合规部主管和内容管理者相互协作。 请注意，即使您的企业不属于严格管制的行业，有一些通用法律也可能要求您的企业保留记录。 连同通用的商业法律一起，您必须评估与您的企业相关的法律要求。

提供有关如何确定在您的组织中什么是记录的更多信息超出了本文的范围。 您的企业很可能已经在进行某种形式的记录管理，设置了您需要的大多数记录管理角色，并且您可能已经具有记录分类。

一般情况下，要确定在您的组织中什么是记录，请执行以下操作：

1. 了解您的企业的法律义务和业务需要。

2. 在组织的各个部门之间进行协作，分析活动文档的用途。

3. 制定应成为记录的文档类型的列表。 例如，您可以确定应将以下内容作为记录保留：

• 租借企业场地的合同。

• 与员工福利相关的文档。

• 与产品研发相关的文档。

4. 对记录进行分类。 同一个类别中的记录通常具有相同的保留期，并且可能要求以其他方式进行类似处理。

记录收集的信息。 记录记录类型、此类记录所属的类别，以及记录类型的简要说明。

下面是示例工作表：

记录类型	记录类别	描述
福利计划、保险计划、养老金计划	员工福利描述	所有员工福利计划的描述。
工资单日程表、补充工资单信息	工资单记录	工作时间、加班时间和已付工资的汇总。
供应商发票	发票	从供应商采购的商品或服务的记录。
产品调查表、问卷、培训手册、培训视频	培训材料	提供内部或外部培训。
发货表单、发货报表	发货记录	记载物料的发货过程。
新闻稿、报刊文章	新闻稿	有关产品和服务的公共关系信息。
紧急联系人表、医疗计划登记表、简历、福利状况报告	个人记录	个人职业历史记录和相关人事活动的记录。

完成文件计划

在确定哪些文档应作为记录保留并创建一组记录类别后，通过提供有关每种类型的记录的信息来完成您的文件计划。 指示以下内容：

• 每种类型的记录应保留多长时间。

• 保留期过后如何处置记录。

• 谁是此类型的记录的主要记录管理员。

• 此类型的记录存储在哪一类型的媒体中。

以下是一个已完成的示例文件计划：

记录	说明	媒体	记录类别	保留	处置	联系人
401k 计划	员工福利计划的说明。	网页	员工福利计划	X 年	无	Kathi Flood
保险计划	员工保险计划的说明。	打印	员工福利计划	X 年	无	Reshma Patel
养老金计划	员工养老金计划描述。	打印	员工福利计划	X 年	无	Reshma Patel
工资单日程表	工作时间、加班时间和已付工资的汇总。	电子文档	工资单记录	X 年	销毁	Reshma Patel
补充工资单信息	请假时间、休假时间和其他无薪工资单项。	电子文档	工资单记录	X 年	销毁	Reshma Patel
供应商发票	从供应商采购的商品或服务的记录。	打印	发票	X 年	销毁	Eric Lang
产品调查表	客户满意度调查表。	网页	调查表材料	X 年	存档	Molly Dempsey
问卷	确定客户人口统计信息的问卷。	打印	调查表材料	X 年	存档	Molly Dempsey
培训手册	书面培训内容。	打印	培训材料	X 年	销毁	Molly Dempsey
培训视频	视频培训内容。	视频	培训材料	X 年	销毁	Molly Dempsey
发货表单	材料发运配置	打印	发货材料	X 年	销毁	Eric Lang
发货报表	材料发运记录。	电子表格	发货材料	X 年	销毁	Eric Lang
新闻稿	有关产品和服务的新闻稿。	电子文档	公共关系信息	X 年	存档	Molly Dempsey
报刊文章	有关产品和服务的新闻。	打印	公共关系信息	X 年	存档	Molly Dempsey
紧急联系人表	员工信息。	电子文档	个人记录	X 年	销毁	Reshma Patel
医疗计划登记表	员工的健康计划注册表。	电子文档	个人记录	X 年	销毁	Reshma Patel
简历	收到的简历。	混合	个人记录	X 年	销毁	Reshma Patel

注意

本部分前面的示例是一个示例。 这不是任何特定文件计划设置的建议。 为了强调这是一个示例，而不是任何记录管理策略的建议，不提供保留期。