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在 SharePoint Server 中规划文档库

适用于：yes-img-132013 yes-img-162016 yes-img-192019 yes-img-seSubscription Edition no-img-sopSharePoint in Microsoft 365

本文介绍如何在 SharePoint Server 文档管理解决方案中规划文档库。

文档库是 SharePoint Server 上与其他网站用户共享的文件集合。 大多数文档管理功能通过文档库提供。 作为文档管理规划的一部分，您应该确定最适合贵组织需求的文档库的类型。 如果您为多个网站规划文档库，您可能必须规划从一个网站到另一个网站的内容流动。 如果计划将文档库用作存储位置，可以自定义“Office 打开 ”对话框和 “保存 ”对话框，以确保文档存储在首选位置。

阅读本文之前，应了解 SharePoint 2013 中的文档管理概述中所述的文档管理 过程。

注意

发布功能、文档中心、记录中心和发布链接 Web 服务在 SharePoint Foundation 2013 中不可用。 除非另有说明，否则本主题中的所有其他内容适用于 SharePoint Server 2016、SharePoint Server 2013 和 SharePoint Foundation 2013。

确定库类型

确定哪些文档库最符合组织的需求后，您还需确定您需要多个网站或网站集。 例如，如果要创作内容以发布到外部客户，则可能需要一个用于创作和审阅内容的网站和一个单独的网站（可能是在单独的 SharePoint Server 安装中发布内容）。

当您为多个网站规划文档库时，您可能还需要规划内容如何从一个网站流动到另一个网站，即通过手动过程、工作流还是自定义解决方案。 有关详细信息，请参阅本文后面的计划内容的流动。

下表列出了文档库的典型用途。

表：文档库的使用方式

库 用途
工作组网站中的库
 协作;在对等之间轻松共享内容;内容控件，例如版本控制;SharePoint Server 搜索。
门户区域中的库
 面向组织中更多用户的内容；与工作组网站中的库类似，但通常使用更严格的审核和批准流程实施。
文档中心网站中的库仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)
用作企业知识库或历史存档的大型库；包括帮助用户使用专用 Web 部件在深层层次结构中导航、搜索和管理多个文档的功能。
仅记录中心的库 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)
专门的记录管理；每个库对应组织出于法律合规目的必须保留的一种记录类型（如合同）；库保留应为只读的文档、元数据和相关审核。
Internet 网站中的库 (HTML) (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)
要合并到 Internet 或 Intranet 网站的网页中的内容;SharePoint Server 支持直接编辑网页，并自动管理每个页面的基础文档库。
仅限混合 () (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013 的 Internet 网站中的库。)
可从网站上下载的内容；您可以呈现 Internet 网站上文档库中的内容。

以下示例演示如何使用在 SharePoint Server 中标识用户和分析文档使用情况的“分析文档使用情况”部分中完成的分析，以帮助规划企业的文档库组织。 在此示例中，Contoso Ltd. 根据市场调查向客户提供内容。 内容主要由远程操作的顾问创建。 执行此操作的周期主要分为以下步骤：

  1. 合作伙伴评估合作想法和计划书请求。

  2. 编写合同后，项目经理召集顾问团队并创建合作特定工作网站，将在其中记录研究结果并完成项目。

  3. 项目完成后，可交付文档将发布到客户具有网站访问权限的安全 Internet 网站。

  4. 团队编写基于项目的最佳做法文档和案例研究。

  5. 知识管理人员收集、整理和存档最佳做法和其他文档。

  6. 可交付结果、合同和其他文档作为公司记录保留。

  7. 通过使用知识管理员维护的内容，合作伙伴评估机会并创建新的方案。

下表显示此方案的文档使用分析。

表：文档使用情况分析

文档 用途 作者 用户 格式
合作想法和请求
 开发新的客户服务
 项目负责人
 销售经理；项目负责人
 .docx
方案
 描述建议的客户服务
 项目负责人
 项目经理；项目组成员；客户
 .docx
合同
 承诺提供咨询服务
 律师
 项目负责人；项目经理；销售经理；客户
 .docx
研究结果和项目可交付结果草稿
 生成与客户服务相关的文档
 项目负责人；项目参与者；顾问
 编辑者；技术审阅者
 .docx 和其他类型
可交付文档
 生成最终可交付结果，可能从 .docx 格式转换
 项目负责人
 客户
 .pdf
最佳做法和案例研究文档
 捕获组织知识
 项目参与者；顾问；知识管理员
 所有团队成员
 各种类型
公司记录 -（仅限 SharePoint Server 2013。）
 保留某些内容作为公司记录，如合同
 所有
 公司记录管理员；公司律师
 所有

本文档使用情况分析提出以下要求：

  • 项目负责人需要工作组网站中的库来存储合作想法、合作请求和建议草稿。

  • 律师需要门户或集中式文档管理网站上的库来存储合同模板和活动合同。

  • 项目负责人和参与者需要工作组网站中的库来创作研究结果、可交付结果和案例研究。

  • 客户需要某个 Internet 站点中的库来查看最终可交付文档。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

  • 企业的所有成员都需要访问文档中心网站，以便查看最佳做法和案例研究文档。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

  • 公司记录经理和律师需要访问企业记录中心以维护公司记录。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

下图显示了如何分发这些库。 这些网站托管在三个网站集中：用于客户访问的 Internet 网站集、供团队成员进行远程创作的 Extranet 网站集和用于安全维护记录管理网站的 Intranet 网站集。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

图：如何分配文档库

跨站点分发库

计划内容的流动

文档管理解决方案中的内容通常是动态的，它将从一个网站移动到另一个以满足用户的需求。 因此，在规划文档库时，您通常应规划从一个库或网站到另一个的内容流动。 SharePoint Server 2013 包括以下手动或动态移动内容的方法：

  • 您可以创建自定义工作流，将内容从一个网站或库复制或移动到另一个。 工作流指导文档在业务流程中移动，并在参与者的角色在文档生命周期中激活后将任务分配给参与者。 工作流可以设计为将文档从一个网站或库移动到另一个。 有关如何规划工作流的信息，请参阅在 SharePoint 2013 中规划内容类型和工作流。

  • 作者可以在具有创作权限的任何网站的库中复制文档。 需维护源文档和目标文档之间的关系，以便可以根据需要刷新副本。

  • 网页和整个网站可以手动或基于计划自动从一个网站暂存和发布到另一个网站。 仅 (SharePoint Server 2016 和SharePoint Server 2013。)

  • 可以使用 SharePoint Server 用户界面、工作流或使用基于 SharePoint Server 对象模型的自定义解决方案将内容发送到记录管理网站。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

  • 通过使用 Web 文件夹或网上邻居，作者可以将文档库的内容从一个库或网站手动复制或移动到另一个。

回到示例，下图显示了如何应用其中一些内容流技术。 请注意，分阶段 Internet 网站已添加到创作门户网站。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

图：如何应用内容流技术

内容如何从一个库流向另一个库

  • 通过使用发布功能，作者可以将网页发布到 Internet 网站。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

  • 通过使用复制命令，作者可以将文档复制到文档中心网站。

  • 通过使用自定义工作流，作者可以将文档复制到 Internet 站点上的文档库。

  • 通过使用 “发送到” 命令，作者可以将合同发送到企业记录存储库。 仅 (SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。)

从 Office 客户端应用程序提升文档库

重要

本部分仅适用于 SharePoint Server 2016 和 SharePoint Server 2013。

可以自定义“Office 打开 ”对话框和“ 保存 ”对话框，以鼓励组织成员使用文档库作为存储位置。 通过将网站添加到“打开”对话框和“保存”对话框旁边的“我的Places栏，你可以提供对用户应存储其文档的位置的单击访问权限。 这使得团队成员在使用“从 Office 客户端应用程序 保存” 时可以与文档库交互，而无需直接转到服务器来上传其文档。

若要在 “打开 ”对话框和“ 保存 ”对话框中推广使用网站，可以使用 Web 服务发布网站。 此服务根据特定用户的角色或其所属的网站，提供定位特定用户的网站列表。 Office 客户端应用程序可以通过用户的“我的网站”自动发现此 Web 服务。 其他服务器产品也可以实现此 Web 服务，并将服务位置提供给 Office 客户端应用程序。 配置 Web 服务后，Office 会向“我的Places”栏添加一个条目，并使用 Web 服务定义的位置进行填充。 有关已发布链接 Web 服务的详细信息，请参阅 MSDN 库中的 已发布链接 Web 服务 。

或者，管理员可以设置注册表项，将特定网站添加到“Office 打开”对话框和“保存”对话框中的“我的Places”栏。 使用 Office 2013 资源工具包 中提供的组策略和 Active Directory 目录服务模板部署注册表项。

可以使用“Office 保存 ”对话框限制组织成员可将内容保存到的位置。 例如，您可以限制将文件保存到台式机并强制用户在文档库中保存内容的功能。 在 Office 中，可以控制用户可以浏览以保存其文档的位置。 这将指导用户保存在批准的位置。 请注意，这并不能保证用户不会将文件保存到本地计算机或其他未批准的位置。 有多种方法可以将文件移动到计算机上，并且积极上进的人可以解决大多数限制。 但是，通过“Office 保存 ”对话框限制对这些位置的访问，可以显著减少使用这些未批准位置的团队成员的数量。

若要限制“Office 保存”对话框中可用的位置，请使用 组策略 设置相应的注册表项以启用此设置并定义批准的本地、网络或服务器位置。 启用此设置后，未以这种方式定义的任何位置（包括到"台式机"和"网上邻居"文件夹的标准链接）将从"My Places"栏中删除。

批准位置的列表可以限制为一个或多个 Office 应用程序。 例如，管理员可以将保存位置限制在 Access 中，而允许其他 Office 应用程序保存在任何位置。