Microsoft新员工入职网站概述

新员工入职 (NEO) 有三 (3) 模板,可帮助组织改进其入职流程。 NEO 站点旨在提供灵活且一致的体验。 NEO 站点可以单独使用,也可以一起使用。

NEO 站点通过以下方式为组织提供帮助:

  • 为新员工提供入门场所
  • 将新员工与人员和文化联系起来
  • 帮助利益干系人轻松为新员工入职做出贡献
  • 生成有助于衡量 NEO 内容有效性的数据和使用情况报告

为什么要投资新员工入职网站?

新员工入职 (NEO) 应该是将新员工整合到组织及其文化中的战略过程,同时提供成为全面参与型团队成员所需的知识和工具。 对于新员工和组织而言,NEO 流程通常做得不够。 只有 12% 的员工强烈同意他们的公司在新员工入职方面做得很好。 一个引人入胜且组织良好的 NEO 流程可以在帮助新员工完成令人兴奋的但有压力的职业旅程方面产生一切影响,并且它可以带来重大的组织利益。

战略性规划的 NEO 体验可以:

改善新员工的绩效并缩短提高生产力的时间 — 具有标准入职流程的组织将新员工的生产力提高 50%。*

提高新员工的保留率 — 根据我们的研究,如果获得良好的入职体验,69% 的员工更有可能在公司呆满三年。 具有负面入职体验的员工寻找新机会的可能性是其两倍。

NEO 体验过程

为新员工提供入门位置 将新员工与人员和文化联系起来 帮助利益干系人轻松推动新员工入职 评估新员工入职的效果
场所感 预载入 部门和团队入职 价值实现
入职旅程 社交联系和现场活动 易于创建和维护具有吸引力的内容体验 KPI 示例模型

NEO 网站模板功能

  • 基于 SharePoint 通信网站构建的一组完全配置且可自定义的新员工网站: NEO 网站包括:网站、信息体系结构、设计和预填充的内容和 Web 部件。 有三个 NEO 网站可用,必须单独预配,并且可以自定义或添加到组织的新员工内容。

  • 入职旅程:对于新员工而言,入职可能会是一次难以应付的体验,而新员工通常会期望在短时间内完成所有工作并学习。 通过管理、技术、文化、培训和与连接相关的要办事项的可配置活动列表,为新员工提供精心策划的入职旅程,从而避免新员工压倒一切。 入职旅程附带了新员工入职活动的预配置列表,供你为流程进行自定义。

  • 示例网站页面: 为了启发并提供用于排列内容的设计模板,NEO 网站包含示例内部网站页面。 使用这些网页作为内容模板。

  • 轻松预配: 只需几个步骤即可从 SharePoint 外观书籍中预配 NEO 网站。

  • 移动就绪:获取 SharePoint 移动应用时,可以在移动设备上轻松访问 NEO 网站。

NEO 网站模板选项

新员工入职涉及组织内的多个级别,包括预加入、公司入职和部门入职。 每个入职级别都具有自己的独特价值,有助于为每个新员工提供全面的入职体验。

研究表明,在新员工签署录取通知书后,但在正式加入公司之前,可以带来更高的绩效和更好的留任率。 为了提供灵活且一致的入职体验,NEO 网站由三个不同的 SharePoint 网站模板组成,这些模板设计为单独工作,或者作为新员工一致且熟悉的体验。

预载入网站 企业入职网站 部门载入网站
预加入网站的图像 公司加入网站的图像 部门载入网站的图像
在接受工作机会后立即与新员工共享预装网站 在员工第一天报到时与其共享企业入职网站 管理人员和入职伙伴应共享各自部门的入职网站
  1. 新员工入职前网站: 尚未正式加入公司的新员工的网站,用于详细了解他们已加入的公司,并为正式开始日期做好准备。 外部来宾访问权限可用于提供预启动员工(没有公司凭据)仅访问 Preonboarding 站点。

  2. 新员工公司入职网站: 新员工访问的位置,以获取成功加入组织所需的信息和连接。

  3. 新员工部门入职网站: 供新员工访问的地方,以了解有关他们正在加入的部门、其人员、文化和优先级的详细信息。 部门载入站点可以关联到现有的部门中心。

备注

为了提供灵活且一致的新员工入职体验,NEO 网站由 三个不同的 SharePoint 网站模板组成,这些模板设计为单独工作,或者作为新员工熟悉的一种统一体验。 必须单独预配站点,然后可配置为 创建中心将站点添加到现有中心

必须具有网站集管理员权限或更高版本才能预配新员工加入网站。

步骤 1:预配 NEO 站点

新员工入职 (NEO) 网站可以从 自定义 PnP 网站模板 中预配,并选择所需的模板。 网站集管理员可以通过几个步骤启动预配过程。 每个站点大约需要 20 分钟才能进行预配。 在开始预配流程之前,请确保已满足预配的先决条件。

先决条件

若要通过 SharePoint 外观簿成功预配 NEO 网站,进行预配的人员必须是将预配 NEO 网站的租户的网站集管理员。 如果从未从 Look 书籍中预配过模板, 请查看概述指南

预配 NEO 站点

  1. 导航到 自定义 PnP 网站模板 并选择所需的模板。 在此处详细了解如何 应用 PnP 模板

  2. 导航到要预配的网站,然后选择“ 添加到租户”。 如果你未登录到租户,SharePoint 外观簿将要求你提供网站集管理员凭据。

  3. 在请求的权限对话框中,选择“代表你的组织同意”,然后选择“接受”。

    重要

    预配服务需要这些权限才能预配网站模板。 不会对你的租户造成整体影响,并且这些权限明确用于安装解决方案的用途。 必须接受这些权限才能继续安装。

  4. 根据需要填写预配信息页面上的字段。 至少应输入你希望接收预配流程相关通知的电子邮件地址,以及你要预配的网站的 URL 前缀。

  5. 在准备好将 NEO 站点安装到租户环境中时,选择“ 预配 ”。 每个站点的预配过程最多需要 20 分钟。 网站可供访问时,系统将通过电子邮件(你在“预配”页面上输入的通知电子邮件地址)通知你。

备注

有预配方面的问题? 需要报告问题? 将有关 NEO 网站预配的问题和评论发布到 SharePoint 预配服务论坛

将所有者添加到所有网站

作为网站集管理员,你可能不是自定义网站的人员,因此需要为网站分配几个网站所有者。 所有者具有网站管理权限,因此可以修改网站的页面、内容和品牌。

  1. 选择网站右上角的“共享”。
  2. 添加用户、Office 365 组或安全组,使他们可以访问网站。
  3. 将用户分配为“网站所有者”,以授予自定义网站的权限。
  4. 在“共享”消息中包括网站 URL,然后选择“共享”。

步骤 2:自定义入职体验

新员工入职 (NEO) 网站由三个 SharePoint 网站模板组成,可根据用户和组织的需求进行自定义。 许多核心页面已生成并预填充内容。 查看网站和页面上的内容,然后计划自定义内容、图像、品牌、Web 部件和页面。

在自定义 NEO 网站内容之前,请确保了解用户的需求和组织的业务目标。 新员工将需要不同的支持和资源,具体取决于入职阶段和组织的文化。 首先登录到帐户并查看预填充的内容。 然后,自定义内容并准备与新员工共享网站。

请务必确保在正确的时间向用户提供正确的内容。 让新员工在第一天之前感到受欢迎也很重要。 具有标准化入职流程的组织表示,新员工的生产率提高了 50%。 另外,获得负面入职经验的员工在开始新工作后不久寻找新机会的可能性是其他员工的两倍。

NEO 站点选项:

预载入网站 企业入职网站 部门载入网站
预加入网站的图像 公司加入网站的图像 网站部件的图像
在接受工作机会后立即与新员工共享预装网站 在员工第一天报到时与其共享企业入职网站 管理人员和入职伙伴应共享各自部门的入职网站

备注

有三个 NEO 网站模板可以单独使用或一起使用。 请与网站集管理员联系,确认哪些 NEO 网站已预配并可用于自定义。

  1. 新员工入职前网站: 尚未正式加入公司的新员工的网站,用于详细了解他们已加入的公司,并为正式开始日期做好准备。 外部来宾访问权限可用于尚没有公司凭据的预启动员工,以便仅向他们授予对预载入网站的访问权限。

    重要

    为预加入网站启用外部共享。 预入职网站设计为在新员工签署录用通知书后,开始第一天上班前,与新员工共享。 因此,该网站需要与外部用户共享。 默认情况下,SharePoint 通信网站的外部共享处于关闭状态。 为了使网站所有者可以在外部共享,请为预入职网站开启外部共享

  2. 新员工公司入职网站: 新员工访问的位置,以获取成功加入组织所需的信息和连接。

  3. 新员工部门入职网站: 供新员工访问的地方,以了解有关他们正在加入的部门、其人员、文化和优先级的详细信息。 如果有的话,请考虑将部门入门网站与现有部门门户相关联。

入门 — 登录你的 Microsoft 365 帐户

备注

你需要成为网站所有者才能自定义和共享 NEO 网站。 如果还没有访问权限,请与 SharePoint 管理员协作。

  1. 打开 Web 浏览器并导航到 office.com 或组织的登录位置。

  2. 使用用户名和密码 登录帐户。

  3. 使用网站集管理员提供的 URL 导航到网站的位置,或者从 Microsoft 365 主页中选择“SharePoint”,然后选择该网站。

浏览和查看预填充的内容

为了提供灵活且一致的新员工入职体验,NEO 网站由三个不同的 SharePoint 网站模板组成,这些模板设计为单独工作,或者作为新员工熟悉的一种统一体验。 请与网站集管理员联系,确认哪些 NEO 网站已预配并可用于自定义。

备注

NEO 网站附带许多预建页面,这些页面可以在网站导航中使用此符号“”>>进行标识。根据组织的需要确定要保留、编辑或删除的页面和内容。

新员工预装网站

预入职网站的图像

预载入网站是新员工开始其入职旅程的地方。 该网站适用于已接受工作要约但尚未正式加入公司的新员工。 在此阶段,新员工将有兴趣了解有关公司、如何为正式入职日期做准备以及向谁提问更多信息。

预填充的网站内容
  • 主页 – 主页是用户在同意接受作业后将看到的第一个站点。 使用此登陆页面作为一个机会来突出重要概念,让新员工对开始新工作感到兴奋。 提供有关组织领导者、价值观、利益共同体、福利和职业规划资源等主题的内容。

    重要

    计划将社交媒体帐户连接到 Hero Web 部件Twitter Web 部件

  • 欢迎 – 热烈欢迎新员工,并让他们开始了解入职任务以及如何为第一天做好准备。 这是包含领导层视频信息的好机会。 使用 YouTube Web 部件嵌入 Web 部件来显示视频。

  • Contoso 101 – 提供有关参与和激励的组织的高级信息。 在“我们的领导力团队”和“我们的价值观”页面上分享有关领导力和价值观的更多信息。

  • 为第一天做准备 – 详细说明要携带的东西和要前往的地点,确保新员工在第一天感觉有备无患并获得支持。

  • 帮助和支持 – 突出显示获取支持的位置,并为“常见问题解答”页面自定义问题和答案。

新员工公司入职网站

企业入职网站的图像

公司入职网站是新员工入职体验的登陆地点,旨在提供组织目标、领导、团队结构和资源的高层视图。 在此阶段,用户正在寻找指导、支持和说明。 在入职的最初几个月中,可以使用此网站概括入职细节和期望。 确保用户有权访问Viva Engage等支持渠道,编写与组织相关的常见问题解答,并自定义入职清单,以包括你希望所有新员工在其头 30、60、90 天内执行的活动。

已预先填充的网站内容:
  • 主页 - 提供与新用户相关的重要概念的高级视图。 此页面是一个绝佳的位置,可帮助新员工建立他们的网络,并通过Microsoft Teams 直播活动向经验更丰富、知识渊博的员工学习

  • 从这里开始 – 通过在“从这里开始旅程”页面上创建入职流程,指定新员工在入职的前 30、60 和 90 天应该做什么。 本部分中的新员工清单预填充了一组通用入职活动。 自定义列表内容以满足你的需求。 了解有关使用 SharePoint 列表的详细信息

  • 我们是谁 – 在“我们的故事”、“我们的领导力”和“我们的团队”页面中向用户介绍有关组织的更多详细信息。 为你的组织自定义这些页面和办事处位置页面。 或者,改为链接到现有领导页面。

  • 帮助和支持 – 突出显示获取支持的位置,并为“常见问题解答”页面自定义问题和答案。

  • 社区 – 帮助新员工立即开始建立社区,并确保新员工了解员工资源组和其他连接渠道。

  • 部门载入 - 从网站导航提供部门级信息的入口点,用户可以在其中访问部门载入网站。 考虑预配部门网站模板。

新员工部门入职网站

NEO 部门网站的图像

在这里,用户需要了解部门领导、文化、目标和资源。 使用部门入职网站提供对与新员工相关的通信渠道、培训指南和活动的访问权限。 如果有的话,请考虑将部门入门网站与现有部门门户相关联。

预填充的网站内容
  • 主页 - 提供与新员工相关的重要概念的高级视图。

  • 入门 – 帮助用户快速了解入职任务、部门规程以及任何有助于新员工获得成功的内容。

  • 认识团队 – 在“领导力”、“组织”和“我们的优先事项”页面上向人员、组织结构和目标介绍新员工。 编辑 “行动号召”Web 部件 以包含链接和图像。 或者,改为链接到现有团队页面。

  • 帮助和支持 — 突出显示获取支持的位置,并考虑创建“常见问题解答”部分。

后续步骤:自定义占位符内容、编辑网站导航、根据需要添加页面,并在 Web 部件中连接社交媒体帐户。

自定义 NEO 网站的内容和外观

查看预生成页面和预填充内容后,即可为组织自定义 NEO 体验。

网站导航十分重要,因为它可以帮助用户立即了解在给定网站上可以完成的工作。 最高效的 SharePoint 网站可帮助访问者快速找到所需内容,这样他们就可以使用这些信息做出决策、了解正在发生的情况、访问所需的工具,或者与同事一起帮助解决问题。 编辑所有 NEO 网站模板的网站导航,以满足受众和组织的需求。 了解如何编辑网站导航

Web 部件

使用符合组织使命的图像、标签、链接和内容自定义 Web 部件。 使新员工受众的图片和说明简单易懂。

  • Hero Web 部件 — 通过 Hero Web 部件使页面重点明确,且具有视觉吸引力。 最多可以在 Hero Web 部件中显示五个项目,并使用引人注目的图像、文本和链接来引起人们对每个项目的注意。

  • 文本 Web 部件 — 使用文本 Web 部件将段落添加到页面。 提供了样式、项目符号、缩进、突出显示和链接等格式化选项。

  • 图像 Web 部件 – 使用图像 Web 部件将图像添加到页面。

  • 快速链接 Web 部件 – 使用快速链接 Web 部件组织和显示指向其他资源的链接。

  • 人员 Web 部件 – 使用人员 Web 部件显示工作人员的个人资料照片、联系信息和组织信息。

  • Twitter Web 部件 — 使用 Twitter Web 部件突出显示 SharePoint 页面上的主题和对话。

  • YouTube Web 部件 — 使用 YouTube Web 部件在你的页面上嵌入 YouTube 视频。

网站主题和品牌

编辑 SharePoint 网站的外观,使其与组织的品牌保持一致。 在更改外观面板中自定义网站的显示名称、徽标、主题、标题布局、导航样式等。

中心网站设置

SharePoint 中心网站帮助连接和组织基于项目、部门、区域等的网站,以简化以下操作:

  • 发现新闻和其他网站活动等相关内容
  • 在关联网站之间应用通用的导航、品牌和网站结构
  • 在所有关联网站之间搜索。

考虑将部门加入网站关联到现有的公司加入站点或部门中心。 了解中心网站关联的工作方式以及如何管理组织的中心设置。 了解有关 SharePoint 中心网站的详细信息。

更多自定义资源

步骤 3:与最终用户共享 NEO 网站

自定义内容后,准备与新员工共享新的入职体验。 由于用户将是外部来宾,因此预登站点将应用不同的权限。 新员工开始工作后,请按照内部权限共享说明向其授予对公司入职网站的访问权限。

共享预载入网站

备注

如果您无法将访问者 (外部用户(也称为来宾) 添加到预登网站),请与 SharePoint 管理员协作 ,为 SharePoint 网站启用外部共享

作为网站所有者,你可以通过将外部人员添加为访问者来授予外部访问权限。

  1. 从右上角选择“共享网站”。

  2. 在“共享网站”窗格中,输入要添加到网站的人员的姓名。 权限级别将处于只读状态。

  3. 输入要发送给该人员的可选电子邮件,或者如果你不想发送电子邮件,请清除“发送电子邮件”框。

  4. 选择“共享”。

共享公司和部门加入网站

  1. 从右上角选择“共享网站”。

  2. 在“共享网站”窗格中,输入要添加到该网站的人员或组的名称,或输入“除外部用户之外的所有人”,以与组织中的每个人共享该网站。

  3. 根据需要更改权限级别(读取、编辑或完全控制)。

  4. 输入要发送给该人员的可选消息,如果你不想发送电子邮件,请清除“发送电子邮件”框。

  5. 选择“共享”。

步骤 4:测量 NEO 站点的影响

定义 NEO 成功指标

定义网站成功指标以度量和优化组织的加入过程。 这是以载入中心的形式为新员工加入网站体验的可能指标示例:

目标 企业所有者 KPI 衡量 数据源 KPI 公式 KPI 基准 KPI 目标
帮助新员工更有效地入职 Diego Siciliani 新员工满意度 调查数据 新员工对 NEO 中心的满意度平均分 不适用 4.25
帮助新员工更有效地入职 Diego Siciliani NEO 中心使用情况 网站使用情况报告 独立查看者和访问次数 不适用 每月 500 个独立查看者和 1,500 次观看
提高新员工保留率 Alexandre Levesque 新员工保留率 HR 系统保留率数据 一年后留在公司的新员工群体的百分比 75% 90%
提高新员工参与度 Diego Siciliani 新员工参与度得分 调查数据 新员工敬业度问题的平均分 3.75 4.25

使用网站使用情况数据

作为 SharePoint 网站所有者,你可以查看网站使用情况数据,该数据向你显示用户如何与你的网站进行交互。 例如,你可以查看访问该网站的人数、访问该网站的次数以及获得最多观看次数的文件列表。 网站所有者应利用 SharePoint 的内置网站使用情况报告功能来衡量 NEO 网站和中心的影响。 了解如何查看网站的使用情况分析

网站使用情况数据示例:

步骤 5:管理和维护 NEO 站点

NEO 网站应提供组织必须提供的最新内容,因此你需要在整个体验中承诺维护相关内容。 制定计划来审核内容并根据需要更新 Web 部件,以确保联系信息、常见问题解答、入职清单和人员 Web 部件保持最新。 了解有关管理通信网站的更多信息。

  • 培训网站所有者和作者。 确保所有网站所有者和作者都经过适当的培训,并有权访问维护网站
  • 更新 Web 部件中的内容。 保持 web 部件(如 人员 Web 部件)的更新,以确保使用 NEO 站点的完整值。
  • 发布后查看以前建立的指标。 使用 网站分析中的 见解来推广主页上的内容、更新导航或重写内容,以便清楚起见。
  • 建立时间表以审核内容。 规划网站所有者何时应提前审核内容,以确保你的网站始终处于最新状态。
  • 定期审查你的网站设置。 根据需要更改设置、网站信息和网站权限。

NEO 站点常见问题解答

:将新员工加入 (NEO) 站点安装到租户环境中有什么要求?

回答

  • 已启用 SharePoint 和通信网站。
  • 将预配 CLO365 的人员必须是要安装的目标租户的网站集管理员。

问题:在我们的租户环境中安装网站需要多长时间?

回答:根据我们对安装的测试,该过程应该不到 15 分钟。 这不包括根据你的要求自定义网站所需的时间。

问题:可以在哪里提出或报告有关 SharePoint 预配服务的问题?

答案:将有关 NEO 网站预配的问题和评论发布到 SharePoint 预配服务论坛

问题:在哪里可以分享有关如何改善 SharePoint 网站体验的想法的反馈?

答案:在网站和协作用户语音论坛中发布有关 SharePoint 网站的想法和评论

备注

2021 年期间,Microsoft 将逐个产品从 UserVoice 转移到我们自己的客户反馈解决方案。 了解详细信息

问题:可以在哪里提出或报告有关 SharePoint 预配服务的问题?

答案:将有关 NEO 网站预配的问题和评论发布到 SharePoint 预配服务论坛。

来源

  • Gallup,State of the American Workplace,2017 年*
  • SHRM,Don't Underestimate the Importance of Good Onboarding,2017 年**
  • 来源:数字,超级 CIO:CIO 看到的内容 - 其他人没有,2018