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SharePoint 网站中共享文件和文件夹的报告

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可以在给定 SharePoint 网站或 OneDrive 上创建包含每个唯一文件、用户、权限和链接的 CSV 文件。 这可有助于了解如何使用共享以及是否与来宾共享任何文件或文件夹。 必须是站点管理员才能运行报表。 请注意， Microsoft Graph Data Connect 提供了其他报告选项。

运行报表时，CSV 文件将保存到站点上选择的位置。 如果不希望网站成员看到报表，请考虑创建具有不同权限的文件夹，只有网站所有者可以访问报表。

(SharePoint) 运行报表

  1. 打开要在其中运行报表的网站
  2. 在 “设置” 菜单上，单击“ 网站使用情况”。
  3. 在 “与外部用户共享 ”部分中，单击“ 运行报表”。
  4. 选择保存报表的位置，然后单击“ 保存”。

(OneDrive) 运行报表

  1. 在 Microsoft 365 应用启动器中，选择 OneDrive 磁贴。
  2. 在 “设置” 菜单上，单击“ OneDrive 设置”。
  3. 单击“ 更多设置”，然后单击“ 运行共享报表”。
  4. 选择保存报表的位置，然后单击“ 保存”。

报表可能需要一些时间来运行，具体取决于站点的大小。

报表运行完成后，你将收到一封电子邮件，其中包含指向报表的链接。

CSV 格式

对于具有直接访问权限的共享项，报表包含每个用户/项组合的一行。 SharePoint 组显示在报表中，但不会显示其中的单个用户。

对于使用链接共享的项，报表包含一行，用于每个已使用该链接或通过共享对话框发送链接的已登录用户。 直接通过电子邮件发送但尚未单击的链接，并且报表中不包含 任何人 链接。

报表包含以下列：

列 说明
资源路径 项的相对 URL
项目类型 项的类型 (Web、文件夹、文件等 )
权限 用户对此项目拥有的权限级别
用户名 有权访问此项的用户或组的友好名称。 如果这是共享链接，则用户名为 SharingLink
用户电子邮件 有权访问此项的用户的电子邮件地址。 对于 SharePoint 组，这是空白的。
用户或组类型 用户或组的类型：成员 (内部) 、来宾 (外部) 、SharePoint 组、安全组或 Microsoft 365 组。 (请注意， 成员 是指目录中的成员，而不是 site.)
链接 ID 如果用户名为“共享链接”，则共享链接的 GUID
链接类型 用户名为“共享链接”时，链接类型 (“匿名”、“组织”、“特定人员) ”
AccessViaLinkID 如果用户对项目的权限是通过链接访问项目，则用于访问项目的链接 ID 。

Microsoft Graph 数据连接概述