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创建网站使用指南

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使用以下步骤作为模板，为 SharePoint 网站所有者创建关于如何在组织中设置和管理网站的自定义指南。 每个部分都提供有关要包含的内容的指导、帮助你入门的示例文本，以及指向资源的链接，以了解有关每个领域的详细信息。

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简介 - 映射 介绍

指导：

  • 提供一个简短的介绍，以制定指南。 如果你有更广泛的业务或数字资源使用策略，请链接到它（如果它也适用于 SharePoint 网站）。

示例文本：
SharePoint 网站旨在成为用于团队协作和通信的强大工具。[输入 IT/生产力服务组织] 管理构建站点所基于的 Microsoft 365 服务。目标是轻松实现业务目标。

文档列表指南 一般准则

指导：

  • 提供希望用户遵循的常规策略语句。 其中可能包括你为网站定义的关键业务用途、内部通信策略或安全和隐私准则。

资源：

示例文本：
以下是使用 SharePoint 网站时需要注意的一些事项。请参阅 [插入组织的名称] 业务资源使用策略。这些策略适用于所有 SharePoint 网站使用情况。

子网站创建指南 网站创建指南

指导：

  • 提供基本的过程指南。 某人如何获取 SharePoint 网站？ 它可能通过 SharePoint 起始页上的“创建网站”链接，或者您可能具有组织的唯一预配过程。
  • 如果你有特定的网站模板，希望网站所有者在创建自己的网站时选择这些模板，请在本节中包括该信息。
  • 包括有关自定义预配解决方案的信息。
  • 你的组织是否实施任何所有权或网站分类要求？
  • 设置网站时，请务必选择适当的网站分类级别。 包括对组织数据分类指南的引用或链接。

资源：

示例文本：
可以通过 [插入 SharePoint 链接] 处的“创建网站”链接创建网站。

你应该有两个网站所有者，他们都是组织中的全职员工。

设置网站时，请务必选择适当的网站分类级别。 [插入组织数据分类指南的链接]。

浏览设计和自定义 网站设计和自定义

指导：

  • 提供有关设计指南的信息。 你的组织是否具有或允许自定义主题？ 还是坚持现用的选项？
  • 是否具有希望网站所有者使用的特定模板或 Web 部件？ 解释这些，以便他们了解原因和方法。
  • 你的组织是否允许自定义脚本和加载项？
  • 我们建议为网站所有者创建一种方法，以便在网站所有者想要自定义网站时与你的团队互动。 设置服务票证类别或表单，以便轻松联系你。

资源：

示例文本：
您的网站必须满足业务需求。如果需要创建自定义加载项或部署资源密集型应用，请与我们的内部团队协作。有关详细信息，请联系 [插入有关如何联系 IT 团队的信息]。

共享指南 共享指南

指导：

  • 提供有关组织设置共享的方式的信息。 如果已从默认值修改了设置，则可以告知网站所有者你的组织的共享设置是什么，包括用于外部共享的设置。

资源：

示例文本：
您的网站及其内容可以在组织内部共享，也可以在外部与客户或合作伙伴共享。

作为网站所有者，当有人共享您的网站时，你会收到访问请求。 可以批准或拒绝发送给你的任何请求。

与存储容量容量相关的准则容量准则

指导：

  • 如果手动) 管理网站存储指南或限制，请 (提供相关信息。 如果你有请求更多内容的过程和策略，请告知网站所有者。

资源：

示例文本：
站点允许_____ MB/GB 的存储。建议删除不再需要的文件和内容。

保护访问管理访问权限

指导：

  • 提供有关站点访问的详细信息。 管理站点访问的流程和策略是什么？ 网站所有者拥有何种级别的控制？ 如果代表网站所有者管理访问权限，请告知他们你正在定期查看网站权限，以使其符合组织的策略。 说明如何向他们传达对权限的更改。

资源：

示例文本：
计划定期查看站点的权限，并相应地设置访问级别。

站点生命周期 站点生命周期策略

指导：

  • 为站点提供组织的生命周期策略。 你的组织是自动设置站点过期还是使用托管进程设置站点过期？ 是否设置了影响 SharePoint 团队网站的 Microsoft 365 组过期策略？ 让网站所有者知道网站何时过期、如何通知网站、将发生什么情况以及需要执行哪些操作来扩展其网站。
  • 设置此策略需要 Microsoft 365 全局管理员权限。
  • 你的组织是否采取了与站点备份和还原相关的额外措施？ 让网站所有者知道备份的可用时间，以及如果需要，如何还原站点。

资源：