为 SharePoint 网站生成版本存储使用情况报告

作为 Microsoft 365 中的 SharePoint 管理员，您可以请求网站、库或文件上的版本清单，这些版本可用于各种方案：

注意

Microsoft Graph Data Connect 提供了其他报告选项。

运行报表时，后台计时器作业将排队，以生成给定 SharePoint 网站上每个文件版本的 CSV 文件。 CSV 文件将保存到你在网站上选择的位置。如果不希望网站成员看到报表，请考虑创建具有不同权限的文件夹，只有网站所有者可以访问报表。

重要

文件版本报告生成作业将在未来几天异步完成。完成报表所需的时间取决于库或网站的大小。对于较小的网站或库，需要 24 小时以上才能完成。对于较大的应用，需要几天时间才能完成。

在处理作业时，可以看到报表文件正在逐渐填充。在此期间不要更新文件。这将导致作业失败。检查报表生成进度，确认报表是否已完全填充且已准备好处理。

如果要取消正在进行的报表生成，只需删除报表文件即可。

报表格式

文件版本过期报告采用 Comma-Separated 值 (CSV) 格式。每行对应于文件版本，并包含以下列：

文件版本信息：	说明
`WebUrl`	指向 Web 的 SharePoint URL，是一个压缩列。
`FileUrl`	文件的 Web 相对 URL，是一个压缩列。
`Size`	版本的大小（以字节为单位）。
`ModifiedBy_UserId`	创建此版本的用户的标识符，是压缩列。
`ModifiedBy_UserDisplayName`	创建此版本的用户的显示名称，是压缩列。
`LastModifiedDate`	上次修改版本的时间。
`SnapshotDate`	该版本成为历史版本的时间。
`IsSnapshotDateEstimated`	如果此标识符设置为 true，则 `SnapshotDate` 为尽最大努力估计。 `SnapshotDate`如果版本在 2023 年 1 月 1 日之前快照，则可能是估计的。

过期计划信息：	说明
`CurrentExpirationDate`	版本将按当前状态过期的时间。
`AutomaticPolicyExpirationDate`	如果要追溯应用自动过期策略，则版本将过期的时间，以尽最大努力估计。
`TargetExpirationDate`	填充到与相同的值 `CurrentExpirationDate`。此列可用于任何 What-If 分析和批量更新到期日期。

¹ 压缩列是两个连续行具有相同值的列，它们不会重复值。它为重复记录放置空字符串。这些列的标头具有“Compact”后缀。

按照以下步骤使用 PowerShell 管理站点的版本历史记录限制。

下载最新的SharePoint在线管理壳。

注意

如果安装了以前版本的SharePoint Online 命令行管理程序，请转到添加或删除程序并卸载SharePoint Online 命令行管理程序。
以 Microsoft 365 中的 SharePoint 管理员身份连接到 SharePoint 。若要了解具体操作步骤，请参阅 SharePoint 在线管理壳入门。
运行以下命令之一以生成版本存储使用情况报告：

操作	PowerShell 命令
为站点或 OneDrive 帐户生成版本存储使用情况报告	`New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl`
跟踪作业的进度，以便为网站或 OneDrive 帐户生成报告	`Get-SPOSiteFileVersionExpirationReportJobProgress -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl`
生成库的版本存储使用情况报告	`New-SPOListFileVersionExpirationReportJob -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl`
跟踪作业的进度以生成库的报告	`Get-SPOListFileVersionExpirationReportJobProgress -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl`

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