使用 Word 中的 Copilot 提升内容

  • 5 分钟

本单元重点介绍如何使用 Copilot 在 Word 中优化和完成文档。 你将重写内容、重组信息、查看建议，并使用 Copilot 分析和汇总文档。 在分享之前，您还将使用写作指导代理作为最后的审查步骤。

重写文本

若要重写文档的某一部分，请选择要更改的文本，然后从显示的上下文菜单中选择“ 编辑 Copilot ”。 从菜单中选择“ 自动改写”。

Copilot 会生成所选文本的多个替代版本。 使用箭头在选项中导航，然后：

  • 选择“ 替换 ”以用改写版本替换当前文本。
  • 选择 下面的“插入 ”以将原始内容和改写内容同时保留在文档中。
  • 选择 “重新生成 ”以获取一组新的建议。

若要更具体地指导重写，请 在选择替换之前在撰写框中键入提示。 例如：

重写本段，使其更加正式并强调项目时间线的重要性。

您也可以直接在建议框中键入以调整生成的文本，然后再接受它。

可视化为表

以表格形式查看文本通常更容易。 转换部分：

  1. 选择要转换的文本。
  2. 打开 Copilot。
  3. 提示： 将此文本转换为表格。 在提示中添加详细信息，以便表格符合所需的格式。
  4. 若要调整表格，请输入其他提示。 例如： 为完成状态添加空的第三列。

特定提示使您可以更好地控制输出：

  • 将此列表转换为包含两列的表：项目和说明。
  • 创建一个包含“日期”、“任务”和“状态”列的表。
  • 将此项目符号列表转换为包含类别和详细信息列的表。

与 Copilot 对话助手了解文档

Copilot 窗格支持有关正在处理的文档的问题。 您可以在“允许编辑”或“仅对话助手”模式下提出这些问题。

询问有关文档的问题

使用 Copilot 窗格快速查看文档或查找特定内容：

  • 汇总此文档。
  • 此文档中有哪些操作项？
  • 此文档是否包含行动号召？

Copilot 包括显示从何处检索信息的引文。

提出开放性问题

还可以提出超出文档范围的问题。 如果答案不在内容中，Copilot 将使用常识而不是文档生成响应。

重要

发生这种情况时，响应不会包含引文，因此可能需要在将其添加到文档之前对其进行审阅和调整。

例如：

  • 如何修改此文档以使其更适合技术受众？
  • 执行摘要的标准结构是什么？

从窗格复制有用的响应并将其直接粘贴到文档中。

汇总文档

打开保存在 OneDrive 或 SharePoint 中的文档时，Copilot 可能会在文档顶部自动生成摘要。 选择 “查看更多” 将其展开。

选择“ 显示详细摘要 ”以获取更多上下文，或从其他建议的提示中进行选择以获取其他信息。

手动请求摘要

如果摘要未自动显示，请打开 Copilot 窗格并输入提示，例如：

汇总此文档。 在表格中包含要点和操作项。

共享时生成摘要

共享未加密的文档时，选择“共享”，然后在“添加消息”框中选择 Copilot 图标。 Copilot 生成要包含在共享通知中的摘要。

共享文档时在 Word 中看到的消息框的屏幕截图。消息框中有 Copilot 图标。

使用写作指导代理

写作指导是预构建的 Microsoft Copilot 代理，可提供有关写作质量的反馈，重点关注清晰度、连贯性、语法、语气和受众定位。 将此代理用作编辑文档后的最终审阅步骤。

访问写作指导

写作指导 在 Microsoft Copilot 对话助手 中可用。 若要将其打开，请执行以下操作：

  1. 在 Microsoft Teams 中打开 Microsoft Copilot 应用或 Copilot 对话助手。
  2. 在“代理”面板中，选择“写作指导”。 如果未在列表中看到它，请选择“ 所有代理 ”以查找并安装它。

注意

可用性取决于组织的 智能 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 副驾驶® 许可证和代理配置。 管理员还可以将写作指导配置为可直接从 Word 中访问。 如果看不到，请咨询管理员。

提示反馈

将要审阅的文本粘贴到聊天中，然后每条消息提出一个重点问题。 写作指导一次最好地回答一个问题;将多个请求合并到单个提示中会产生不太具体的反馈。

示例提示:

  • 查看此段落是否清楚且连贯： [粘贴文本]
  • 建议如何使此执行摘要更适合非技术受众： [粘贴文本]
  • 找出以下部分中的任何语气问题并提出更正建议： [粘贴文本]
  • 如何改进这个结论的结构？ [粘贴文本]

查看反馈后，直接在 Word 文档中应用更改。 然后，您可以将修改后的文本粘贴回写作指导中，以确认更新解决了原始反馈的问题。

限制

使用写作指导时，请记住以下注意事项：

  • 一次一个问题：对每个提示提出一个重点问题。 复合问题或多部分问题返回不太有用的反馈。
  • AI 准确性：写作指导使用生成式 AI，可能会出错。 在应用建议之前，请先审查所有建议，尤其是在受监管或高风险的文件中，例如财务、法律或医疗内容。
  • 敏感信息：粘贴到代理中的内容受组织数据隐私策略的约束。 避免粘贴个人数据或机密数据，除非组织已批准该使用。
  • 语言支持：写作指导支持 Microsoft Copilot 中可用的语言。 有关当前列表，请参阅 Microsoft Copilot 支持的语言。