描述 Power Automate 的功能
您是否发现自己经常要下载电子邮件附件，然后将文件上传到数据库？ 无论处于哪个行业，处理哪种业务，都不可避免会涉及到一些重复性任务，这些任务会对组织产生影响。 要审批新的采购订单，您可能需要从办公桌上拿取一张表格，然后获得批准。 员工可能需要每天早上登录网站，查看当日的数字，然后将这些数字保存到另一个系统中。 这种重复性流程不仅相当耗时，而且很容易出错。 如果有人输入的内容有误，可能会导致错过最后期限或造成经济损失。
Microsoft Power Automate 的作用就是让计算机管理重复性任务。 它使任何了解业务流程的人员都可以创建可重复的流，这些流会在触发时采取行动并执行流程。
Power Automate 的常见场景和功能：
自动执行重复性任务，例如将数据从一个系统移动到另一个系统。
指导用户完成流程，以便他们能够完成不同的阶段。 例如，销售组织可能希望指导销售人员完成向客户销售产品的流程。
使用流程机器人自动化 (RPA) 功能自动执行基于桌面和网站的流程。 例如，一位在银行工作的用户每天都需要更新汇率。 这位用户要使用 RPA 登录网站并检索汇率。 然后，他会将检索结果保存到桌面上，并在公司电子表格中同步更新。
Power Automate 的工作原理是创建流。 这些流程随后用于执行不同的任务，例如与各种系统交互、引导用户完成流程，或通过自动执行日常任务来提高用户的工作效率。
流类型
Power Automate 流分为三种主要类型：
业务流程流：这些流在模型驱动应用中使用，以帮助用户完成工作。 业务流程流提供精简的用户体验，可帮助用户完成组织针对需要达成某种结果的交互所定义的流程。
云端流：这些是最常用的流。 云端流从触发器开始，例如收到来自特定人员的电子邮件，或在社交媒体中提及您的公司。 触发后，云端流通常还包括一项或多项操作，例如在各种系统中创建记录或向某人发送审批请求。
桌面流 - 利用这些流程机器人自动化 (RPA) 流，您可以记录自己在桌面上或 Web 浏览器中执行的操作。 然后，您可以触发流来为您执行该流程。 您还可以在流程中传入或传出数据，甚至可以自动执行“手动”业务流程。
业务流程流
业务流程流主要在模型驱动应用中使用，以帮助用户完成工作。 业务流程流通常是指用户需要遵循，直至完成任务的流程。 这些流有助于精简用户体验，为用户提供达成某种结果的最佳方式。
组织可能使用业务流程流的一些常见场景是：
销售流程：组织可以创建以销售为中心的业务流程流，指导销售人员完成整个销售流程，确保他们遵循经过组织验证的销售程序，从而最大限度地提高赢得交易的几率。
案例解决：支持中心可能会创建以服务为中心的业务流程流，指导代理完成创建案例、排查案例中的问题和最终解决案例的流程。
活动计划：活动计划公司可能会使用业务流程流确保在策划活动时没有遗漏任何步骤。 流程中可能存在预订场地、计划餐饮、确定娱乐细节等阶段。
出售房屋：房地产公司可能会使用业务流程流来帮助代理准备房屋，以筹备参观日。 这个过程可能包括多个阶段，比如获取检查相关的详细信息、布置房产以及与工作人员协调，确保届时现场有人在位。
在下图中，我们可以看到一个业务流程流示例，该示例用于帮助指导代理完成处理意向买家报价的流程。
在每个阶段中，都需要记录一些相关信息。 根据捕获的信息，业务流程流的各个阶段可能会发生变化。 例如，由于还价字段设置为“是”，因此显示了“还价”阶段。 如果还价字段设置为“否”，将不会显示此阶段。
云端流
如前所述，云端流是最常见的 Power Automate 流。 云端流使用连接器与各种服务进行交互。 目前有 1,000 多个预构建的连接器可供使用。 利用这些连接器，您可以与来自其他 Microsoft 产品的数据以及来自非 Microsoft 供应商（例如 Google、Salesforce、Oracle 等）的数据进行交互。
可以创建三种主要类型的云端流：
自动化流：这些流由活动自动触发。 可能收到来自特定人员的电子邮件，或在社交媒体中提及您的公司。 这些流是最常用的云端流。
即时流：这些流自动启动，只需单击按钮即可完成。 您可以通过桌面或移动设备自动执行重复性任务。 例如，在使用即时流时，您可以在移动设备中按下按钮，立即向团队发送提醒。
计划流：这些流按定义的计划运行。 可以使用计划流触发每日将数据上传到 Microsoft SharePoint 或数据库。
现在我们已经探讨了可以创建的云端流类型，下面让我们了解下组织可能使用云端流的一些常见场景。
审批：可以使用云端流自动执行审批流程，例如发票审批、休假请求、项目审批等。
应用程序集成：可以使用云端流让一个应用程序与另一个应用程序进行交互。 例如，现场技术人员可能会使用专用应用请求获取零件。 Power Automate 流可以自动订购公司库存系统中的零件。
提高工作效率：最终用户可能会创建个人 Power Automate 流来自动执行一些操作，例如将通过电子邮件收到的附件保存到特定位置（如 SharePoint 或 OneDrive）。
使用 Power Automate 流的组织还提供了一些更高级的示例，包括：
与金融服务公司构建的自定义应用程序编程接口 (API) 建立连接，自动检索最近的贷款利率，然后根据个人的信用评分计算个人利率。
创建智能数据归档系统，在接收文档时扫描其中的内容。 根据文档类型，自动将其归档到特定位置，甚至可以根据需要进行标记。
由于我们为支持各种场景提供了数百个模板，因此任何人员都可以轻松创建云端流。
桌面流
桌面流用于模拟用户与应用程序或网站的交互。 桌面流通常称为 RPA。 可以将其视为一台播放任务和步骤的计算机，否则这些任务和步骤将由个人来完成。 在 Power Automate 中，这些类型的流都是使用 Power Automate 桌面版构建的。 桌面流不同于云端流。 云端流基于 API 调用执行操作，而桌面流就像一个宏，因为它会按顺序播放先前记录的步骤。
组织可能使用桌面流的一些常见场景包括：
提高员工的工作效率：可以创建桌面流来复制最终用户执行重复性任务时的操作。 例如，与特定网站（例如利率网站）进行交互，然后将这些信息输入到另一个应用程序（例如 Excel 电子表格）中。
与旧系统交互：许多组织仍在使用自主构建的旧应用程序，这些应用程序没有可供云端流使用的现代 API。 在这些情况下，您仍然可以自动执行与旧应用程序的交互，而无需从头开始重新构建应用程序。
自动进行网站交互：许多用户每天都需要与特定网站进行交互，以输入详细信息或获取信息。 为了安全起见，许多公司不提供对其 API 的访问权限，这样您就无法对其平台实现直接自动化。 桌面流是一种模仿用户交互的绝佳方法，并且可提供自动化解决方案。
利用终端仿真软件自动处理工作：许多组织使用 Citrix 等终端仿真软件来降低硬件成本。 用户登录模拟桌面。 大部分用户都会执行重复性任务。 可以使用桌面流模拟用户击键并自动执行活动。
关于组织使用桌面流的用途，还有很多其他示例。 我们来看看另一个示例。 在此示例中，一家房地产公司使用网站来查看是否为新房产附加了任何环境项目。 如果发现任何环境项目，他们会截取报告的屏幕截图并将其记录到 Excel 中。 在此视频中，我们将向您展示在将新房产输入其房产管理模型驱动应用中后，桌面流会如何自动执行此流程。
业务场景
通常来说，桌面流是更大的整体自动化解决方案的一部分。 例如，一家活动管理公司为其客户提供不同的套餐级别，以帮助他们节省活动成本。 这意味着客户无需为每项服务单独付费。 这家活动管理公司代表客户向供应商付款。 例如，在策划一场婚礼时，他们会预订场地、聘用餐饮公司、预订娱乐活动，有时甚至会聘用花店。 活动结束后，每个供应商都会向他们发送所提供服务的发票。
该流程具体如下：
在专用电子邮箱中以电子邮件附件的形式接收供应商发票。
从电子邮件中下载发票附件，并进行扫描以确定发票的用途。 从附件中提取供应商、发票日期和发票金额等详细信息。
根据所提供的服务，发票会发送给特定人员进行评估，由此人批准或拒绝。
相关人员在 Teams 中接收此请求并进行处理。
在发票获得批准后，将在活动管理公司的旧发票应用程序中创建一个新发票。
输入发票后，就会生成发票编号。 然后将向供应商发送表明发票已处理完成的确认电子邮件。 这封电子邮件中包含发票编号。
下图分条概要显示了此自动化在 Power Automate 流中的作用。
整个流程通过云端流进行。
当在 Outlook 的专用邮箱中收到电子邮件时，就会自动触发云端流。
使用 AI Builder 从发票附件中提取详细信息，例如供应商、发票日期和金额。
向 Microsoft Teams 中的相应人员发送审批请求。 请求包括从发票中提取的发票详细信息。
审批请求完成后，条件将评估发票是已被批准，还是已被拒绝。
基于审批状态：
已批准：请求获批后，云端流将运行为与旧应用程序交互而创建的桌面流。 使用发票详细信息（例如供应商、发票日期和金额）来创建发票记录。
- 记录发票后，将获取发票编号，并在 Outlook 中创建一封新的电子邮件。 该电子邮件包括发票的状态和发票编号。
已拒绝：如果发票遭到拒绝，云端流会在 Outlook 中创建一封新电子邮件，告知供应商他们的发票没有得到批准。