执行 Microsoft Purview 电子数据展示（标准版）

  • 3 分钟

Microsoft Purview 电子数据展示（标准版）提供了一个基本电子数据展示工具，组织可以使用该工具在 Microsoft 365 中搜索和导出内容。 组织还可以使用电子数据展示（标准版）对内容位置进行电子数据展示保留，例如：

  • Exchange 邮箱
  • SharePoint 网站
  • OneDrive 账户
  • Microsoft Teams

部署电子数据展示（标准版）不需要其他内容。 但是，在组织开始使用电子数据展示（标准版）搜索、导出和保留内容之前，IT 管理员和电子数据展示管理员必须完成一些先决条件任务。

本单元将说明设置电子数据展示（标准版）和创建电子数据展示（标准版）案例所需的步骤。 这些步骤包括：

  • 确保访问电子数据展示（标准版）所需的相应许可，并对内容位置进行电子数据展示保留。
  • 将权限分配给组织的 IT、法律和调查团队，以便他们可以访问和管理案例。
  • 创建用于搜索和导出内容的案例。

步骤 1：验证并分配适当的许可证

电子数据展示（标准版）许可需要相应的组织订阅和每用户许可。

  • 组织订阅。 若要在 Microsoft Purview 合规性门户中访问电子数据展示（标准版），并使用保留和导出功能，组织必须具有：

    • Exchange Online 计划 2，或
    • Microsoft 365 E3 或 Office 365 E3 订阅或更高版本，或
    • Microsoft 365 Frontline 组织必须具有 F5 订阅。

  • 每用户许可。 若要对邮箱和网站进行电子数据展示保留，必须根据组织订阅为用户分配以下许可证之一：

    • Exchange Online 计划 2 许可证，或
    • Microsoft 365 E3 或 Office 365 E3 许可证或更高版本，或
    • 具有 Exchange Online 计划 2 或 Exchange Online Archiving 加载项许可证的 Office 365 E1 许可证，或
    • Microsoft 365 Frontline F5 Compliance 或 F5 Security & Compliance 附加许可证以及具有 SharePoint Online 计划 2 或 OneDrive for Business 计划 2 附加许可证的 Office 365 E1 许可证

    有关如何分配许可证的信息，请参阅向用户分配许可证。

其他读取。 有关安全性和合规性的信息和指南：

步骤 2：分配电子数据展示权限

必须为用户分配适当的权限才能访问 Microsoft Purview 电子数据展示（标准版）或将其添加为电子数据展示（标准版）案例的成员。 具体而言，必须在 Microsoft Purview 合规性门户中将用户添加为电子数据展示管理器角色组的成员。 此角色组的成员可以：

  • 创建和管理电子数据展示（标准版）案例。
  • 向电子数据展示（标准版）案例添加和删除成员。
  • 将电子数据展示保留在用户上。
  • 创建和编辑搜索。
  • 从核心电子数据展示（标准版）案例导出内容。

完成以下步骤，将用户添加到电子数据展示管理器角色组：

  1. 在 Microsoft Purview 合规性门户中，在导航窗格中选择权限。
  2. 在权限页面的 Microsoft Purview 解决方案组下 ，选择角色。
  3. 在 Microsoft Purview 解决方案的角色组页面选择电子数据展示管理器角色组。
  4. 在显示的电子数据展示管理器详细信息窗格中，选择电子数据展示管理器部分旁边的编辑。
  5. 在编辑角色组向导的选择电子数据展示管理器页面，选择选择电子数据展示管理器”。
  6. 在选择电子数据展示管理器页面，选择添加按钮。 这样会显示用户列表。
  7. 选中要添加到角色组的所有用户的复选框，然后选择窗格底部的添加按钮。
  8. 如有必要，可以选择添加或删除按钮来修改所选用户。 确认列表无误后，选择完成。
  9. 选择保存将用户添加到角色组，然后选择关闭完成该过程。

有关电子数据展示管理器角色组的详细信息

电子数据展示管理器角色组中有两个子组。 这些子组之间的差异基于作用域。

  • 电子数据展示管理员。 分配了此角色的用户可以查看和管理他们创建或所属的电子数据展示（标准版）案例。 如果另一个电子数据展示管理员创建一个案例，但未将第二个电子数据展示管理员添加为该案例的成员，则第二个电子数据展示管理员将无法在 Microsoft Purview 合规门户的电子数据展示（标准版）页面中查看或打开该案例。 通常，组织中的大多数人员都可以添加到电子数据展示管理器子组。

  • 电子数据展示管理员。 分配了此角色的用户可以执行与电子数据展示管理器相同的案例管理任务。 但是，电子数据展示管理员也可以：

    • 查看电子数据展示（标准版）页面上列出的所有案例。
    • 在将自己添加为案例的成员之后管理组织内的任何案例。
    • 访问和导出组织中任意案例的大小写数据。
    • 从电子数据展示案例中删除成员。 只有电子数据展示管理员可以从案例中删除成员。 作为电子数据展示管理器子组成员的用户无法从案例中删除成员，即使用户创建了案例也是如此。

    重要

    由于访问范围广泛，组织应只有少数管理员是电子数据展示管理员子组的成员。

步骤 3：创建电子数据展示（标准版）案例

下一步是创建案例并开始使用电子数据展示（标准）。 创建案例的用户会自动添加为成员。

提示

组织管理角色组的成员还可以创建电子数据展示（标准版）案例。

完成以下步骤以创建案例：

  1. 在 Microsoft Purview 合规性门户中，在导航窗格中选择电子数据展示。 在电子数据展示组下，选择标准版。
  2. 在电子数据展示（标准版）页面，选择菜单栏上的创建案例选项。
  3. 在出现的新建案例窗格中，输入案例的名称，选择性地输入说明，然后选择保存。 案例名称在组织中必须保持唯一。
  4. 新案例将创建并显示在电子数据展示（标准版）页面。 可能需要在菜单栏上选择刷新选项才能显示新案例。

步骤 4（可选）：将成员添加到电子数据展示（标准版）案例

如果你在步骤 3 中创建案例，并且你是唯一使用案例的人，则无需执行此步骤。 你可以开始使用案例创建电子数据展示保留、搜索内容和导出搜索结果。 如果要向其他用户（或角色组）授予对案例的访问权限，请执行此步骤。

  1. 在 Microsoft Purview 合规性门户中，在导航窗格中选择电子数据展示。 在电子数据展示组下，选择标准版。

  2. 在电子数据展示（标准版）页面，选择要在其中创建保留的案例的名称。

  3. 在显示的案例详细信息页面，选择设置选项卡。

  4. 在设置选项卡上，将显示两个磁贴：案例信息、访问和权限。 选择访问和权限磁贴中的选择按钮。

  5. 在出现的 “访问 & 权限 ”窗格的“ 管理成员 ”部分下，选择“ +添加 ”，将成员添加到案例中。

    注意

    还可以选择将角色组添加为案例的成员。 在管理角色组部分下，选择+添加。 只能将你所属的角色组分配给案例。 此限制已实施，因为角色组将控制哪些人可以将成员分配到电子数据展示案例。

  6. 在添加成员窗格上，在可添加为案例成员的用户或角色组列表中，选择要添加的人员或角色组的名称左侧。 这样会显示用户或角色组的复选框。 如果有可添加为成员的人员或角色组的大量列表，请使用搜索框在列表中搜索特定人员或角色组。

  7. 在 “访问 & 权限 ”窗格中，选择窗格底部的“ 退出 ”按钮，这会返回到案例详细信息页。

将成员添加到电子数据展示（标准版）案例时，组织应注意以下注意事项：

  • 如果在您添加为案例成员的角色组中添加或删除角色，则该角色组将作为案例成员从该案例（或角色组所属的任何案例）中自动删除。 执行此操作的原因是避免组织不经意地向案例成员提供额外权限。 同样，如果删除了角色组，则将从其所属的所有案例下删除该角色组。
  • 如前所述，只有电子数据展示管理员可以从案例中删除成员。 作为电子数据展示管理器子组成员的用户无法从案例中删除成员，即使用户创建了案例也是如此。

探索电子数据展示（标准版）工作流

下图旨在帮助组织在创建案例后开始使用电子数据展示（标准版）。 以下提供了此关系图中包含的每个步骤的简要摘要。 每个摘要都突出显示了组织可以探索的一些扩展电子数据展示（标准版）功能。

显示 Microsoft Purview 电子数据展示标准工作流的关系图，其中包含三个步骤。

  1. 创建电子数据展示保留。 创建案例后的第一步是对调查相关人员的内容位置进行保留（也称为电子数据展示保留）。 内容位置包括：

    • Exchange 邮箱
    • SharePoint 网站
    • OneDrive 账户
    • 与 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 组关联的邮箱和网站

    虽然此步骤是可选的，但创建电子数据展示保留会保留可能与调查期间案例相关的内容。 当组织创建电子数据展示保留时，它可以保留特定内容位置中的所有内容。 它还可以创建基于查询的保留，以仅保留与保留查询匹配的内容。 除了保留内容之外，电子数据展示保留还允许组织在下一步中创建和运行搜索时快速搜索保留的内容位置（而不必选择要搜索的每个位置）。 组织完成调查后，可以释放其创建的任何保留。

  2. 搜索内容。 组织创建电子数据展示保留后，可以使用内置搜索工具搜索保留的内容位置。 它还可以在其他内容位置搜索可能与案例相关的数据。 组织可以创建和运行与案例关联的不同搜索。 可以使用关键字、属性和条件生成搜索查询。 查询将返回搜索结果，其中包含最有可能与案例相关的数据。 组织还可以：

    • 查看有助于优化搜索查询以缩小结果范围的搜索统计信息。
    • 预览搜索结果以快速验证是否找到相关数据。
    • 修改查询并重新运行搜索。

  3. 导出和下载搜索结果。 组织在搜索和查找与其调查相关的数据后，可以将搜索结果导出Microsoft 365。 这样调查团队外部的人员就可以查看结果。 导出数据的过程分为两步。

    1. 将搜索结果导出 Microsoft 365。 此步骤通过将搜索结果复制到 Microsoft 提供的 Azure 存储位置来完成。
    2. 将导出包下载到本地计算机。 使用电子数据展示导出工具将内容下载到本地计算机。 除了导出的数据文件，导出包还包含导出报告、摘要报告和错误报告。