何时使用 Syntex

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Syntex 还有更多机会可帮助组织应对文档挑战。 在本单元中，你将看到一些使用 Syntex 并愿意分享其故事的真实组织。

公司方案

你的组织可能会从 Syntex 中受益，其中包含各种方案。 在这里，你将看到一些公司通过以下方法从 Syntex 的采用中受益的一些示例：

  • 释放日常任务，以便用户可以专注于其主要角色
  • 能够访问 PDF 或图像文件中以前隐藏的信息
  • 能够准确应用保留和敏感度标签
  • 减少人为错误

Maire Tecnimont

作为一家跨国领先工业集团，在45个国家/地区运营，拥有50家公司， Maire Tecnimont 每年管理大量的工程项目，从而产生数百万份文件。 过去，50 名团队成员平均需要 8 天时间才能检查这些文档，以确保他们符合要求。 现在，Maire Tecnimont 使用 Microsoft Syntex 简化了流程。

在 Maire Tecnimont，员工使用结构化文档处理模型来分析文档。 模型可以提取关键标识符，例如客户名称、项目编号、文档编号、修订和审批者。 在这种情况下，Maire Tecnimont 文档处理者训练了结构化文档处理模型，以查找客户代码、文档编号以及与合同相关的其他相关信息。 团队成员将文档上传到其 SharePoint 库后，Power Automate 流将触发结构化文档处理模型。 模型提取关键信息，然后触发第二个 Power Automate 流，将提取的属性输入到项目寄存器中。

借助 AI 的强大功能，文档处理器可以显著减少在繁琐的手动任务上花费的时间，并专注于为工程组织增加价值。

Aurecon

作为一家工程和专业服务公司， Aurecon 使用 Microsoft Syntex 简化了文档标记和发现。 该公司实施了 Aurecon Project Information Management Standard (APIMS) ，该标准为在整个组织中建立一致的信息库提供了框架。 该标准的目的是为信息提供更高的可访问性和可靠性。 为确保信息准确无误，正确应用元数据是组织运作方式的关键和核心。 因此，需要正确标记所有绘图和技术文档，以便将来使用。

借助 Microsoft Syntex，Aurecon 现在可以轻松满足治理和合规性要求。 团队现在只需将文件上传到公司的 SharePoint 库。 然后，系统会将相关标记添加到文件中。 此过程允许项目团队将来使用信息，每天使用 Microsoft Syntex 所节省的时间可帮助员工专注于为客户提供价值。

泰勒马德高尔夫

泰勒马德高尔夫成立于1979年，不仅成为一家尖端的运动装备制造商，而且是一个不仅鼓励创新和改进的组织，而且受到培养。 团队认识到需要改进的一个领域是内容管理，尤其是围绕专利和商标信息。 为了能够管理大量的法律文档和敏感信息，TaylorMade 的法律团队在内容到达 Outlook 时花费了无休止的时间手动管理内容。 当他们在收件箱中收到商标或专利信息时，法律团队成员会将各个文档移动到其分层的 Outlook 文件夹系统。 这种乏味的过程效率低下，容易出现人为错误，这迫使公司偏离了其创新使命。

若要开始使用 Microsoft Syntex，TaylorMade 与 Lighthouse（Microsoft 合作伙伴网络的金牌资格成员）进行了联系。 Microsoft Syntex 内容处理使用 AI 识别文档中的重复字段，以正确引入和标记信息，帮助确保正确存储、管理和搜索内容，找到合适的团队成员。

在 TaylorMade 提供了 200 多份专利和商标文件后，Lighthouse 分析了内容，以了解哪些领域对引入很重要。 然后，它训练了 Microsoft Syntex 模型以识别字段并应用适当的元数据。 应用此元数据后，TaylorMade 现在可以正确对信息进行分类并使其更安全。

借助 Microsoft Syntex，TaylorMade 的律师有更多的时间处理法律事务，同时确保法律文档受到保护，并且可供合适的团队成员访问。

诺森布里亚水务有限公司

Northumbrian Water Ltd 是一家总部位于英国) 的英国 (公司，拥有大量有关 PDF 文档的信息。 这些 PDF 文档很难访问，因此难以监视和使用。 为了有效地使用此信息，他们使用 Syntex 提取有关资产的关键信息，以便可以更有效地监视和维护这些资产。

在下一个单元中，我们将介绍 Syntex 如何在典型内容生命周期的阶段 2、3 和 4 中帮助你处理内容。