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在 Microsoft Dynamics GP 的总账模块结账之后，更改账户的发布类型

** 本文提供了解决方案，帮助解决在 Microsoft Dynamics GP 总账年终结账后，帐户发布类型改变的问题。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 数： 864913

现象

发布类型确定如何在Microsoft Dynamics GP 的“总账本”的年终收盘过程中处理帐户余额。 资产负债表帐户将前滚到明年，利润和亏损帐户将滚动到保留收益帐户。

原因

如果在 Microsoft Dynamics GP 中设置总账科目时，在帐户维护窗口中为帐户选择了错误的发布类型，则会出现此问题。发布类型有两个选项：资产负债表或利润和亏损。

决议

对于所使用的 Microsoft Dynamics GP 版本，请使用以下适当的方法：

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 （12.00.1745） 及更高版本

添加了新功能，可让你重新打开已经成功完成的一年。 使用此新功能，可以重新打开 GL 年份，更改 GL 帐户设置上的发布类型，然后再次关闭 GL 年份，以便帐户正确关闭。 要执行此操作，请执行以下步骤：

  1. 让所有用户退出所有公司，并创建公司数据库的当前 备份 。

    注意

    如果任何其他用户在此Microsoft Dynamics GP 安装中登录到任何公司，你将收到一条消息：
    “无法扭转历史年份，因为其他用户已登录到系统。
    所有用户都需要注销所有公司。

  2. 选择 Microsoft Dynamics GP， 指向 “工具”，指向 “例程”，指向“ 财务 ”，然后选择“ 年终收盘”。

  3. 在“年终关闭”窗口中，选择底部的 “反向历史年份 ”按钮。

  4. 选择进程以重新打开上次关闭的历史年份，如“待开启年份”字段所示。

  5. 选择“继续”以验证是否已备份公司数据库。 否则，请选择“ 取消 ”并备份公司数据库，然后再继续操作。

    注意

    此过程将以物理方式将所有历史数据从 GL 历史记录表移动到 GL Open Transaction 表，并反转我们提出的所有开始余额条目。 此过程将重新打开 GL 年，好像它从未关闭过一样。

  6. 一旦重新打开某一年，下一个历史年份将显示在窗口中，让你能够根据需要重复打开任意多个年份。 从以前关闭的年份开始，历史年份只能连续重新开放。 确定选择想要重新打开的年份后，只需退出这些窗口。

  7. 接下来，选择“卡”，指向“财务”，然后选择“帐户”。 选择所需的 GL 帐户，并根据需要将“发布类型”字段更改为“资产负债表”或“利润和亏损”，然后选择“保存”。

  8. 编辑完 GL 帐户类型后，选择Microsoft Dynamics GP、指向工具、指向例程、指向财务并选择“年终收盘”，然后再次重新关闭 GL 年份。 根据需要打印/查看“年终结束”报告。

    备注

    重新打开并重新关闭 GL 年份时，请确保正在使用的保留收益帐户未更改，并且未从该年份清除任何历史数据。

  9. 根据需要验证 GL 帐户是否具有或没有开始余额。

问：为什么某些期初余额不同于我未更改过账类型的 GL 帐户？

答：系统允许你将事务追溯到一个历史年份，并为这些事务创建单独的 BBF 条目。 但是，现在，如果你重新打开并关闭年结，这些交易将被包括在新的BBF条目中，就好像它们是在开放年份录入的一样。 它现在被视为该年份的当前年度交易，而不是历史年份发布，并将包含在重新计算的 BBF 条目中。

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2、Microsoft Dynamics GP 2010、Microsoft Dynamics GP 10.0 以及所有以前的版本

使用以下方法之一更正明年的发布类型。

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，如果出现问题，可以还原该副本。

方法 1：该帐户应该是一个盈利和亏损帐户

作为资产负债表帐户，此帐户在完成年终收盘过程后将有一个开始余额。 若要将帐户更改为盈利和亏损帐户并扭转开始余额，请执行以下步骤：

  1. 在“卡”菜单上，指向“财务”，然后选择“帐户”。 在“帐户维护”窗口中，在“帐户”字段中键入帐户号。 确保“ 发布类型” 区域设置为 “资产负债表”，然后选择“ 保存”。 此类型此时需要为资产负债表类型，因此我们抵消了前向余额，并且它现在不会影响 RE 帐户。

  2. 使用以下方法之一，具体取决于是注册了多货币还是未注册：

    • 如果您在 Microsoft Dynamics GP 中注册了多货币管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的工具，指向设置，指向财务，然后选择多币种。
      2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中以清除 “常规账本帐户 ”复选框。

    • 如果未注册多币种管理，请打开 SQL Server Management Studio，并在公司数据库中运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. 更改“常规账本设置”窗口中的“维护历史记录”设置，这样我们就不会保留上一年的实际日记条目，因为我们只想抵消创建的 BBF。 若要更改设置，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“工具”，在“Microsoft Dynamics GP”菜单上，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“常规账本”。
    2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中以清除 “帐户 ”复选框和 “事务 ”复选框。

  4. 在 “允许 ”区域中，选中“ 发布到历史记录 ”复选框。 我们希望能够使用上一年日期发布偏移日记条目。 选择“确定”。

  5. 重新打开上一个财政年度的时间段。 为此，请执行以下步骤。

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向Microsoft Dynamics GP 菜单上的工具，指向“设置”，指向“公司”，然后选择“会计周期”。
    2. 在“会计周期设置”窗口中，确保最近关闭年份的“财务期”处于打开状态。

  6. 输入日记条目以抵消不正确的起始余额。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在“交易”菜单上，指向“财务”，然后选择“常规”。

    2. 在“交易录入”窗口中，输入一个交易，该交易用于调整损益账户错误的期初余额。

    3. 在“事务日期”字段中，输入关闭的会计年度中的日期，例如 201x/12/31。

      例如，如果损益账户的借方起始余额错误为 100.00 美元，则创建一个交易，将损益账户贷记 100.00 美元，然后借记保留收益账户 100.00 美元。

    4. 选择发布。 （《通用发布日记》应显示两次列出的条目。第一个项用于原始条目，但由于我们的设置，我们不会保留该条目，第二个集用于将抵消余额的 BBF 条目。

      注意

      由于未启用维护历史记录设置，事务仅更新当前年份。

  7. 将 “常规账本设置”窗口中的“维护历史记录 ”设置更改回原样。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的工具，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“常规账本”。
    2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中“ 帐户 ”复选框和 “事务 ”复选框。
    3. 若要将事务发布到事务历史记录，请在“允许”下选中“发布到历史记录”复选框。 如果不想将事务发布到事务历史记录，请选择清除此复选框。 然后选择“确定”。

  8. 使用以下方法之一将多币种设置更改回原始设置，具体取决于您是否使用多币种功能。

    • 如果你已注册多货币管理，请按以下步骤操作：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，打开“Microsoft Dynamics GP”菜单，指向“工具”，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“多币种”。
      2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中“ 常规账本帐户 ”复选框。

    • 如果未注册多币种管理，请打开 SQL Server Management Studio 并针对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. 返回到财政周期设置，并标记为再次关闭上一年的财政周期。

  10. 现在，你可以验证 GL 帐户上的余额为 0.00 美元，然后你可以将帐户上的类型更改为“利润和损失”。 为此，请在“ 卡 ”菜单上指向“ 财务”，然后选择“ 帐户”。 在“帐户维护”窗口中，在“帐户”字段中键入帐户号。 在 “发布类型 ”区域中，选择“ 利润和损失”，然后选择“ 保存”。

方法 2：该帐户应该是资产负债表帐户

作为利亏账户，此帐户在完成年终收盘过程后不会有一个开始余额。 若要将帐户更改为资产负债表帐户并创建开始余额，请执行以下步骤：

  1. 在“卡”菜单上，指向“财务”，然后选择“帐户”。 在“帐户维护”窗口中，在“帐户”字段中键入帐户号。 在 “发布类型” 区域中，选择 “资产负债表”，然后选择“ 保存”。 选择 “资产负债表 ”，以便本部分后面的步骤 6 中所做的更正条目将正确更新当前年份的开始余额。

  2. 使用以下方法之一，具体取决于您是否使用多币种：

    • 如果在 Microsoft Dynamics GP 中注册了多货币管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“工具”菜单中的Microsoft Dynamics GP，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“多币种”。
      2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中以清除 “常规账本帐户 ”复选框。

    • 如果未注册多币种管理，请打开 SQL Server Management Studio 并针对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. 使用以下步骤更改 “常规账本设置”窗口中的“维护历史记录 ”设置：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的工具，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“常规账本”。
    2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中以清除 “帐户 ”复选框和 “事务 ”复选框。

  4. 在 “允许 ”区域中，选中“ 发布到历史记录 ”复选框，然后选择“ 确定”。

  5. 验证会计周期是否打开，以便可以发布到上一年。 为此，请执行以下步骤。

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向Microsoft Dynamics GP 菜单上的工具，指向“设置”，指向“公司”，然后选择“会计周期”。
    2. 在“会计周期设置”窗口中，确保最近关闭年份的“财务期”处于打开状态。

  6. 输入日记条目以创建帐户的开始余额。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在“交易”菜单上，指向“财务”，然后选择“常规”。

    2. 在“交易输入”窗口中，输入一笔交易，使资产负债表账户的起始余额正确。

    3. 在 “事务日期 ”字段中，输入关闭的会计年度中的日期。

      例如，如果资产负债表帐户的借记起始余额应为 100.00 美元，则创建一个交易，该交易将保留收益帐户记入 100.00 美元，并将资产负债表帐户借记为 100.00 美元。

    4. 选择发布。

      注意

      由于未启用维护历史记录设置，事务仅更新当前年份。

  7. 将“常规账本设置”窗口中的“维护历史记录”设置更改回原样。 要执行此操作，请执行以下步骤：

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的工具，指向“设置”，指向“财务”，然后选择“常规账本”。
    2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中“ 帐户 ”复选框和 “事务 ”复选框。
    3. 若要将交易发布到交易历史记录，请在“允许”下选择“发布到历史记录”复选框。 如果不想将事务发布到事务历史记录，请选择清除此复选框。 然后，选择“确定”。

  8. 返回到财政周期设置并标记为再次关闭上一年的会计周期

  9. 使用以下方法之一将多货币设置更改回原来的状态，具体取决于你是正在使用多货币还是没有使用多货币：

    • 如果已注册多币种管理，请执行以下步骤：

      1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向工具在“Microsoft Dynamics GP”菜单上，指向设置，指向财务，然后选择多币种。
      2. 在 “维护历史记录 ”区域中，选中 “常规账本帐户 ”复选框。

    • 如果未注册多币种管理，请打开 SQL Server Management Studio 并对公司数据库运行以下语句：

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1